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大数据时代企业文书档案的信息化管理探究

作者:徐佳 字数:3031  点击:

摘 要:本文以文书档案管理为研究对象,分析了大数据时代档案管理的发展趋势,指出档案信息化管理相对于传统档案管理系统具有诸多优点,我们必须积极推动企业文书档案的信息化管理建设,提高企业生产管理效率。

关键词:文书档案;管理;网络化;信息化;数字化

1 大数据时代文书档案信息化管理发展趋势

1.1 大数据时代

我们探讨大数据时代的企业文书档案管理,首先要搞清楚什么是大数据。大数据时代指的是互联网时代数据传输速度快、数据传输量大、数据传输类型多样的时代。而大数据的特殊之处就在于其由于数据容量过大,无法被普通用户及时获取和加工处理,某种程度上,大数据环境下现有的数据容量由于太大,常规的信息查询、检索、获取和加工处理手段已经无法适应用户的数据资源需求。而信息化时代准确的数据信息就是人们宝贵的资源,因此大数据时代,人们既需要掌握全面的数据资源,更要学会深度加工有价值的数据资源。新时期,大数据已经深刻地影响着社会生产生活,我们要学会在大数据时代掌握如何处理和交工数据的能力。同样,大数据时代企业档案管理工作也必须适应时代变化进行管理模式的变革,加快建设企业档案信息化建设进程,适应大数据环境。

1.2 企业文书档案信息化

企业文化档案一般指的是企业在社会生产、经营和管理过程中对企业的价值信息通过不同形式和载体的记录下来的文件。企业文书档案还包括文字、图表、图片、视频、录音以及多媒体等不同形式和载体。企业文书档案一般要记录企业的财务管理、业务管理以及人事管理等方面的信息,所记录下来的企业文书档案主要是由具有保存价值意义的文书信息资源转换而来。企业文书档案在进行信息化的建设过程中,需要利用现代信息技术,加强文书档案的信息收集、信息整理、信息管理、信息储存、信息传送、信息开发和信息利用,让各种企业的文书档案形式和载体能完成数据化和信息化的转变。当企业档案通过完成数据化以后,就可以通过数据库通过信息技术及时快速地查询目标数据,从而提高企业有价值信息的利用效率,通过价值信息的充分利用提高企业的生产、经营和管理效率。大数据时代,文书档案的信息化和网络化让企业档案信息的价值和利用率都能得到提高,而且能完善企业的生产管理体系。

2 大数据时代实现企业文书档案的信息化管理的必要性

第一,提高企业文书档案的管理效率。现代企业由于经营、生产和管理的内容越来越多,文书档案所需要记录的有价值的企业信息的数量和类型也逐渐增多,传统的人工查询或者简单的电子档案查询效率已经远远不能满足大量的数据资源需求。新时期,如何通过现代信息网络技术的应用提升相应文书档案管理的工作效率,大幅度提升文书档案的检索和查询速度与准确度,大幅度提升企业文书档案的单位信息利用率,让企业文书档案管理模式运行效率更高,是当代企业档案管理工作者亟需解决和应对的重要课题。所以建设数字化和网络化的文书档案信息化管理体系,对于建设现代化企业,提升整个企业的信息管理体系运行效率都具有非常重要的意义。第二,有利于文书档案实现信息化和智能化管理。大数据环境下,数据的处理已经从局域网的计算演变为云计算,现代计算机技术和网络技术具备了强大的数据计算、信息检索、信息查询、信息储存、信息网络传输、跨文化信息交互,以及智能化数据库处理系统,为企业文书档案的数字化和网络化建设提供了强大的技术支撑。企业文书档案在完成数字化和智能化管理以后,计算机数据检索、加工和处理会减少不必要的人为失误,而且会让文书档案管理工作更有效率。第三,有利于实现企业文书档案的信息高度共享和高利用率。企业文书档案的数字化和网络化建设有利于目标数据能及时在线地传递给每一个用户。例如文书档案管理系统可以给企业每一个员工建立企业工作档案,员工可以通过相应的数据库自由登陆和查询自己的数字化档案记录;而数字化的企业的生产、经营和管理档案记录可以在经过适度加工后,迅速被企业生产管理决策层调用并用作未来企业生产管理的决策参考信息;甚至数字化的企业文书档案还可以加强企业的内部生产、经营和管理等各个环节的监督,每个生产环节的价值信息都有记录在档,并且可以随时供企业内部监督机构实时查询核对,这样可以防止企业内部腐败,提高企业生产、经营和管理的透明度,提升企业的竞争力。第四,有利于现代企业信息化管理体系的建设。企业文书档案管理体系是现代企业管理体系的重要组成部分,因此文书档案管理的信息化建设有利于促进现代企业管理体系的信息化建设。由于企业的生产、经营和管理等有价值的信息在信息化建设过程中被转换为数字化的数据,数据而且可以通过联网进行云计算,因此企业文书档案数据还可以通过网络和云计算与企业其他数字化管理体系进行数据共享和整合,实现企业管理体系的数字网络一体化建设,从而大幅度提升企业管理体系的运行效率。

3 大数据时代企业文书档案信息化管理的内容

第一,文书档案的数字化管理。传统的企业文书档案管理都是通过纸质档案和人工管理来实现,管理人员往往数据录入量大,工作强度高,而且档案查询和获取进度慢、效率低,并且档案的存储占用大量的空间资源和相关设备。而大数据时代,数字化档案则只需要占用几台专业计算机以及相应的网络频谱资源,为企业节省了大量的劳动成本,而且档案信息数字化以后还可以大量复制和加工处理。企业文书档案信息化建设的一个重要工作就是对相应的文书档案信息进行数字化加工处理,一般指的是将纸质档案所记录的文字信息以数字化的形式录入计算机的数据库并形成电子档案,也就是电子档案。企业文书档案的数字化建设是企业管理信息化建设的重要组成部分。第二,文书档案的网络化管理。由于文书档案信息已经转化为以数字形式存在的电子档案,档案资源的利用就需要借助相关设备和技术,如计算机终端,联网设备,数据库处理技术等,有相应的设备和技术支撑才能实现电子档案的不同层次、不同区域、不同类型的用户的资源共享。企业文书档案的网络管理是支撑电子档案利用的重要技术,,网络管理包括网络分类、归档、组卷、借阅、检索、传送、交流、隔离、复制、上传、下载、获取、存储以及售后服务等。第三,文书档案的安全化管理。企业的电子档案具有保密性,决定了电子档案只能是一定程度和范围内的共享,这就需要网络安全管理技术作为电子档案的权限的保障。由于网络自身的特殊性决定了网络是存在可以攻破的缺陷的,因此电子档案面临着数据窃取或遗失等问题,所以需要加强网络的安全管理,网络安全管理主要防止网络故障、设备故障、计算机病毒和黑客攻击等因素导致的电子档案的损坏和遗失。另外,网络安全管理还要做好企业电子文书档案的分级共享管理工作。

4 结束语

大数据时代要求企业的文书档案管理必须加强数字化和网络化建设。文书档案管理的信息化建设有利于提升档案管理的工作效率,提升档案信息的价值和利用率,为企业的生产经营管理决策提供及时科学的参考信息,能促进企业的生产管理体系的运作效率的提高,因此我们必须大力推动企业的文书档案管理信息化建设,积极建设电子档案系统,并提供有力的技术和设备支撑,提高企业档案管理效率。

参考文献

[1]潘晓楚.加强档案工作保密措施的几点思考[J]. 经营管理者. 2011(10)

[2]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J]. 科技创新导报. 2011(04)

[3]陈亮.浅析文书档案的信息化管理[J].中国管理信息化. 2011(13)


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