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浅谈档案的信息化和数字化建设及数字档案馆设想

作者:周红英 字数:3147  点击:

摘 要:档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程,通过档案信息化、数字化建设认识分析,对档案信息化、数字化建设进行了探讨。未来复合性数字档案馆的设想。

关键词:档案;信息化;数字化;档案馆;设想

随着现代社会信息化程度的提高,档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题,它是适应社会信息化发展的必然产物,也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设,更是突破单位和行业界限,为当地引进资源,搞活经济提供良好的信息服务软件环境,突破区域界限,实现全社会的档案信息共享,最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上,就正式提出了档案信息化的概念,之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来,《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的:在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

1 对档案信息化建设的认识

档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足,在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

第一,更新档案管理的旧有观念。长期以来,档案工作者普遍思想观念比较陈旧,,认为档案工作是一个简单的,默默无闻的工作,只要守好摊、看好门,不让档案丢失就行,社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”,因此,要真正实现档案信息化,就必须更新档案管理的观念,树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识,通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二,正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程,它包括档案信息资源的有序整理,档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜,数字化是基础,而档案的信息化才是最终的目的,信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持,需要档案工作人员脚踏实地的工作态度,需要资金和技术的保证,只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来,才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

2 我市档案数字化建设进程

过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤,利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案,延长使用寿命。

这几年来,我局领导高度重视档案的数字化建设,投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间,多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法,并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理,目前已录入目录数据接近100万条,进行全文扫描323万余幅,位居全省前10名,全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件,对本单位的档案进行全文数字化处理,这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来,我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务,在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件,而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料,既缩短了查阅档案的时间,极大地方便了利用者和档案馆的工作人员,也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。

3 未来的复合型数字档案馆

(一)、复合型数字档案馆是发展趋势

随着社会的发展,人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步,步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月发布的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案,在质上发生了根本的转变,从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地,网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具,网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用,档案界理应走在信息时代的前列,顺应时代的潮流,以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务,从现在已进入信息数字化时代,无纸化办公已逐步兴起,建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。

然而数字化档案馆的发展,还需要有个过程,数字化时代传统档案馆不可能消亡,复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说,在未来社会里,将会有三种档案馆存在:一是纯数字档案馆,主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆;二是纯传统档案馆,主要是存在于一些基层或经济欠发达地区,这些档案馆将随着社会的发展,其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展,其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展;三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆,有数字化程度高的,也有数字化程度低的,这将是目前改进中大量存在的档案馆,这类档案馆就是复合型数字档案馆。

(二)、未来复合型数字档案馆发展前景的设想

未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅,以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规,以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外,档案馆的网页可以相互链接,可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流,可以设立聊天室和留言板,可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之,可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务,数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。

数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已,应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页,开发可多级查询档案信息的应用程序,发展注册用户,给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色,吸引档案界和更多的非档案界人士的访问,就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率,也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大,广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来,这就会加强档案部门的自身“造血”机能,缓解档案馆常年经费紧张的状况。

随着计算机网络的进一步发展,信息高速公路进一步拓展,复合型数字档案馆将会离我们越来越近,数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域,任何人和机构只要通过计算机网络,均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中,档案工作会遇到各种各样的困难和挑战,我们将会不断摸索,研究新方法,解决新问题,建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。

参考文献

[1]杨公之:《档案信息化建设导论》

[2]陈春红:档案信息化建设初探[J],上海档案,2006(05)

[3]国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》2010年6月


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