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试论高校档案馆的数字化建设

作者:李菡 字数:2067  点击:

摘 要:高校档案馆是高校所有信息的聚集地,反映着学校的主要信息,记载着学校的过去和现在,甚至是将来。在信息网络风靡全球的今天,高校档案馆要迎合新形势的发展,就必须要充分借助信息网络,施行档案馆的数字化建设。

关键词:档案馆;数字化

1 高校档案馆数字化建设的内容

第一,档案制作的规范化。制定科学合理的档案制作规范,如文字档案的制作格式标准、图像档案制作的清晰度标准等,实现对各类档案制作的规范化管理。

第二,档案管理的科学化。尽量使用高稳定性和安全性的档案储存介质,储存前还应该借助相应的软件对档案做编目处理,提升档案的利用率;创建完善的档案收集、整理、分类、归档、服务等全套制度,严格执行。

第三,档案服务的信息化。将纸质档案资料转化为数字化信息,借助校园网和校际联网实现档案资料的信息化传播,,让档案信息需求者足不出户就可以利用档案,节省更多的时间和精力。

第四,档案数据的精细化。根据档案数据的类别、用途、来源等进行精细化管理,创建层次清晰、结构统一的档案数据资料库,并且借助相应的管理软件将这些数据库连接在一起,实行统一的管理。

第五,数字化档案信息的安全性。主要是安装杀毒软件避免病毒侵袭;做好防护防盗措施,避免黑客侵袭;做好各种安全措施,避免不法人员破坏管理系统;强化档案馆工作人员的培训和教育,避免因工作人员的失误或错误而导致档案信息受损。

2 高校档案馆数字化建设的误区

第一,跟风思想。在数字化建设的大环境下,高校档案馆应积极实施档案信息的数字化建设,但这并不是一味跟风忽视自身实际情况,并不是“打肿脸充胖子”投入大量人力、物力和资金,导致档案馆其他工作受到影响。

第二,理念偏差。随着高校档案资料的多样化发展,必然要借助数字化建设保存一些重要档案,但这并不意味着所有档案都应该进行数字化管理。对于一些证书、奖杯、字画等,就更是适合实物存世,就算要借助网络储存也应该是电子版。因此数字化建设中要避免出现理念偏差。

第三,观念落后。很多高校管理人员观念较为落后,对数字化时代的认识不足,就算进行档案馆的数字化建设也难以彻底落实,通常都是你推我、我推你,或是只会嘴上功夫,不能落实。

第四,主次不分。高校档案的管理通常是分为四大类,即综合档案、学生档案、实物档案和声像档案。学校在进行档案数字化建设的过程中要分清楚哪些档案可以进行数字化建设,哪些档案没有数字化建设的必要,不能主次不分、胡乱一把抓,浪费资源,效果也不明显。

3 高校档案馆的数字化建设

第一,创建覆盖全校的网络,督促师生使用数字化信息。全校都被网络覆盖,学生和教师都可以随时随地搜索需要的信息,方便学习和办公;同时各个部门之间也可以借助网络传递文件、信息、资料等;学校下达的通知、任务等也可以借助网络实现,既省时又高效。

第二,制定健全的建设制度。高校档案馆的数字化建设具有极高的系统性和综合性,建设过程中需要投入许多的人力、物力和资金。所以,学校必须要制定一套健全的建设制度,对电子文件的收集、整理、归档、查询、使用等各个环节都要有明确、严谨的制度,确保整个建设过程的规范性和统一性。

第三,科学选择数字化建设策略。科学的数字化建设策略便于档案信息资料的整理、检索以及系统性,对各类信息都可以有明确的查询途径。各个高校档案馆可以结合自身的发展方向和档案的分类情况,创建从档案目录到内容的多样化信息数据库,提升档案信息查询服务的效率。就理论层面来说,数字化策略可以分为五种:其一,将所有的档案资料做数字化处理;其二,重点择选不同于其他高校档案馆或是其他高校档案馆没有的档案资料做数字化处理;其三,选择价值高的档案资料做数字化处理;其四,选择使用率高的档案资料做数字化处理;其五,需要时才将档案资料做数字化处理。在实际选择的时候,各个高校可以根据自身档案馆藏的特点、基础设备、资金等情况,选择一种或是多种,最终形成自身的档案数字化建设策略。

第四,培养优秀数字化档案管理人才。高校档案馆的数字化建设必须要有优秀的人才做基础。档案馆的数字化建设综合了多种学科知识,如管理学、计算机学、档案学等,这些都决定了必须要有优秀的、综合型的人才才能满足建设要求。很长一段时间高校档案馆都因为各种原因(如资源限制、重视度不够等)而忽视了管理人才的培养。当前,全球都步入了信息化时代,高校档案馆要进行数字化建设就必须要重视管理人才的培养。各个高校领导要制定相应的培训计划,对档案馆员工展开有计划性、有针对性的培训工作,逐步提升档案馆员的综合素质和能力,促进高校档案馆的数字化建设。

综上所述,高校档案馆的数字化建设是新形势发展的必然趋势,各个高校必须要结合自身实际情况和档案馆藏的特点,选择适合自己的数字化建设策略,这样才能提升高校档案资料的管理质量和利用效率。

参考文献

[1]郭未艾.高校档案馆数字化建设建议[J].科技信息,2008(29)

[2]赵红,姬晓鹏.高校档案馆数字化建设中的问题及对策[J].城建档案,2012(01)


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