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论同煤集团公司的科技档案管理

作者:殷力志 字数:3309  点击:

摘 要:本文主要从领导重视、归档整理、数字化加工、科技档案保管、科技档案利用等五个方面论述了同煤集团的科技档案管理工作。

关键词:科技档案;归档;整理;组卷;电子图纸

随着同煤集团的扩容及企业的做大做强,以及基本建设规模的不断扩大,对同煤的科技档案管理提出了前所未有的挑战。如何对科技档案进行有效管理,是档案工作的重要研究内容,科技档案工作的根本目的,就是以各种方式、方法、开展和推进科技档案的利用工作,使科技档案在企业建设中产生更好的经济效益和社会效益。实现科技档案价值,使科技档案更好地满足社会需要。

1 领导十分重视档案管理工作,认真抓好机构建设

有独立的档案处,同煤的各二级单位也分别设立档案科,建成了,由集团公司分管领导领导的,以档案处为中心,各二级单位的档案科为主的档案管理体系。档案处承担全局档案工作的规划、组织、协调、管理、指导。使档案管理工作向科学化.标准化.规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求各二级单位把档案工作列入了年度财务计划,纳入了发展的总体规划,这样一来既保证了档案管理工作的发展,又为做好档案收集整理工作打下坚实的基础。为确保档案管理的质量,更好地为生产经营和设备管理各项工作服务,制定了有关档案管理制度,抓好档案材料的收集.整理.归档等环节的工作。

2 科技档案的管理

1科技文件材料的归档:要做好科技文件材料的归档工作,健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料,由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料,并按制度归档保存。

2科技档案的整理:对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。整理程序,1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具

2.1科技档案的分类,(一)基建档案(二)设备档案(三)科研档案分类(四)产品档案

2.2组卷,就是把一组有联系的文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能够表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利用。组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件,而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念,不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm。4、案卷内不应有重份文件。5、价值(保管期限)大体相同。

组卷方法.基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷.(1)大中型建设项目a、文字表格类:按问题(专业)组卷。如:立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类:按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。(2)小型建设项目a、按阶段组卷:即按准备(开工前阶段)、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷:即1个工程(建筑物)1卷,文字材料在前,图纸在后。

设备档案:(1)大型设备按结构组卷:即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。(2)普通设备仪器按单台组卷:即1台1卷。(3)小型设备仪器可酌情合并组卷:即2—3台组1卷。

科研档案:(1)科研成果档案a、大型:按课题的阶段问题组卷:准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型:按单独课题项目直接组卷。(2)科研论文:按年度或部门组卷,即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

产品档案:(1)大型产品:按结构组卷,即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。(2)小型产品:按系列或单个产品组卷,即1个系列产品或1个产品组1卷。

2.3复查定卷就是对所组成的案卷,进行一次全面的审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷质量。复查内容:(1)案卷组成是否合理(2)卷内文件是否齐全完整(3)卷内文件排列是否系统科学(4)案卷题名是否恰当。

2.4编制卷内文件页号:除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。用铅笔编写阿拉伯数字,位置:正面——右下角、背面——左下角,同文档相反。

2.5填写卷内文件目录

2.6填写卷内备考表

2.7案卷装订:拆掉金属物,用棉线三孔一线(8字装订法),图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式;b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm;c、折叠图纸时注意正面朝内,图签外露,以保护图纸受磨损并便于查看利用。

2.8加盖归档章:卷内的每一件文字材料和每一张图纸,均在右上角空白处加盖档号章,

2.9对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱,装订线外有字迹的要加边。

2.10编制检案工具。

3 科技档案的数字化加工

包括图像扫描;扫描件整理;数据压缩,从扫描的文件中识别出相应的著录信息;批量挂接,使文件名与条目的字段相关联,自动挂接到条目下;光盘制作,将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上,使光盘能脱机浏览。把这些纸质文档通过数字化加工后后,扫成可检索的图像文件,采用文档管理系统进行管理,极方便查询和利用,

4 科技档案保管

选择正确的保管方法,创造良好的保管环境。要最大限度地延长科技档案的寿命,必须注意档案保管室的管理条件,为科技档案创造适宜的保管环境。档案库房管理,要做到七防;防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防光 ,并且坚固安全。远离易燃易爆物和污染源;库房门窗要密闭、坚固,应与办公室、阅览室、晒图室分开;应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。除此外库房管理还包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等。负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查,,填写登记簿;对档案资料室内温湿度按照要求进行调控,并及时对档案资料进行除尘.消毒,定期清理库房卫生,并进行安全检查,不出现任何事故。

5 科技档案的利用

利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准,档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时,应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

1、积极主动参与企业的生产经营和管理,把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门,了解企业各项工作的动态,及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料,使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现,提高经济效益。

2、应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理,应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机,利用计算机信息管理网络传播科技档案信息,使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

3、确通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。 图、实不一致,为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此,我们编制了备件图管理规范,规范了电子图纸的管理流程,为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础,加快了其备件采购的无纸化进程,其要求是:—以前,每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛,可以说无法做到,尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践,不仅做到了纸质图纸的动态管理,而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档,控制图纸的更改,同时辅之以系统的管理,完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一,这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题保对电子图纸有效地进行动态管理。

4、认真做好查(借)阅登记工作,按要求按项目一一填写清楚,便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。


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