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浅析企业科技档案的信息化建设

作者:朱志勇 字数:3001  点击:

摘 要:随着社会科学技术的发展,档案管理实现了收、管、用的全程信息化。企业科技档案的管理牵涉到了企业的核心科技机密,是企业管理的重要组成部分,加强企业科技档案的信息化建设是现代企业发展的必然选择。笔者基于对档案信息化建设的研究,分析了现今的企业科技档案信息化建设中存在的问题,并就这些问题提出了具体的改进措施。

关键词:企业;科技档案;信息化;建设

当今社会是信息化社会,信息化建设水平的高低已成了科学技术发展水平高低的一个重要标志。企业科技档案信息化建设有着自身的特点,在这一过程之中将面临着一系列的技术问题和规范问题,建设者要针对这些问题,充分的对科技档案信息资源进行整合和开发,为使用者提供最为便捷、高效、快速的服务。

1 企业科技档案信息化建设过程中存在的问题

1.1 科技档案信息化建设缺乏标准规范

从目前企业科技档案信息化建设的现状来看,我国诸多企业的科技档案信息化建设还处在起步阶段。首先,企业之间缺乏必要的联系,建设标准不统一,例如在计算机软件使用方面,不同的企业采用不同的软件系统,限制了信息的自由传输。其次,企业科技档案信息化建设中的基础设施落后,如电子存储设备老化、计算机软件、硬件满足不了信息数据库建设的需要等。

1.2 科技档案信息资源整合力度不够

在科技档案信息化建设的过程中,企业之间缺乏信息网络合作意识,不能有效的协调档案信息资源,长效沟通机制建设滞后。上述现象直接导致了档案信息资源难以有效的整合,限制了科技档案信息服务质量的提升,更间接影响到了科技成果档案服务于生产,应用于生产。一定意义上来讲,科技档案信息资源的整合缺失会造成很多低水平的档案信息进行重复性的开发,即浪费的资源又致使信息化建设成本升高。

1.3 科技档案信息的安全管理存在漏洞

在科技档案信息资源的开发和利用过程之中涉及到信息数据的传输、修改、存储等一系列的问题,而这些问题一旦被人为的非法利用,将会存在很大的安全隐患。从目前的情况看,科技档案信息的安全性主要受到以下现象的挑战:人为篡改或伪造档案数据信息、网络黑客的攻击、木马病毒的入侵、存储手段落后易造成数据丢失、安全保障技术更新速度慢等。

1.4 科技档案信息化建设的人才队伍有待加强

科技档案信息化建设在我国起步较晚,再加上受到总体工作条件和工作环境的限制,致使信息化建设中的人才队伍建设面临着严重的问题,其主要表现在以下两个方面:一是档案信息化建设人员的素养普遍较低。很多信息化建设人员没有经过系统的专业训练和高校教育,在基本技能操作和操作规范方面存在很大的不足。二是综合型人才的缺乏。信息化建设是一个系统的过程,需要建设者具备系统开发、信息导航、系统建设、软件开发设计、信息管理等多方面的职能,而我国企业信息化建设的综合型人才明显缺乏。

2 加强科技档案信息化建设的具体建议

2.1 强化科技档案管理系统的建设

科技档案管理系统是收集和整理档案信息、实现档案信息的传递、促使档案信息应用于生产生活实际的综合性平台。企业科技档案对企业的生产经营产生直接的影响,最大程度的发挥科技档案的作用,建立一个结构严谨、内容全面、功能强大的档案管理系统,是现代企业亟待解决的一个重要问题。具体的来讲,建立该系统要做好以下几个方面:一是完善数据存储功能。该系统应满足大容量的信息存储,同时支持不同格式或不同类型文件的存储。二是建立方便、快捷的信息网页浏览。建立网页浏览系统能够更好的为使用者提供信息服务,实现了信息到生产力的快速转化。三是设置系统管理权限。科技档案管理人员负责系统的维护、信息的存储等方面的工作。审核进入到管理系统的人员范围,对进入系统的人员进行记录。

2.2 科技档案信息资源建设

科技档案信息资源的建设包含两个方面的内容:一是原始馆藏资源的数字化转化工作。在计算机普遍使用之前,企业生生产经营过程中多采用纸质存储企业的科技档案信息资源。这些科技档案资源数量众多,并且很多具有极大的参考价值,如我国一五计划、十年建设时期的一些大型建设项目的科技档案。一些历史纸质档案由于年代久远已经发生破损的现象,再加上受到地域和时间的限制,为相关人员使用纸质档案时带来很大的不便,限制了其功能价值的发挥。将纸质科技档案转化为数字化文件,即延长了文件档案的使用年限,又能方便相关人员的使用。在实际的转化过程中,企业一般采用相关的扫描设备对纸质档案进行扫描,把其转化为图片文档的形式。但需要注意的是,在扫描过完成之后要对所扫描的信息进行仔细的核对,防止发生扫描遗漏或者扫描信息不对称的现象。二是要做好电子文件的收集工作。电子文件的收集包含了对已扫描过的纸质档案的收集和对新出现的科技档案信息的收集。在对纸质档案进行收集的过程中,可能要对部分纸质档案进行修改,需要收集人员在相应的电子文件上做出说明,而对新出现的科技档案进行收集时要注意规范电子文件的格式,注明收集的时间和相关信息。

2.3 强化科技档案信息的安全性建设

科技档案信息化建设中主要采用计算机、移动硬盘等存贮各类信息,为此做好科技档案信息化的安全工作的重点也就在于避免各种电子信息资源遭到丢失、更改和破坏。具体的来讲,提高电子档案信息的安全性要做到以下方面:一是增强档案管理人员的安全意识。要求档案管理人员对使用人员进行仔细的核实和登记,鉴别各类的档案信息,控制档案信息的使用范围;二是要制定严格的安全管理制度。就网络安全、检查监督、密码使用、系统开发、网络维护、责任归属等方面制定严格的管理措施,对违反管理规定的企业员工给予一定的处罚;三是要采用高科技的网络安全技术。利用防火墙技术、公共信息格力技术、安全扫描技术、病毒入侵报警技术等技术手段来保障电子档案信息的安全,尤其对一些企业科技的核心信息、私密信息,要做好重点的监控和保护。

2.4 强化技术培训,提高档案管理人员素质

随着科学技术的进一步发展和现代企业经营形式的快速变化,企业档案管理工作日益朝着快捷化、标准化、信息化等方向发展,相应的也对企业档案管理人员提出了更高的要求。建设一支管理能力过硬、综合素质较高的企业档案管理队伍,满足企业科技档案信息化建设的需要,是当前迫切需要解决的问题。作为企业一方面要注重人才的引进,,尤其是那些既精通档案管理又具有娴熟的计算机操作能力的人才。另一方面也要通过实际的培训来提高现有科技档案管理人员的业务素养。

3 结语

现代科技的迅速发展一方面为企业科技档案管理带来了压力,另一方面也为完善企业科技档案管理工作提供了机遇。强化企业科技档案的信息化建设是档案管理工作发展的必然选择。企业和科技档案管理者要不断提高科技档案信息化的认识,采取行之有效的措施促进企业科技档案信息化建设的进程,进而实现我国档案事业的平稳、健康发展。

参考文献

[1]陈好,吴磊琦.浙江省科技档案信息化建设的实践与思考[J].科技档案.2011(09)

[2]李东辉.浅谈如何推进科技档案信息化建设[J].黑龙江档案.2013(10)

[3]曾雨.企业科技档案管理的改革与创新——基于前段控制的现代科技档案管理体系研究[M].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.2013(10)


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