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加快县级档案馆数字化建设的思考

作者:刘德宝 字数:2955  点击:

摘 要:随着数字技术的快速发展,档案数字化已成为档案工作适应社会发展的必由之路。多数县级档案馆档案数字化建设已经启动,并初步取得一定成效,但数字化建设不是一个简单的工程,不是一朝一夕即可完成的,是一个长期的系统工程。由于县级档案馆数字化建设受到方方面面因素的制约,各地发展不平衡。本文针对这一现状,阐述了加快县级档案馆数字化建设的必要性,分析了影响档案数字化建设的制约因素,提出了加快县级档案馆数字化建设的对策。

关键词:县级档案馆;数字化;建设;思考

当今世界,随着数字化和网络技术的迅速发展和成熟应用,电子政务建设飞速发展。档案馆既要保护传统载体的档案,又要管理数字化的记录。所谓档案数字化是应用计算机技术、数据库技术、扫描技术等现代技术手段,将原有的纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为数字化的档案信息,并将其纳入到数字档案信息库的过程。数字档案馆与传统档案馆相比,,有着便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点,使传统的档案馆望尘莫及。因此,加快档案馆数字化建设尤为迫切。

1 加快县级档案馆数字化建设的必要性

1.1 档案馆数字化是传统档案馆向现代档案馆转型升级的标志

档案数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变,县级档案馆数字化是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向,是现代的新型档案馆,是对传统档案馆的升级。

1.2 能够确保传统载体档案的安全

传统载体档案在数字化后,将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等工作,都可不再动用档案,从而减少了对档案的各种人为损害或自然侵害,提高档案的安全系数,保障了档案的安全,延长了档案寿命。

1.3 是实现档案精细化、自动化管理的基础

在档案数字化之前,必须对传统载体档案进行文件级编目、录入计算机,逐卷、逐件、逐页地编号,破损的加以修裱,卷折的加以展平等等,这些基础工作完成后,可使档案达到精细化管理和自动化检索。档案数字化带动档案基础工作,促进档案管理状况改善、管理水平提升。

1.4 促使服务利用更加便捷

数字化档案通过网络传送,实现档案信息远程、便捷、多人异地利用;还可通过大数据技术,对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整合,并进行自动检索。可以说,数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益,它使任何人都可以不用到档案馆去,而只通过网络,就可以非常便利、迅速地利用、复制到档案。

1.5 长期节省大量的人力

以纸质档案为例,数字化以后,在本全宗新的档案接收进馆时,不用为了把先后进馆的一个全宗档案放在一起而倒换档案;阅览、编研、办展、拍电视等利用档案时,都不用到库房去一件件提调档案,也不用在归还入库时逐件、逐页地清点档案;在进行档案统计时,也不用逐卷、逐件地对档案进行清点;档案封存管理后,也会省去大部分的日常管理工作。

2 影响加快县级档案馆数字化建设的因素

2.1 领导认识不到位

县级档案馆领导由于对档案馆数字化建设的重要性认识不足,加之对县领导请示汇报不够,导致县领导对档案馆数字化建设重视不够,没能把档案馆数字化建设纳入财政预算,没有与社会信息化、电子政务建设同步发展。

2.2 缺少资金支撑

档案数字化无论是应用软件开发、系统平台建设,还是海量档案的数字化转换、档案基础数据库的建设,需要投入一定的资金,特别是系统化的数字档案馆建设更需要大量资金。有的地区经济发展缓慢,有的还属国家级贫困县,财政资金缺乏,光靠县财政解决有很大困难,档案馆更是无能为力。没有当地财政专项经费的支持,档案数字化工作不可能持续发展。

2.3 缺少专业技术人才

档案数字化需要专业技术人才科学管理,维护本部门的局域网、数据库、网站、软件系统、网络设备,确保数字化系统安全、稳定运行,提高档案工作效率。目前,档案部门信息专业技术人才匮乏,多数工作人员未经专业培训。靠临时聘请外来人员扫描、加工、维护和管理,只是短期行为,人才问题制约着档案数字化发展。

2.4 档案基础业务较差

县级档案馆馆藏档案基本上是以纸质档案为主,内容庞杂、案卷数量繁多、年代跨度长,每个历史时期档案的整理要求不同,形成了档案基础工作普遍较差的局面。有的县级档案馆馆藏档案重复文件多,档案纸张破损严重、字迹褪变模糊;有的档案目录著录不准确、文件目录不完整、题名不规范都需要前期处理加工。上述情况影响了档案数字化进程。

3 加快县级档案馆数字化建设的对策

3.1 争取领导重视

县级档案馆应成立专门机构,由主要领导亲自抓,多向县领导请示汇报工作,争取县领导的支持,把档案馆数字化建设工作纳入政府工作或信息化工作规划中,写入县级档案事业发展规划,把人、财、物落到实处。

3.2 加快人才培养和引进

为加快档案数字化建设步伐,解决县级档案馆缺乏既有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才。一是借助外力,引进适合档案数字化建设的复合型人才,从事数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等。二是内部挖潜,加大现有档案工作人员的培训力度,适应工作需要。三是依托和借助高校及科研部门的技术专家解决操作中的技术难题。

3.3 根据地方财力,采用不同模式促进馆藏档案“存量数字化”

档案的数字化是档案馆数字化建设的核心,将馆藏现存档案数字化工程量非常大,要根据自身财力采取不同模式。一是地方财力较好,有专业技术人才,馆藏基础扎实,在建设资金充足的情况下,可采取承包的方式,由专业公司对馆藏档案进行集中突击数字化加工,见效快,但投入高。二是在地方资金不足的情况下,可采取资源优先的原则,购置所需的软、硬件设施,对重要的、查阅利用率高的档案先期进行数字化处理。如对馆藏婚姻、知青、招工及向社会开放的档案等利用率非常高的档案优先进行数字化处理;对馆藏利用范围窄、利用对象比较单一的会计档案、审计档案等可暂不进行数字化。此模式见效慢,投入较少,但可持续发展和培养自身人才。

3.4 开展原生电子文件的归档、接收,实现档案“增量电子化”

随着办公自动化的日益普及,形成了大量电子文件。县档案馆应从源头抓起,及时地把新形成的电子文件归档保存,并及时接收,实现档案“增量电子化”,避免新形成的电子文件散失无存,也使新增档案将来不再搞数字化,造成不必要的浪费。各档案室要切实履行好收集管理本单位各类档案的职责,把本单位所有应归档的电子文件及时归档,并按规定向县档案馆移交。

3.5 利用信息网络,促进档案数字化

数字化档案馆建设的出发点,是满足档案保护、利用和管理工作,最大限度为利用者提供服务。一是依托现有的档案信息网,建成档案馆查阅利用平台,实现资源共享;二是以县档案馆为基地,建设链接各机关、团体、企事业单位具有电子文件在线接收和自动归档功能的电子文件中心,使其成为全县电子政务数据流转的归宿地,方便查阅利用,提高工作效率。

参考文献

[1]杨冬权 《在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话》 中国档案报 2013年10月21日

[2]赵宇晖 佳木斯地区县(市)级档案馆数字化工作现状及对策研究 黑龙江档案2013(1)

[3]张玉华 档案馆数字化建设面临的问题及对策 兰台内外 2011(2)


浅谈档案的信息化和数字化建设及数字档案馆设想
试论高校档案馆的数字化建设
县级图书馆在构建公共文化服务体系中的功用探析
提升县级图书馆图书利用率的对策研究
浅析县级党校在促进文化大发展中的地位和作用
关于加强县级党校教师队伍建设的思考
县级中专教师队伍建设问题分析与对策研究

主管单位:吉林省新闻出版局舆林报刊发展中心 主办单位:吉林省新闻出版局舆林报刊发展中心

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