摘 要：科研单位干部人事档案记录着科研人员的履历、自传、鉴定（考评）、专业技术职务晋升、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面文件材料，它记载着职工个人成长、思想发展历程，能充分展现职工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。干部人事档案的质量直接影响着组织对科技干部的评价、考查和使用，以及干部人事档案功能作用的充分发挥，本文就如何提高科研单位人事档案质量进行探讨。

关键词：人事档案；质量；提升

干部人事档案管理是科研单位档案管理工作的重要组成部分，是科研单位干部队伍建设的基础性工作，它能全面反映广大科技人员的德、能、勤、绩，为单位合理开发人力资源、培养人才和用好人才提供可靠的重要依据。确实提高科研单位干部人事档案质量应从档案材料的收集、鉴定、整理等环节入手，严把“材料关”“审核关”和“案卷关”。

1 严把“材料关”，抓好人事档案材料的源头建设

干部人事档案管理工作的重点之一是档案内容建设，由于材料来源量大面广，加之部分科技人员对档案的重要性认识不到位，重视不够，填写档案材料时要求不严格，马虎应付，主动送交档案材料的少，催交索要的多，严重影响人事档案质量。科研单位需要加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务。

提升科研单位干部人事档案质量，首先要严把“材料关”，抓好人事档案材料的收集工作。一是制定科研单位干部人事档案材料制作规范。针对科技人员重科研工作轻档案工作，归档意识较为薄弱的现状，结合单位实际按照人事档案管理条例有关规定制定出本单位人事档案材料的制作规范，让科技人员在制作材料中做到三规范：规范填写姓名、民族、学历、学位、籍贯、出生日期、工作日期等基础信息；规范干部人事档案材料的载体。新材料制作纸张统一使用A4型（长297毫米，宽210毫米公文用纸，2013年以前使用16K纸型），材料左边应当留有20至25毫米装订边；规范人事档案材料文字，材料文字必须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水正楷规范书写，保证档案材料的清晰。不得使用圆珠笔、红墨水和复写纸书写，一般不得用复印件代替原件存档（学历学位证、职称资格证等特殊证件可使用复印件，须加盖公章）。二是建立健全材料收集工作制度。针对人事档案涉及面广，事关科技人员切身利益的特点，结合单位实际，建立健全档案材料收集工作制度。首先，建立健全材料送交制度。责任明确到人，实行相应的奖惩激励机制。各部门形成的材料要在材料形成之日起30天内将材料送交管理部门归档，逾期不交送可取消年终评优资格；其次是建立健全检查索取制度。对干部档案材料的收集情况及时进行检查，发现漏缺，及时索取；最后是建立健全材料收集登记制度。档案部门要严格做好档案材料收集的登记工作。根据各个时期组织、人事部门中心工作任务，做好日常收集和集中收集。在单位中心工作中形成的干部人事档案材料，如职称评定、年终考核、工资晋升、评选表彰等，因时间集中，涉及面广、数量多，故要抓住时机集中收集，要根据档案材料的内在联系，发现缺少材料，应积极主动逐一进行登记，分析原因，摸清线索，及时索取材料补充档案内容。

2 严把“审核关”，提升干部人事档案材料的生命力

干部档案的鉴别就是按干部人事档案管理条例的有关规定和原则，对收集的材料进行审查，甄别真伪，判定是否有保存价值，确定是否归档。可以说审核鉴别是提升人事档案生命力的关键，档案工作人员须严把“审核关”，做好人事档案材料的鉴别工作。一是做好四个判定：判定是否人档一致，是否属于所管干部的材料。如发现有同名异人、张冠李戴的材料，应进行清理。判定是否属于应归档材料。严格按照干部人事档案材料收集范围，界定材料是否归入档案。对于不属于干部归档内容的文件、资料，有保存价值的可交文书档案或转有关部门保管，比较重要的证件、文章等，可退还本人，无保存价值不宜退回本人的，也必须详细登记，并报请主管领导批准销毁；判定材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告，上级批复、主要证明材料、本人的交代等，处分材料一般应具备处分决定、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等，，成套性材料必须齐全，每份归档材料必须完整，对于头尾不清，来源不明、对象不明、时间不明的材料，要查清注明后再归档，对于事实不清楚的材料不能归档；判定材料是否手续完备。凡是规定需要由组织盖章的，必须按规定加盖公章，审查结论，处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应交本人签署意见或由组织注明经过本人见确认，干部任免呈报表须注明任免职务的批准机关，文号和批准时间，凡不符合归档要求，手续不齐全不完备的档案材料，要及时通知形成部门补办和补送手续，待补办完毕后再归入档案。二是做到三个保证：保证人事档案材料的真实性。档案材料的真实性是干部档案的生命，档案工作人员要认真鉴别，将反映本来面目的真实材料保存下来，对不属于、不符合本人客观面貌的材料剔除出去，使每份材料真正反映干部实际情况，为干部工作提供准确的依据；保证人事档案材料的完整性，材料不齐全，将影响组织人事部门全面、历史地了解干部，档案人员要从材料形成体系、材料内容、材料手续等方面对材料进行识别和判断，可以发现材料的残缺或不全，以便及时收集；保证人事档案材料的精练性实用性。档案人员要细致鉴别，取出一式多份，内容相同、无保存价值的材料，避免干部档案臃肿，庞杂，使干部档案材料既全面、精练、简明，又便于利用。

3 严把“案卷关”，做好人事档案的入库工作

提升干部人事档案质量，最后要牢牢把好“案卷关”，突出抓好整理工作。一是做到两个合理。其一是加工合理，档案工作人员要高标准严要求地做好人事档案材料的加工工作，将破损、卷角、折皱和不规则的材料进行裱糊、压平、折叠、剪裁，注意保持材料完整性，不能剪裁到文字和照片，拆除档案材料上的大头针、回心针、订书针等金属物，防止氧化锈蚀档案材料；二则要分类合理。归档材料的分类整理是提升案卷质量的关键环节，首先要按照干部人事档案管理达标升级的具体要求按十大类材料（履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和职称材料、政治历史审查材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、工资变动干部调动任免等材料、其他供组织参考的材料）分类，每个大类再按照材料形成日期或材料内容的主次关系排序，做到分类合理准确、排列有序。二是做好三个统一。即统一规范目录打印。利用干部人事档案管理软件，采用A4纸张双面打印干部人事档案目录，将目录放于卷首，且材料排序要与目录相符，核对无误。同时开展计算机档案目录管理、索引和日常工作台账登记，保证目录清晰规范，提高档案管理的工作效率；统一装订标准。按照A4纸规格，左下两边整齐装订成册（因新材料与原先已形成的整卷的档案材料规格不同，难以保证四边整齐，小于A4的保持原貌，大于A4的斟情裁剪和折叠），统一使用三孔新型盒装活页档案夹进行装订，使案卷整齐、美观，力保拆装方便，尽量避免和减少多次使用对档案材料的损坏；统一档案卷皮装帧。统一档案卷皮为A4纸规格，档案封面和侧面的姓名、籍贯应与材料上的写法相一致，姓名不得使用同音字或不规范的简化字，尽量使用电脑处理，确需手写，要确保符合制作档案材料规范中的用笔要求，还要注意字迹的美观工整，不得草写。通过档案材料的合理加工规范整理力图使每一本干部人事档案都完整、真实、精炼和实用。

科研单位人事档案质量提升是一个系统性工程，只有对每一个工作环节都严格把关，才能充分发挥人事档案“观其卷、知其人”的功能和效用。