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数字化档案馆建设的几点思考

作者:霍艳艳 字数:2527  点击:

摘 要:数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。它突破了馆与馆之间的物理界限,将分散在不同物理位置、不同载体上的信息联接起来,向用户提供方便快捷的在线信息服务。

关键词:数字化;档案管理

数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。关于数字化档案馆的概念,目前国内外尚无统一认识,我们将其概括为:数字化档案馆是运用数字设备和技术,收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以发布到局域网、广域网,最终实现“数字化档案馆”。

1 数字化档案馆建设的必要性和紧迫性

1.1 建设数字化档案馆是时代发展的需要

我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面,改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式,档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始,计算机就开始用于档案管理,但由于众多的原因,,档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面,并没有发挥其应有的作用和价值,更谈不上建设数字化档案。

1.2 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现

建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分,馆藏信息的数字化和传递的网络化,使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享,改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化,抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

1.3 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务

数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织,优化馆藏结构,最大限度地满足用户对档案信息的需求,为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设,最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时,档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括,占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

2 数字化档案馆建设的主要内容

数字化档案馆系统应包括以下内容:电子文件管理系统(流转和归档);虚拟电子档案室业务流程管理系统;档案馆藏业务管理系统;档案局办公自动化系统;档案门户(包括现行文件中心查阅等);档案数字化影像加工系统;全文检索系统。

根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其它相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解,为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作,也是数字档案馆建设的一项重要内容。

数字化档案馆的标准应该是:1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主,能直接被计算机识别和处理,分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息;网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆,通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源,资源共享,每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点,从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息,不受时间和空间的限制,提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。

3 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆

数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求,又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础,要从实际出发,采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆(室)同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆,是切实可行的。

首先,各档案馆对馆藏档案进行数据化,即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化,同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息,并实现数字化,使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案,一是印刷型的纸质档案,原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案;二是视听型的录音录像档案;三是数字型的电子档案,对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

第二,文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定,逐步实现办公自动化和数据化;各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定,逐步使业务工作信息也数字化,从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室,形成室藏档案体系并进行管理。

第三,机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存,档案馆要对数字化档案进行分析鉴定,能公开的及时上网公布,对非数字化的信息要尽可能使其数字化,并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

第四,各地档案馆通过计算机网络,既实现相互联网,达到信息资源共享,又能支持各档案用户下我所需要的信息,从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看,数字化档案馆系统又可以分为三层:单机环境下的数字档案馆;局域网下的数字档案馆;广域网下的数字档案馆。

数字化档案馆是一种实体概念,是全方位实现信息化的新型档案馆,它包括服务数字化和档案馆其他业务职能的信息化。实现了数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用,同时实现了文档接收、征集、整理、著录、鉴定、编研、维护、保管、迁移等各项工作的信息化。数字档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成,主体是基于网络的共享数据库系统,它突破了馆与馆之间的物理界限,将分散在不同物理位置、不同载体上的信息联接起来,向用户提供方便快捷的在线信息服务。简单来说,基于本馆信息化的数字化档案馆和基于信息共享的数字化档案馆将成为数字化档案馆的主要形式。而且实践将说明,未来应该看到基于“信息化充分发展的档案馆”的信息共享空间。


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