摘 要：档案价值取决于其连续性、完整性、原始性、创新性等“四性”。“四性”又取决于文件材料归档时档案工作人员的责任心和使命感。如何发挥档案应有的作用，不仅是单位档案工作秩序和利用的反映，也是检验档案管理水平的重要标志。

关键词：档案；“四性”；建设

档案价值取决于档案的连续性、完整性、原始性、创新性等“四性”，而这“四性”又取决于文件材料归档时档案工作人员的责任心和使命感。本人在基层单位从事档案管理工作20余年，目睹了基层单位在档案管理工作中存在的问题。如：档案基础工作薄弱、人员更替频繁、档案收集不完整、不系统、不准确等。导致部分单位档案的真实性、完整性、准确性、系统性、有效性、史实性得不到有效的保障，难以发挥档案的应有作用，有些甚至给政府的事业造成了不应有的损失。基层单位档案工作是政府和社会档案管理工作的基础和前沿，基地不牢，“档案大厦”必然不固。因此，高度重视基层单位、部门档案的“四性”工作，关系到档案工作的稳定、持续、快速发展，关系到全社会的协调、有序、健康发展。

1 高度重视，加强基层单位档案工作的连续性建设

在多年的基层档案工作中，我深刻体会到造成目前基层档案连续性得不到保障，原因甚多，主要表现在：一是部分单位领导在思想上对档案工作不重视。在日常工作中大多只重视业务或经济工作，忽视了能马上见效的档案工作，普遍存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象。二是单位变动或取消时档案交接不连续。改革开放以来，由于不少基层单位经历了数次的机构改革“洗礼”，不少单位分分合合，变动后档案资料无人跟踪，无办理交接或移交相关手续，档案资料丢失严重。三是人员调动或岗位调换频繁，档案移交不及时。从事档案岗位的工作人员的调岗频繁，加上在移交环节上手续不完善，致使档案资料丢失也较多。四是档案业务人员兼职较多，业务素质不高。大多数档案人员身兼多职，日常工作中疲于应付其他工作，难以专心做好档案工作。五是档案制度不健全，档案交接手续不严密。一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，该检查的不检查，该清理的不清理，，该移交的不移交，出现了档案交接只有一串钥匙、一张台、一个柜的现象，忽视了档案交接工作的基本要求。克服上述连续性上存在的种种弊端，必须做到“四个抓”。一是抓领导。只有建立健全相关领导的责任机制，领导才会在思想上高度重视，才会真抓，才会形成上行下效，一级抓一级、层层抓落实的工作局面。二是抓责任追究。建立健全档案工作相关领导及工作人员责任终身追究制，定期考核，再现问题严格追究问责。三是建立健全档案管理办法，使档案的收集、整理、保管、利用等各项工作有章可循。四是加强从业人员的业务培训。

2 理性审视，加强基层单位档案的完整性建设

维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求和所必备的一个条件。档案完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。随着我国经济社会的快速发展，档案工作越来越得到社会各方面的支持和重视。但不容质疑，当前档案工作发展还很不平衡，特别是基层单位的档案工作在完整性上仍存在着诸多问题，主要出现在以下几方面：一是普遍缺乏关键性材料。档案收集工作不严密，使较多的关键性资料的缺失，有的甚至是人为刻意造成的缺失，档案文件完整性受到不同程度损害。此外，由于人员编制、素质及设备条件等限制，管理方式陈旧，规章制度不健全，借阅制度混乱，借阅不登记现象屡有发生，管理者虽心有怨言，却装“老好人”糊里糊涂借出，迷迷糊糊收回，怕得罪某些人。这里所谓的管理仅是开门送材料，关门堆资料，没有借阅登记本，工作就是混日子。二是有些单位不重视档案管理工作，再加上管理工作的人浮于事，使档案迟迟得不到整理。甚至有的单位忙于日常事务，对堆积起来的档案不闻不问，任其发展，档案员更是做一天和尚撞一天钟，工作被动，毫无责任心。在现实中档案资料的收集随心所欲，使档案的完整性大打折扣。三是人员素质低，制度不健全。不少档案人员对哪些材料该收集、哪些资料该归档心中无数，档案资料的收集表现出那么的“任性”，造成一些无关的资料归了档，关键性的资料却没有收集归档。四是一些反映本单位重要业务的档案，反映本单位行政管理职能或重要的公务活动档案散存在有关领导处和相关业务科室，没有按规定做好移交，致使不少单位人员变动了，档案不见了等等。上述各种问题严重制约了基层单位档案的完整性建设，这些遗留下的问题有时会造成不可估量的损失。要克服上述的种种问题有很多工作要做，必须要理性审视，重点要做到“四个强化”：一是要强化制度建设，建立铁一般的制度，明确程序、明确责任，划定底线、强化执法。二是要强化人员培训，提高整体素质，用可用之人。三是强化投入，包括人员及设备的投入。机构改革后，由于编制等限制，基层档案人员多为兼职，档案管理只不过是这些人的一小部分工作，难以专心致志，必须加以克服。四是强化监督检查。综合目前基层单位档案工作中存在的诸多问题，我认为这与我们的上级主管部门有一定的关系，不少基层单位的档案工作长期无上级人员检查指导，即使有时有人到场检查，很多时候也是走马观花，难以找出真正问题而发出具体的整改意见。这种状况必须要加以认真改正，强化对基层单位档案的检查监督管理，努力将基层单位档案管理中存在的问题消灭在萌芽状态。

3 堵塞漏洞，加强基层单位档案的原始性建设

前几年，因工作需要，我到相关部门调查过改革开放前种粮的面积及产量问题，分别走访到过县、镇、村各级，均不同程度地存在原始性资料缺失的现象。县一级仅有一份统计总表，且部分有修改痕迹，无镇一级上报的原始资料；镇一级也存在同样的问题；在村一级中，有些根本无原始资料，有些即使有但却不齐全，且与县、镇一级的数据不统一等等，使所反映的种粮面积、产量数据无法令人相信。同样，在某次调查国土问题时的情况也是如此，不少村发生在多年前的土地划拨、转让、租赁等原始资料缺失，县、镇一级根本无资料可查，村一级村民仅凭记忆判断这块地是谁的，哪块地是哪个的，各说各有理，造成土地的纠纷不断，严重地影响了社会的稳定。此外，在日常工作中也经常听到或见到，一些基层单位因撤并或档案管理人员的变动而找不到原始资料是常有之事。这些问题的出现，都反映出我们基层单位档案管理的原始性建设滞后于社会经济建设，带来的后果有些是不可挽回的，有些还带来了严重的社会问题。原始性，是档案的本质属性，是传统载体档案的主要特征，是有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。因此，基层单位档案的原始性建设必须引起高度的重视。具体要做到“四个贯穿始终”：一是要档案的原始性建设贯穿档案管理工作的始终。基层单位日常工作因人手少，很多工作是被动应付式的，“头痛医头、脚痛医脚”成了工作常态。对档案管理工作也是如此，没能将原始性建设纳入重要日程，平时的原始资料不注重收集、整理、归类归档等，有些甚至散落在个别领导、个别人员手中。有时为了应付上级检查，没有原始资料的临时加班加点“造”回所谓原始资料，使原始资料失去了应有的原始性。因此，在档案管理发展规划、计划及日常的检查管理中必须要将原始性建设纳入重要日程，不可偏废，贯穿于基层单位档案管理的全过程。二是要将责任制贯穿始终。目前很多基层单位在找档案始终资料时，查找时发现没有原始资料的，很多时候没有就得个“没有了”，没任何人为此事承担责任。必须要严格按规定做好责任制的制定与追究，要将责任制贯穿于始终，哪怕原责任人后来调到那个单位、哪怕相关人员现已退休等，出现问题也要追究相应的责任。只有责任落实，我想原始性建设才能从根本上得到落实。三是要将原始性的制度建设贯穿于基层单位档案管理的始终。既要抓好制度的建立健全，更要抓好制度在执行过程中的督查检查。在当前，随着形势的发展要特别注重基层单位电子档案原始性的制度建设，做到早谋划、早堵漏、早防备，做到有备无患。四是要将日常监管工作贯穿于基层档案管理工作的始终。上一级对下一级的监管要立足于早、着眼于严、求效于实。要彻底改变过去哪种走马观花式的工作指导或工作检查。对基层单位当年发生的大事、要事要做到心中有数，对基层单位当年必须归档的原始性资料要做到心中有数，使监管心中有底，一旦发现问题及时放出整改通知。对责任不落实，造成原始资料丢失的，要依据相关的法规及制度严格追究责任，严惩不贷，绝不宽恕。

4 更新观念，加强基层单位档案的创新性建设

在基层日常单位档案管理工作中，人们普遍形成了一种思维惯性，认为，基层工作“上面千条线，下面一根针”，大多数档案工作人员身兼职，能够做好档案基本工作就不错了，谈何档案管理工作的创新。所以，档案管理的创新性对基层单位来说似乎是很遥远的事。殊不知，由于创新性工作抓不好，很多工作档案管理工作与上级要求不能有效地对接，与现代服务功能不能有效衔接，发挥不了服务功能作用，恶性循环在不断地延伸着。这种不正常的状况必须要加以改变。在现如今知识与信息蓬勃发展的时期，只有适应时代要求，在传统的档案管理中加入创新性因素，才能使得档案管理工作发挥最大作用。具体要做到“四个立足”：一要立足观念上更新。作为上一级，对下一级的管理观念要更新，无论下级提出要求也好，到基层单位指导检查也好，必须要高起点、严要求，与时俱进。作为下级的基层单位，对自身的要求高，不要多地强调客观原因，增强工作的使命感与紧迫感，努力改变既无动力，又无目标的工作状况，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者。逐步形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。二要立足于自身实际的同时，又要与时俱进。对档案室的建设要长规划、高起点、严要求，需要配套的软硬件设施设备必须要着眼于长远，不能只做哪些“舍远求近”的工作。此外，要在管理机制、管理模式、服务特色的创新。三要立足于档案人员培养上的创新。要舍得花时间、花金钱到档案人员的培训上，将基层档案人员的学习提高列入相关岗位责任制中，定期进行考查考核，使他们不断地得到“充电”，视野不断得到拓宽。四是立足于服务上的创新。要求基层档案管理要围绕服务做文章，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。

5 总结

在知识经济和经济全球化的情况下，档案工作最主要的目的就是有效地开发档案信息资源， 服务基层和民生、服务社会和大众、服务经济和大局 ，创造档案的社会效益和经济效益。为此，在新的历史时期，我们更应注重档案的连续性、完整性、原始性、创新性。

参与文献

[1]张倩，黄淮学院图书馆，《浅谈基层单位档案管理现状及创新性思考》，2014年8月。

[2]李志英，河南工业大学法学院，基层档案工作存在的问题及分析，2013年2月