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试论企业中文件的定义与分类

作者:刘炳栋 字数:2985  点击:

摘 要:在我国主流的档案学理论中,对文件的理解和认知主要局限于公文范畴,对文件实质的定义和分类研究甚少。本文是笔者基于多年在科技企业中进行文档管理的工作实践,对文件的定义、特征、关系和分类进行的一些探讨和总结。

关键词:文件定义;实体性;原件;文件分类

文件是构成档案的元素,传统的档案学则是基于机关公文的管理特点和归档要求构建的。随着档案管理在企业中得到越来越多的重视和实践,传统档案学不能涵盖企业中文件来源繁杂、文件类型多样的情况,这一理论框架面临了一些新的变化和冲击。因此,笔者基于企业文档管理的工作实践提出了关于文件定义、特征、关系和分类的新观点,对具有项目建设和(或)工业生产等业务的企业有一定借鉴意义。

1 文件的定义

从企业的内在管理要求看,文件有其产生的必然性:

企业一般在某个行业或某些行业以项目建设和(或)工业生产为主营业务,经营目标为通过主营业务实现盈利,进而持续发展。

在经营目标的驱动下,企业需采用了现代化的治理结构,建立合理的组织机构,明确职责分工和协作关系。各部门依据分工的不同,负责相应的管理或技术活动。

为了管理或技术活动的质量和效率,活动的管理者和参与者需要使用书面形式来固化各自的意图、指令或信息,以确保有效地沟通协作,进而指导、约束或辅助各领域的管理或技术活动的开展。

在当前发展阶段的管理组织方式和技术条件下,文件是“书面形式”最好的实体存在形式。

因此,从文件的产生必然性和目的,可以将文件定义为:

文件是指在本企业内部产生或从外部收到,承载着产生者特定的意图、指令或信息,按照一定地规范编制,通过审批、生效、发布和传达,以指导、约束或辅助受众对象完成相应的管理或技术活动的书面化实体存在形式。

2 文件的特征

根据文件的定义可以得出文件的特征:

2.1 实体性

文件是一种实体存在。文件的实体性是指使用者通过感官可以感知文件的存在,并能采集和获取文件中包含的意图、指令和信息。

载体本身的实体性并不能满足文件的实体性要求,需要结合一定的物理特性和技术手段,构成有效的显示单元,,以确保:

使用者的感官的感知、采集、获取行为在客观上不存在障碍。

不同使用者获取的意图、指令和信息在客观上是相同的。

意图、指令和信息在输入、流转和输出全过程中自始自终都是没有发生变化的。

显示单元具备的一些物理特质或技术方法应能保护文件中含有的意图、指令和信息在显示单元中的不模糊、不丢失和不被篡改。

2.2 权威性

文件作为固化意图、指令和信息的书面方式,遵循一定的规范,经过系统的授权、编制和审批,其产生过程确保了具备了相应的效力。因此,文件相较于口头或其他方式更具备权威性,所含的意图、指令和信息是正式的、确定的,在适用范围应当被接受和执行。

2.3 职能性

文件作为正式的书面化实体存在形式,承载了产生者的意图、指令和信息,以指导、约束和辅助使用者完成相应的管理或技术活动,成为履行工作职责的工具和媒介,因此,文件具备职能性。

2.4 记录性

文件自然具备记录性。文件类型不同、文件是否被执行、文件是否仍具备职能效力,其记录角度和记录价值也各不相同。但所有文件始终具备记录性,流通中、已过期、被注销、归档后的文件后都是记录。

3 文件形式之间的逻辑关系

3.1 源文件

授权人实际批准的文件实体,被定义为源文件。源文件具备唯一权威性,所有形式的复制件,内容不得与源文件相抵触。

3.2 文件复制件

为了便于流通和保护源文件,或当无法获取源文件时,可以利用一定技术和材料对源文件进行复制或转化,这些形式的文件在逻辑上都是源文件的复制件。

复制件的技术和材料不受限制,但须确保复制件具备文件特征。

复制件与源文件在逻辑上是同一份文件。

3.3 文件原件

原件的确定是进行文件控制的一种手段。

当源文件使用的技术手段和材料物理特性能够满足唯一性要求时,源文件本身即是原件。

当源文件使用的技术手段和材料物理特性不能满足唯一性要求时,可以转化为可满足的形式,并确定其中的一份复制件实体作为原件。

当源文件由外部单位产生,且未移交给本公司时,归口部门可将接收到的文件(须满足唯一性要求,不能满足的需要转化)作为原件。

4 文件的类型

在文件类型上,我国传统上只有文书一种大类。文书是使用语文规范组织和编制的正式文件类型,在近现代科技工业兴起以前,文书基本上等同于本文中文件的概念。

在近现代科技工业兴起以后,出现了使用科技文献和制图规范组织和编制文件类型,其在编制方法和文本样式上呈现出较大差异,因此这类文件不能被归为文书,应是与文书并列的文件类型。

一般来说,企业的文件类型主要是事务性文书、规范性文书、科技文件图纸。

4.1 事务性文书

事务性文书是事务活动的工具,呈现相应的意图、指令和信息,协助事务参与者共同完成该项事务。一般包括:

公文。公文是党工团政等公务采用的文件类型。

合同。合同是商务事务采用的文件类型,用以明确商务活动的主体、标的、权利义务关系。

报告/纪要。应用于绝大部分事务的调查、分析、建议、评价、计划、总结、记录和报告。

4.2 规范性文书

规范性文书是为了明确某些领域和某些活动所应遵循的原则、标准、管理规定和技术规范,约束和指导这些领域活动的开展而采用的文件类型。规范性文书一般包括:

上层文件。即企业为了满足相关法规要求而做出的承诺,以及所应普遍遵守的技术规范。如环评报告、安全分析报告、质保大纲等。

管理程序。即企业在管理和技术各领域所应遵循的管理性方针、政策、制度、规定和细则。

技术程序。即项目建设和(或)工业生产现场的各项技术活动,如制造、施工、安装、调试、操作、巡视、检修、保养、改造、试验、检查、监督等,所应遵循的技术性原则、规程、规范和细则。

4.3 科技文件图纸

科技文件图纸作为一种文件类型,是指使用科技文献写作和制图规范描述或反映了项目前期调查、研究、申报中和现场物项的设计、制造、施工、安装、调试、竣工等环节中各项技术信息的说明、规范、图纸、报告、进度、计划。根据文件适用性可将科技文件图纸分为:

施工建设技术文件。现场物项仍在建设中,相应的科技文件图纸文件适用于物项的施工、制造、调试等活动,不适用于生产活动。

运行生产技术文件。现场物项已竣工,相应的科技文件图纸反映物项的竣工状态并保持一致。其中,能反映物项功能设计、设备设计、设备制造安装、建筑物/构筑物土建等方面竣工状态的文件图纸,可以供生产阶段的操作、巡视、检修、保养、改造、试验、检查、监督或其他与现场物项有关的技术活动中执行。

需要说明的是,部分文件类型可能存在交叉,可由产生者根据工作需要或使用习惯进行选择,并按照相应文件类型的规范产生和生效。

5 结语

本文对企业文档工作实际中对文件的认知和界定进行了初探,所得理论成果对企业的文件前端控制和归档鉴定有一定基础意义。不足之处,还望同行前辈赐教。

参考文献

⑴.陈忠海.《档案本质属性与档案属概念的对应关系——对档案本质属性的思考》.《档案学研究》2009年第2期

⑵.桑毓域.《如何认识原始记录性——关于档案本质属性的探讨》.《档案管理》2008年第3期

⑶.吴品才.《从文件生命周期到文件生命继续的启示》.《档案学通讯》2005年第2期


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