摘 要：县级综合档案馆存在档案重份的问题。这些重份档案既占用档案库房，又会增加档案管理成本。本文对文书档案重份的原因进行了剖析，并对减少今后进馆文书档案重份的问题提出了解决办法。

关键词：县级综合档案馆；文书档案；改进办法

近几年来，随着计算机档案信息化检索软件的广泛推广和应用，县级综合档案馆在档案检索查询中可能会发现这样一种现象：即同一件档案经常会在不同的全宗中多次重复出现。那么，为什么会有这种情况呢？如何才能避免出现这种状况的发生呢？下面笔者就这些问题进行简要的分析和探讨。

1 县级综合档案馆文书档案重份原因剖析

县级综合档案馆文书档案存在重份的问题不是最近几年才形成的，而是由来已久。只不过在馆藏档案机读目录著录完成之前，不易引起人们的注意罢了。随着档案信息化检索软件的广泛推广和应用，县级综合档案馆在档案查阅检索时，文书档案重份的问题就开始暴露无遗了，有时检索出同一件档案会在不同的全宗中同时出现，重份档案有时多达数十件。那么，为什么会出现这种状况呢？究其原因，大概主要是由以下因素造成的：

（一）由于县级综合档案馆档案保管范围不仅限于县级党委、政府及下属部门的档案，而且还涉及所属的乡镇党委政府的档案，这就会不可避免地出现大量重份档案。对于各乡镇党委政府来说，上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料主要为当地县级党委政府制发的文件材料，按照国档8号令《机关文书档案归档范围及保管期限的规定》，各个乡镇党委政府都应当将这些重要的文件材料列入永久保存，这些档案满10年进馆后，县级综合档案馆就会不可避免地出现与乡镇数量相当的重份档案。

（二）按照国档8号令的规定， 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料，应当列入永久保存。而有的同一份任免令涉及到若干个部门和乡镇，所涉及的部门和乡镇都应当列入永久保存，这样也就会产生大量的重份任免令档案。

（三）有的部门和乡镇在整理档案时，因对档案保管期限的鉴定把握不准而形成的重份档案。因县级综合档案馆负责集中保管本级党委、政府的所有部门及所属乡镇的档案，数量多达上百个，各部门和乡镇在整理档案时对档案保管期限准确度的把握上参差不齐，有的部门对涉及本地党委和政府行文的文件材料本不在保存范围内而保存的问题，有的应当保存10年而实际列入保存30年或永久，这样势必造成同一份档案会在不同全宗中重复出现的问题。

由于上述种种原因而造成的重复档案，不仅占用档案库房的空间，给本来就不宽余的库房增加额外负担，而且还增加了档案的保管成本，造成管理上的浪费，使本来就经费不足的档案部门捉襟见肘。因此，探索有效地防止和减少县级综合档案馆档案重复的问题很有必要，应该引起县级档案行政管理部门的重视，以便采取有效的方法，避免今后进馆档案再发生大量重复的现象。

2 减少今后进馆文书档案重份的解决办法

对县级综合档案馆现存的这些重复的文书档案，，已没有必要进行一一剔除重新整理，但减少今后进馆文书档案重份的问题，却不能不引起县级档案行政管理部门的重视。否则，长此以往重份档案会越积越多，使本来就不宽余的档案库房显得更加拥挤，档案管理成本也会随着重份档案的不断增加而提高，造成不必要的浪费。那么，如何才能尽量减少今后进馆文书档案的重份问题呢？笔者认为最关健的就是县直各部门及各乡镇党委政府在整理档案时，要把县级区域作为一个系统来考虑，各立档单位就是这个系统中的子系统，子系统之间的档案要尽量避免重复。在档案整理时，各立档单位应注意以下几点：

（一）各乡镇党委政府在档案整理过程中，只需要将本镇制发的重要文件材料列入永久保存，而当地县委县政府制发的需要各乡镇党委政府贯彻执行的重要文件材料不再列入永久保存，可列为保存10年，相关文件材料由制发机关列入永久保存即可。但县委县政府针对本镇而单独制发的重要文件材料，仍要列入永久保存。

（二）市直各部门在整理档案时，对于县委县政府制发的要求各部门贯彻执行的重要文件材料不要列入永久保存及上级机关制发的非单独关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料，也不要列入永久保存，可列为保存10年，相关文件材料可由文件制发机关列入永久保存。

（三）要以国档8号令为指导，认真准确把握文件材料的保存范围和保管期限，不能将不需保存的文件材料列入保存范围，防止“有文必档”。同时，又要对在保存范围的档案准确鉴定其保管期限，尽量不要随意延长保管期限。如果各立档单位都能准确把握好文件材料的归档范围和保管期限，档案重份的问题就会大大减少。

当然，若要完全避免档案重份是不可能的，也是不必要的，有些重份的情况也是合情合理的。譬如以下几种情况：县委对单独某个部门负责人的任免令，县委办公室全宗要永久保存，涉及的部门全宗也要永久保存；某个部门向县委县政府请示的重要问题及县委县政府的批复，除了县委县政府全宗要永久保存外，所请示部门的全宗也要永久保存；一些重要的来函与复函，去函部门要永久保存复函部门也要永久保存。