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企业科技档案的信息化管理研究

作者:闵筱鋆 字数:3250  点击:

摘 要:我国社会经济的发展,带动各行各业的进步,为保障企业发展过程中,有效保存有价值的信息资料,企业需引进新型的科学技术,提高对科技档案的管理效率,通过科技档案为企业发展提供管理依据,提高科技档案管理的信息化程度。因此,本文通过对档案管理的现状进行研究,探讨信息化管理的具体途径和措施。

关键词:企业;科技档案;信息化

随着科学技术的发展,“科技是第一生产力”这一认识已深入人心,产品所包含的技术含量已成为市场竞争力的重要指标。在产品技术开发的过程中生成的产品技术文件通常记录了整个开发过程的点点滴滴,是品质追溯、技术更新的重要依据,是科技企业的重要财富。随着企业的发展,包括产品技术档案在内的科技档案的数量随之增加,提高企业科技档案利用效率的需求日益迫切,信息化管理由此应运而生。利用先进的信息管理技术,提高对科技档案的管理效率已成为众多大型企业的重要管理手段。

1 企业科技档案管理的传统管理方式

目前,我国企业中仍有相当数量的企业对科技档案实行传统的管理方式,其中普遍隐含如下的缺陷:

1.1 管理方式过于传统

传统的档案管理方式操作流程通常是对企业内部的技术文件由业务部门到档案部门手工进行收集、整理、保管、鉴定到利用,虽然管理有序,却不能保证收集完整性,无法扩大科技档案的利用率。而一些管理者也尚未意识到信息技术对科技档案管理的意义,导致企业规模不断扩大,科技档案管理却依然停留在早期水平,无法满足企业对科技档案的需求。

1.2 缺乏有效的服务手段

在企业技术文件管理方面,延续以往的服务手段,利用信息技术对文件进行编码、打印、整理,仅完善了内部管理手段,既不能将需管理的文件有效收集,实行企业内部共享,又不能保障企业有效利用文件资源,由此,导致企业可能产生的重复开发,技术发展效率降低,一部分资源被浪费,失去了科技档案重要的凭证和情报功能,降低企业服务手段的科学化,失去了进一步开发文件管理带来效益的机会。

1.3 无法提高服务的主动性

无法保障企业科技档案主动服务,主要是指其文件管理的局限性,文件的使用方式被动,通常利用门槛高,手续复杂,不能实现全体人员文件资料的共同分享。另外,除了企业认定的严格禁止外泄和交流的科技档案外,在允许公开的前提下,科技档案的信息化管理可以加快行业内技术的共同进步,实现全行业生产力水平的提升。

2 企业科技档案信息化管理途径

针对我国企业科技档案管理的现状,结合企业科技档案管理的信息化发展,以科技档案管理的实际为出发点,提出以下档案管理信息化的管理途径。

2.1 利用信息系统优化科技档案的收集整理

随着计算机技术与信息技术的发展,,企业需要加快推进科技档案的信息化建设,根据自身情况建立相适应的信息系统,实现对科技档案实体的数字化、网络化管理[1]。首先企业应当增加对科技档案管理的资金投入,购置技术软件载体和硬件载体,满足信息化管理的基本需求,这里需要强调的是因为电子文件的特殊性质,在购置设备时必须考虑备份设备,如有条件实现异地备份为最佳。鉴于电子文件的保存、法律风险等现存因素,可对文件实行双轨制管理,即同时存在纸质文档和电子文档两种形式。文件可在收集整理鉴别后利用扫描、刻录和转码等方式,将科技档案的信息迅速转化为电子版,录入到信息系统中;也可以实现系统审批从文件的产生源头即实现电子化,这样操作的优点是覆盖范围广,收集的完整性及效率都大大提高,既环保又节约空间。企业可根据业务需要对科技档案分类并选择相应的储存方式,统一文件格式,提高科技档案的归档管理效率。例如:在信息系统中,设置相应的分区,将不同类型的科技档案放置在不同分区内,便于查询和借阅。信息化并不意味着纸质档案被完全替代,纸质的科技档案依然有着重要意义,对其管理依然不可松懈,可与电子管理接轨,实行相应的分类方式及顺序保管,提高管理效率。

利用信息系统优化科技档案的利用

无论管理方式发生何种改变,实现有效利用始终是档案管理的最终目的。当科技档案实现信息化管理后,利用的可操作性就变强了。考虑到现行的科技档案涉及到诸多企业的核心价值,管理者可甄选有参考价值的科技档案实现有选择、有针对性的共享,对文件的使用方式可以按需求分为阅读、下载等多种方式,通过权限设置控制用户的使用级别,通过系统记录追溯使用者的使用情况,通过对文件加密来实现对下载后的文件跟踪,这样既可提高利用率,又可防止文件外流造成的企业损失。信息化除了带来利用的便捷,也使统计变得容易和准确,通过系统设计,可按需要随时调取统计数据,使管理者更轻易的掌握企业技术发展现状。当然,保证科技档案的实时有效性是这一切利用的前提,因此档案管理部门须保证文件的实时更新及数据维护

2.2 丰富企业科技档案管理的服务手段,提高服务主动性

实现科技档案管理信息化必须借助相关的服务手段,首先补充相应的技术设备,并对系统进行定期维护和完善,实现更人性化的系统管理;其次需加强对现有管理人员信息化服务手段的培训,促使其必须掌握一定的信息技术和操作技能,例如:定期对其进行信息化管理手段的培训、考核,定期维护科技档案;此外,需培养人才队伍,建议企业可招聘综合性的档案管理人才,确保企业内部档案管理队伍的职业技能,通过综合性的工作人员,提高企业对科技档案资源的利用,保障信息系统开发适应性。

企业科技档案管理服务的主动性,是信息化管理的主要目的,促进科技档案的开发、利用和共享[2]。首先提高服务主动性,即是将科技档案信息化管理放在首位,避免档案资源受到利用限制,利用信息化的管理手段,保障科技档案对内服务的主动性,积极通过信息手段,满足企业工作人员对科技档案的需要。传统工作人员借阅档案时,必须通过严格的流程,基于信息技术的介入,工作人员可直接利用网络系统,查阅所需要的档案材料,下载到客户终端,如手机、平板,不受时间和区域的限制;其次是提高科技档案对外服务的主动性,促进企业内部科技档案与同行企业之间的交流、分享,分享同时,企业可吸取外部技术文件的精华,作为本企业技术分享的对象,一方面吸收外部企业科技档案信息化管理的方式,另一方面吸收外部企业的技术内容,促进企业进步;最后深化档案管理部门服务的主动性,即通过对企业一定时期内运营的现状进行分析,找出有价值的科技档案,在企业内部传递,为企业寻找创造效益的机会。这些都对档案管理部门提出了更高的要求,档案管理部门必须具备专业的眼光和技术,以时刻满足企业的需求。

2.3 企业科技档案信息化管理的意义

企业科技档案信息化的管理具备较深的意义,主要是保障企业档案管理的质量。第一,管理信息化可为企业的发展提供档案依据,科技档案中包含各类有价值的信息,利用信息化的手段,将其有效控制和存储,为企业提供发展的基础保障;第二,通过科技档案信息化的管理,对企业形成监管意义,科技档案形成于企业的运营过程中,是企业运营成果的代表,管理人员在进行整理和管理同时,即是再次核实企业开发过程,避免其中出现错误,既可以保障企业运营质量,又可以提高科技档案管理的效率。

3 结束语

企业科技档案管理的信息化,不仅是现代化社会企业发展的趋势,更是企业自身的需要,通过信息化的科技档案管理,保障企业内部科技档案的秩序化和科学化,避免出现科技档案混淆、丢失的现象,更是提高企业内部科技档案的利用效率,可见:对企业科技档案实行信息化的管理,着实提高企业运营质量和效益,提升其在社会中的竞争力。

参考文献

[1] 李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技,2009(08).

[2] 刘玲.加强科研单位科技档案管理工作之我见[J].办公室业务,2011(10):36-38.

[3] 李文娟.加强科技档案管理,促进科学技术发展[J].中小企业管理与科技(上半月),2011(02):12-14.


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