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浅谈城市排水企业职工人事档案材料的归档完整率

作者:刘小燕 字数:3043  点击:

摘 要:阐述了现行人事档案管理体制与市场经济发展不相适应的诸多问题,分析了企业及从业人员对人事档案的模糊认识,提出了加强人事档案管理的几点建议。

关键词:排水企业;人事档案;档案保存

职工人事档案是职工基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录,是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。职工人事档案是记录职工个人学习、工作、参加各项保险、工作变动等情况的原始资料,是证明个人工作年限、文化程度、学识水平、技术状况、功过奖惩和用人单位评判的重要依据。它关系到职工的切身利益,也是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着市场经济的建立和发展,用人形式的多元化,职工档案存在着一些不容忽视的问题。利用范围局限于人事部门导致档案长期不整理、不装订,材料不全、填写前后不一,影响档案完整率。因此,本人对职工人事档案归档完整率低这个问题开展研究和提出一些建议。

1 人事档案管理中存在的问题现状

在《企业职工档案管理工作规定》颁布后,如何更好的利用职工人事档案为城市排水工作服务是一个全新的课题,目前,公司的职工人事档案管理方法,局限于“看摊式”的管理,重管理、轻服务、方法繁琐、利用面窄,已成为无人问津的死档。

1、档案内容陈旧贫泛,不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩。

2、利用面窄,利用查阅手续繁琐。特别是归档材料不完整,因为,企业职工档案的内容包括十大类(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的成绩,审批等材料);(五)政审材料;(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)招用、劳动合同、调动聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(十)其他可供组织参考的材料,当然职工人事档案的形成不是一天两天形成的,它是职工一生中全部历史的反映。如果这些材料收集不齐全,会影响职工档案的质量。本人通过调查,加强管理,健全完善各项制度,特别是通过去年的整理,按照公司制定的方针目标,重新规范,经过一年多的努力,提高了职工人事档案的质量和归档完整率。

3、一些职工调动单位比较多,用人单位与人事管理部门工作脱节,形成一些归档材料收集不完整,如:是党员的缺少入党材料,工作后取得学历无学籍材料、受表彰无奖励材料,特别是正常的工资材料,年度考核材料等均不能及时归入本人档案。本人对综合档案室保存的职工档案589卷,按入厂时间的年龄段进行调查、统计,然后抽取2005年至2009年入厂人员共152人进行归档完整率的调查,发现152人的档案归档很不完整。

2 制定职工档案归档完整率目标

根据公司质量管理的方针目标,公司给本科室的目标要求职工档案归档完整率达100%为确定目标值。通过分析、研究、确定,把提高职工档案归档完整率达98%定为本年度公司考核目标。

3 加强企业人事档案的对策

(一)针对目前职工档案管理方式落后,不够科学,采取如下措施:首先改进管理方法,实行计算机管理。将全司职工档案目录输入计算机,进行目录管理和查阅,实现管理规范化、信息化。要适应时代的发展和新时期人事工作的需要,更新观念,实行科学化管理。

1.同时为提高档案管理水平,采用计算机管理人事档案信息,逐步研究建立两个系统:检索系统和利用系统,运行职工档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于职工档案的保密和安全。

2.对全司职工每人发一份职工履历表,认真填写,然后交到公司人事科。

3.将存放在人事科几年的专业技术人员考核表交到档案室整理归到个人档案。

4.将检查出一些职工是党员的缺少入党材料补上,工作后取得学历无学籍材料的,受到表彰无奖励材料,特别是正常的工资材料,年度考核材料等均收集归入本人档案。

5.做到广泛收集材料,及时补充职称评定、职务升降、工作变动等方面的档案内容。收集工作质量的高低,在相当大的程度上影响着人事档案工作中其它各项工作的开展,有关部门应根据工作情况和材料情况定期向档案管理部门移交,使职工档案材料的收集工作做到制度化、正常化。

(二)针对归档的材料质量差,采取如下措施:

根据我们对职工档案的调查发现,职工在填写个人履历表时前后不一,特别是“三龄”的填写比较混乱,由于在不同的历史发展阶段,一些职工根据自己某种实际需要量填写“三龄”时作了不实际的填写,给我们工作带来不便,我们与劳动保障的人员一起核定最后以最早填写的时间为准,并印发确认表发到全司职工,以本人签字认可为准。

1.严把材料归档关,对一些归档材料不符合要求进行筛选,

履行严格的审查手续,特别是对涉及到有关的时间、学历等。由人事科逐一与档案进行核对,检查归档材料本身真实无误、完整、准确、体式合格,才能归档,否则不得归入档案。

2.与公司领导申请购买职工档案夹及盒,整理装订,使每个职工档案基本情况反映德、能、勤、绩、廉的综合记录。

3.公司的职工人事档案管理工作上了一个新台阶。而主要影响职工档案归档率低的1类履历表及9类工资,问题得到了有效的控制,不再是影响归档完整率的主要原因,为公司改革改制提供坚实的基础。

4.按照国家颁发的《企业职工档案管理工作规定》要求,公司制订修改职工人事档案管理一系列的规章制度,使公司职工人事档案做到有章可循,管理工作制度化、规范化。

5.提高了利用率,受到上级部门及公司各部门的好评。特别是受到市劳动局派员到公司核实职工的工龄,高度评价公司职工档案高标准、高质量,使市劳动局的工作人员在很短时间内准确无误核好工龄。

6.通过努力发现主要影响职工档案材料归档完整率低的履历材料、工资材料得到了补充,完整率从原来的66.76%上升到99.1%。

4 制订以下巩固措施

为了使公司的人事档案完整、准确,制定了一系列巩固措施,并纳入公司标准化制度化管理。

1.提高领导及广大职工对职工人事档案管理重要性的认识。

2.提高档案管理人员的素质和质量意识,加强了工作责任心。

3.加强质量教育,牢固树立“质量第一”的思想。

5 存在问题和努力方向

1.通过调查研究,职工人事档案材料归档完整率由原来的67.76%提高到99.1%,达到了预期的目标,,,但随着市场经济的建立和发展,企业改制等与此相关的职工档案工作已经不能适应社会发展要求,因此,必须探索和研究社会主义市场经济条件下职工人事档案管理的新模式。

2.在今后的工作和学习中,我们将继续加强全面质量管理知识的学习,不断学习新知识,将学到的东西运用到管理工作中去。

3.坚持“质量第一”的宗旨,加强完善各种管理制度,提高档案的归档率和质量,在工作中一如既往的运用TQC的方法发现问题分析问题,解决问题。

参考文献

[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].《中小企业管理与科技》.2009(34):18-20

[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].《现代企业教育》.2008(06):30-31

[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究[J].《民风》.2008(9).50-51

作者简介

刘小燕(1964-),女,1988年7月毕业于广西广播电视大学图书馆学专业,馆员,梧州粤海环保发展有限公司档案员。从事企业综合档案保存、整理工作,研究企业档案入档、建档工作。


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