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加强档案数字化建设,提升档案管理现代化水平

作者:欧全胜 字数:3083  点击:

摘 要:随着经济社会的快速发展和科技水平的不断提高,档案信息资源的开发利用越来越受到人们的重视,档案数字化建设成为档案信息化建设中的一个重要内容,给档案工作者带来了新的契机和挑战。我们应勇于面对信息技术的挑战,积极进行对策研究,以自我加压,变挑战为机遇,进一步加快档案数字化建设步伐。

关键词:档案数字化;意义;对策

随着经济社会的快速发展和科技水平的不断提高,档案信息资源的开发利用越来越受到人们的重视,档案数字化建设成为档案信息化建设中的一个重要内容,给档案工作者带来了新的契机和挑战。因此,加强档案数字化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务水平的必由之路。

1 档案数字化建设的意义和主要作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出:各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆(室)要大力开展传统载体档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用,对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用。这充分说明了档案数字化建设的重要性。

(一)档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设的主要任务是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案、照片、录音、录像档案的数字化和电子文件归档与电子档案管理。

(二)档案数字化使档案原始件得到合理保护。由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,占用了大量的库存空间,管理成本高,档案易受损。档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度。一方面能够发挥原始件的作用,真正实现档案原件逼真再现。另一方面,能够实现数字化副本建立起来以后,异地保存,输出缩微胶片供永久保存。即使发生不可抗力等因素,也不会是使这些档案资料遭到毁灭性的破坏而不可恢复。

(三)档案数字化降低了档案利用成本,提高了工作效率。数字化加工项目完成后,社会公众和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询已开放档案,利用所需要的电子文档数据原文(件)信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本。

(四)档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程。数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,运用计算机网络技术向社会和公众提供快速有效的服务,使得社会资源通过信息的数字化实现了共享,因而凸现出档案信息数字化是一项跨部门、跨行业的具有高科技知识含量的大文化工程。

2 档案数字化建设的现状

档案数字化工作是一个系统工程,涉及档案安全、保密、整理、抢救,以及数字化范围确定、扫描的标准和质量等诸多方面。档案数字化是大势所趋,档案从起草、修改到印发都在计算机上进行,它具有便于修改、便于复制的特性,同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性,这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。

与许多发达国家的档案数字化情况相比,我国的档案数字化起步较晚,,还远远不能适应数字时代发展的需要。2013年10月10日,国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话中指出:尽管国家档案局在2005年就提出要建立一批数字档案馆,但到目前为止,全国真正建成的数字档案馆(室)并不很多。因此,提出了2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标,目的就是要强力推动档案数字化工作,扎实推进数字档案馆(室)建设。

当前,档案界对传统的档案管理方法虽提出了质疑,但对新的管理模式引用和推广也存在着一定的畏难情结。主要原因有:传统观念的根深蒂固,对新设备新技术的操控水平有限,缺乏档案数字化方面的人才;档案数字化建设经费不足,各类档案数字化建设标准尚未全面形成;极少数单位和部门领导对档案工作重视不够,经费投入少,没有专门的档案室和专职档案管理人员,未配备扫描仪、照相机等基本设备,档案数字化无从谈起;数字化档案依赖于数字化设备而存在,由于技术和设备更新换代异常迅猛,具有不稳定性。

3 档案数字化建设的对策

随着现代信息技术的迅猛发展,档案数字化建设成为我国档案界关注的热点。数字档案具有存储、检索便捷,传输快速,信息共享等优点,是传统纸质档案望尘莫及的。我们要真正立足数字档案本身的特性,迎接档案数字化建设面临的一系列机遇与挑战,认真研究解决档案数字化建设中存在的缺陷和不足,立足实际,统筹规划,聚焦难点、重点,全面加强档案数字化建设,提升档案管理现代化水平。

(一)提高认识,统筹规划。档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战,也是给档案部门带来的机遇。档案部门应该充分发挥统筹指挥、督促检查的职能作用,督促各地、各部门严格依照法律、法规全面加强档案数字化建设,切实作到领导到位、保障到位、经费到位,千方百计将传统的档案资料信息变成方便被有效快捷引用的实用信息。

(二)聚焦重点,落实质量控制。档案数字化要科学分类,对于有条件的,尽量实现数字化,并设计优先位阶。对于那些珍贵重点、独享特色和检索率非常高的档案,要优先数字化处理。档案数字化建设要以全面落实质量控制为重点,加强计算机程序设计和研究,提高数字化处理水平和输出质量。

(三)实践为先,加强能力培养。在档案数字化的原件选择上、在数字化档案上传技术上、在数字化档案的加密和安全访问问题上、在档案数字化存在的多方面的法律层面上等等诸多问题,都要加强探索和研究,制定完善的理论体系、制度体系和技术体系,真正实现档案数字化质和量的巨大飞跃。

(四)激励引领,强化人才支撑。人才是档案数字化的主力军,传统的档案工作者已不能满足档案数字化的需要,必须大力培养一批数字化建设的管理型、技术型和复合型人才。充分发挥现有人才的积极性,建立激励机制,鼓励档案工作者在档案管理实践中培养能力、获取经验、积极创新。

总之,档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战,也是给档案部门带来的机遇,传统载体档案数字化,对档案馆(室)有着多方面的作用和意义。我们应勇于面对信息技术的挑战,积极进行对策研究,自我加压,变挑战为机遇,进一步加快档案数字化建设步伐。档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外,档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分,这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验,而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此,目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合,才能确保档案事业的发展及更好地服务于社会。

参考文献

[1] 中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》

[2] 国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话

[3] 杨公之主编《档案信息化建设导论》,中国档案出版社2001年版


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