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以微信为主的现代通讯对提升高校档案服务力的探讨

作者:魏红 字数:3360  点击:

摘 要:如今,微博、微信等现代网络公众平台正以其强大的信息传播力、社会参与力、迅猛发展的影响力,改变着商业、教育、医疗、公民参政甚至小到垃圾内容监测等。微博、微信等作为一种现代网络新媒体,其庞大的用户群及其精准、快捷、多元的传播特点使其应用于档案信息服务的优势凸显。本文首先介绍了微信这一现代通讯工具在档案信息服务方面的优势,并对微信在高校档案服务中的影响和功能进行了简单分析,最后就如何利用微信来提升高校档案服务力进行了简单探讨。

关键词:微信;高校档案;信息服务

移动互联网时代,以微博、微信为主要代表的移动通信工具在社会各领域的广泛应用,为高校档案信息服务工作提供了借鉴,将微博、微信公众平台等应用于高校档案工作之中,既是互联网时代发展的必然要求,又是提升高校档案服务能力的重要途径。本文主要以微信对提升高校档案服务力方面进行简单的探讨。

1 微信应用于档案信息服务的优势

1、微信广泛的现行应用载体。微信是依托智能手机及3G移动通信网的普及而产生的,主要在智能手机的平台上运行,其手机适用版本也不断更新,现已包括Symbian、iPhone、Android、WindowsPhone以及Blackberry正式版本,可谓支持多平台,沟通无障碍。而智能机的广泛应用程度是有目共睹的,据调查,截至2014年底,我国智能网民渗透率已达到84.5%。同时,在“微信网页版”的基础上,用户可通过二维码扫描和安装插件以电脑平台应用微信,并实现电脑与智能手机的互动。该优势有利于突破信息传播路径和显示载体对档案信息用户群的局限,为档案信息的传播营造了现实可行的技术环境。

2、微信强大的网络联动机制。微信可与多种网络平台进行绑定和共享,形成强大的网络联动机制。首先,微信可与腾讯QQ进行绑定,当用户登录微信之后,QQ页面就会显示“微信在线”,还可通过微信接收QQ消息,通过微信与QQ互补促进线上线下消息的畅通。其次,微信可与腾讯微博进行绑定,还可把微信号与新浪微博进行共享,充分利用同样炙手可热的“微博”平台。再次,微信可与QQ邮箱进行绑定,获得QQ邮箱的提醒服务,及时查看邮箱信息。该优势有利于以微信为主干道连结其他信息传播渠道,以微信为主平台辐射其他信息宣传平台,以实现档案信息的广泛传播和深度渗透。

3、微信丰富的信息传播功能。可传播信息形式多样化。微信支持文字、图片、视频和语音等信息的传递,具有富媒体属性。传播模式时效性强。微信传播属于点对点的对等传播模式,双人对聊或多人群聊都可实现分组或地域控制范围内100%的精确消息即时推送,曝光率低,还可进行有效反馈和互动。微信关系网的建立以手机通讯录和QQ好友录为基础,以相对私密的社交圈为用户奠定了牢靠的关系网基础,又通过“摇一摇、漂流瓶、二维码扫描和查看附近的人”不断辐射和拓展关系网。该优势有利于改善档案信息服务滞后、刻板和繁复的不足,实现用户所需信息的精确传送,并结合半娱乐化手段吸引更多的高校学术档案信息用户。

4、微信先进的集群推广平台。微信精心打造了“公众平台”和“开放平台”。就公众平台而言,个体品牌用户可公布公众号二维码让微信用户随手添加;通过设置规则或编程开发自动回复消息为用户服务;通过一对多地发送消息实现信息传递和品牌传播。就“开放平台”而言,则侧重于借助个人关注页和朋友圈,通过用户口碑推广实现品牌的病毒式传播。该优势可实现一定需求下无时限、无人工的档案信息服务,并有利于以高校档案室为信息源有意识地推广特定档案信息。

2 微信在高校档案工作中的影响和功能分析

任何组织要想实现其目标,获得自己的生存与发展,都必须营造良好的内外关系环境。高校档案部门也是一样,,微信公众平台这一新兴社交网络自媒体平台的出现为高校档案宣传提供了新的“利器”,并具有以下优势和特点。

1、传播迅速,时效性强。微博是一种互动及传播性极快的工具,传播速度甚至比媒体还要快。它不受印刷、运输、发行等因素的限制,信息上网的瞬间便可同步发送到所有关注“粉丝”用户手中。

2、传播范围广,集成性强。可以借助微信朋友圈转发和共同“关注”,对信息进行主动性筛选与过滤,也可以通过私信、漂流瓶等消息功能实现定向或不定向传递。微信通过这种裂变式的传播方式和网络口碑效应,实现信息有效集成和传递。

3、成本较低,利用微信公众平台巨大的宣传影响力,发掘散落于社会组织和个人的历史档案,具有很强的针对性和可操作性,为档案征集开辟了新渠道。同时,通过定期关注校内外师生员工、社团等组织和个人的微博、微信账号,从中也可以发现与学校历史有关的历史档案资料信息,进行有针对性的征集,同样具有重要实践意义。

3 应用微信传播的高校档案信息类型

正如时下广泛流行的“微议录”、“微直播”、“微评论”,就其“微”而言,要求所传播的档案信息精练简约,主题鲜明,以小见大。而微信作为媒介可在主要传送文字、图片信息的基础上注重语音、视频形式的档案信息的传送。从档案信息内容着手可将其分类如下:

1、档案界信息。该类信息可借助微信通报档案界可以或需要告知公众的信息,如档案方面政策法规的出台、更新,档案机构工作动态、档案界学术动态及相关知识讲座的开设信息等。

2、档案知识。该类信息可借助微信宣传档案常识、档案保管和利用知识、档案工作基本内容、档案法规基本条款等。

3、档案馆藏信息。该类信息可借助微信介绍本馆馆藏概况、历史文件和现行文件的全宗信息、当地历史沿革和风土人情以及特色档案等。

4 微信应用于提升高校档案服务的方式

1、利用微信提供在线咨询服务。首先,高校档案办公室可开通微信服务并公布微信号码或者其公众号二维码,使用微信的用户搜索到高校档案办公室微信账号并进行添加后,可以向高校档案办公室发送信息咨询请求。其次,反馈信息的形式可以根据实际需要进行选择或搭配以提供生动形象的信息服务。再次,高校档案办公室可对用户咨询问题进行频率统计,针对出现频率较高的问题建立对应的解答信息数据库,通过微信进行自动回复,以提供全天候的信息服务。

2、利用微信向学生传播档案文化。以微信为途径进行档案文化传播,主要建立在微信传播信息形式多样化的基础上,并彰显其即时、精确传达的优势。主要体现在两方面:首先,以图文并茂的形式为用户传播档案知识、档案技术常识以及档案界新的学术成果等。其次,以文字、图片、语音、视频组合或混搭的形式展示档案馆藏。而接触到这些真实的文字、声音或影像会更有效地提高用户对档案的关注度及自身档案意识。

3、利用微信完善档案信息资源共享机制。高校档案办公室可利用群聊增强其与用户之间的交流、互动,又可针对拥有共同或交叉研究背景的用户建立讨论组进行主题探讨,加强信息沟通。其次,高校档案办公室可发挥信息源或意见领袖的作用,在档案信息的发布和扩散过程中占据主导地位,并以“高校档案办公室—用户—用户”的传播模式引导其用户进行档案信息分享,在不断的分享、共享过程中,会出现越来越多的微信用户环绕在档案信息资源中心周围,在潜移默化中成为档案信息接收者。另外,高校档案办公室可通过微信这一广泛而精确的传播信息渠道向学生及其他公众发布通知进行档案征集,开发民间档案信息资源,不断充实档案信息数据库,实现校档案室与学生及群众领域更深程度的档案信息资源共享。

5 结语

综上所述,高校档案办公室可将微信充分应用于档案信息服务中,注重发挥其现行应用载体广泛、网络联动机制新颖、信息传播功能强大、集群推广平台先进的优势,完善在线咨询服务,促进高校档案文化传播,优化档案信息资源,并不断改善高校档案信息服务模式。

参考文献

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[7]黄浩波.微信应用于档案信息服务的探讨.图书馆学刊2013(3).


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