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提升干部人事档案的服务水平关键在于加强内部审核

作者:薛景阳 字数:3071  点击:

摘 要:随着经济社会的发展和我国各项制度改革的不断深入,干部人事档案管理也应当向服务的方向发展。干部人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。基于此,本文认为,人事档案管一要高度重视,强化措施,切实抓好干部档案审核工作;二要突出重点,抓好收集,不断完善干部档案内容;三要立足服务,提高效能,充分发挥干部档案的作用。

关键词:人事档案管理;档案管理;人事档案;档案审核;科学化;档案

近年来,我单位强化干部档案工作,以完善档案内容建设为重点,以服务干部工作为目的,在本部门内开展干部档案管理的评审活动,取得了比较好的效果。

1 高度重视,强化措施,切实抓好干部档案审核工作

干部档案审核是一项政策性强、业务量大、涉及面广的重要工作,为了使这项工作在全省范围内深入开展,我们抓住关键环节深入研究,周密部署。

1、领导重视,为干部档案审核工作提供有力保证。对此,我局在局长办公会上专门研究了干部档案的审核工作,成立了由主管局长挂帅,局内相关科室和有关单位、部门负责人参加的干部档案审核工作领导小组,并划拔了专项资金,确保审核工作的人力、物力和财力。对此,县上级组织工作部门的主管领导亲自过问此事,并明确指出:“干部档案管理工作无小事,只要档案人员想到的,一定要保证让他们做到”;组织部门的主管副部长和我局的局长直接负责审核工作,并定期听取汇报工作,协调解决在审核中遇到的难事,确保了审核工作顺利开展。

2、精心组织,确保干部档案审核工作落到实处。为确保审核工作定位准确、起点高,我们做到人员、制度、责任“三个到位”。一是人员到位,采取“硬抽人,抽硬人”的方法,从干部中的各科室、下边基层单位共抽调10多个政治素质强、业务水平高、有工作经验的管理档案人员和负责干部任免的同志进行了5次集中审核;二是责任到位,制定了切实可行的工作计划和工作机制,确保工作进度和质量。根据工作需要,把参与审核人员分成审查组、复核组、收集组、整理组、服务组五个小组,每组指定一名负责人,制定小组工作计划、填写工作进度表;三是制度到位,按照分层审核、分阶段推进的思路,制定了《干部档案审核工作实施方案》、《干部档案审核制度》、《干部档案审核考评制度》和《干部档案审核流程图》等,明确了审核要求、方法和步骤,使审核工作有章可循、科学规范,确保档案审核工作顺利进行。

3、强化措施,全面提高干部档案审核工作的质量。为确保档案内容的真实性、完整性,提高干部档案审核工作的质量,每个细节都要制定具体措施。在档案初核和互审环节,要求工作人员严格执行中组部验收标准。在自查验收环节,采取听取具体审核情况,阅看档案内容,检查审核登记表及材料回收登记薄,最后进行评比打分的方法进行复核,对达到标准的通报表扬,对不合格的限期整改。通过审核,我们向本系统的10多单位发出了《干部档案材料催要单》,形成了30多份《通榆县计生部门干部档案登记表》和《通榆县干部档案复核登记表》,按照干部管理权限和有关政策处理10多个涂改造假问题、更正了20多名干部的学历,并将认证的结论材料装入本人档案。

2 突出重点,抓好收集,不断完善干部档案内容

收集补充干部档案材料,完善档案内容,是干部档案工作的重点,也是档案审核工作的难点。我县缺乏干部档案管理工作的经验,以前的干部档案管理工作在不同程度上存在着零散的状况,收集难度非常大。基于此种情况,我们在实际工作中为了确保材料齐全、内容完整,对此进行了多方努力,取得了一定的成绩。

1、建立一支干部档案信息联络员制度。全县档案管理部门选派业务熟悉的同志担任档案信息联络员,及时对干部档案审核中发现的问题进行上情下达、横向联系。在查补缺少的档案材料中,有的基层部门还成立了查补材料领导小组,主管领导亲自挂帅,指导和协调解决材料收集工作中的疑难问题。通过不断的努力,我系统目前共有30多名档案信息联络员,在收集材料过程中发挥了重要作用,形成了以各级基层单位部门为主体、材料形成单位具体负责、纵横贯通的材料收集网络,并且保证材料收集网络随着人员的流动而更新。

2、采取“四种方法”收集档案材料。一是定向收集,针对缺少材料的单位进行收集,努力做到“件件有着落、件件有回音”;二是定点收集,针对形成的材料单位进行收集,管理档案人员与上级单位保持密切的联系,及时收集档案材料;三是跟踪收集,针对跨单位调任或调转的干部进行认真核对,并补全了档案;四是上门收集,针对多次催要,仍不积极上报查补材料的单位,我们发扬主动上门的精神,上门解释情况,争取得到配合,保证了档案的完整性。

3、实现了“三项一致”的目标。在材料收集齐全的基础上,我们及时更新、维护干部档案管理信息库和电子档案信息,实现了干部实际情况与档案管理内容上的一致,档案内容与信息库中的信息一致,信息与《干部简要情况表》中的内容相一致。在完成审核任务的基础上,我们着眼于干部档案内容建设的长效机制,针对审核中发现的问题上,进一步完善了干部档案收集、鉴别、整理、保护和保管、利用、传递、查借阅、保密、统计分析等相关制度,严把入口关,防止不合格的档案与不真实不规范的材料流入基层单位,实现材料收集的经常化、制度化、规范化,确保档案内容的完整性。

3 立足服务,,提高效能,充分发挥干部档案的作用

加强干部档案内容建设的最终目的,是为干部工作提供高质量的服务。为此,我们积极挖掘档案潜力,开发档案信息资源,提升了干部档案服务的水平。

1、任前严格审核档案,避免干部“带病上岗”。在干部工作中,我县一直坚持干部任前档案审核制度,通过认真核对档案,全面了解拟提拔干部的经历、政治思想、业务能力、工作实绩等内容,做到观其卷、知其人。

2、应用多媒体档案,提供全方位信息。我们系统利用干部多媒体声像资料信息库,通过网络把多媒体动态影像、声音和相应的文字融为一体,制成《干部基本情况介绍录像片》,为选拔使用干部提供了依据,增强了干部任用的科学性和直观性。

3、运用电子档案,提高工作效率。现在我们充分利用干部电子档案、基础信息数据和档案网络进行智能化检索,实现资源共享,大大减少了查档、管档过程中的劳动量,既保证了质量,又提高了工作效率。对此,应从以下几个方面进行:一是不断提升电子信息操作技能。由于档管理信息化,文档处理一体化,档案保存技术化,对档案人员提出了更高的要求。主管部门要加大对档案管理人员培训力度,要了解人事管理、计算机技能及相关理论知识,注重提高队伍的业务素质,深挖人才潜能,培养既懂档案又懂信息技术新的复合人才,以适应现代化信息管理的需要;二是不断建立健全工作制度。进一步完善干部人事档案管理制度,用制度来规范干部人事档案管理工作,使干部档案管理中的每个环节标准统一、行为规范、方法科学,要制定信息录入、信息网络维护、设备管理等系列管理办法,确保系统的安全性、可靠性和可控性,以科学、严密的制度来保证系统的正常运行;三是加快推进干部人事档案信息化建设。充分利用现有的档案资源,采用数字化技术,对纸质档案实施数字化扫描,与公文处理系统进行有机融合,实行纸质档案与数字化档案双重备份,为开发利用干部人事档案搭建电子平台。

作者简介

薛景阳(1972-),男,汉族,吉林通榆人,现任职于吉林省白城市通榆县苏公坨乡人力资源和社会保障事务所,研究方向为干部人事档案管理。


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