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单位文书档案管理面临的问题与解决对策分析

作者:穆梅 字数:2045  点击:

摘 要:做好单位文书档案管理工作对于促进档案档案管理水平的提升,推动单位发展具有非常重要的作用。为了跟上时代发展的步伐,我们有必要在过去的文书档案管理工作上进行改革与创新,结合单位发展的实际情况,科学地选择工作方式,确保单位文书档案管理工作顺利开展。本文结合笔者实际工作经验,就单位文书档案管理工作面临的问题进行了分析,并提出了相应的解决对策。

关键词:文书档案管理;问题;对策

1 单位文书档案管理面临的问题

1.1 管理体制不健全

从我国文书档案管理工作的实际情况来说,普遍都存在管理体制落后,制度不完善的问题。很多单位的文书档案管理都无法分清楚“藏”与“用”之间的关系,通常都是重藏轻用,让文书档案管理工作失去了原有的价值。另外,很多时候在开展文书档案管理工作时,领导往往重视抓大头,其他细节部分的工作重视不够,这些都在很大程度上造成了文书档案管理工作的不规范、不具有实效性。

1.2 工作手段较落后

二十一世纪是信息时代,对于文书档案管理工作的方法更是有了更新的要求,对单位文书档案管理工作手段进行改革和创新,就必须要与时代的发展相结合,进一步提高单位文书档案管理工作的实用性、共享性。但是从我国现阶段文书档案管理工作的实际情况而言,很大一部分单位仅仅为了顺应潮流而给档案管理部门配置了计算机,但是在应用上还存在很多问题。比如说部分单位仅仅利用计算机来保存电子档案文件,编目和检索服务都是在脱机状态下进行的,根本不能实现共享。

1.3 管理人员水平低

一些单位档案部门的管理人员专业水平较低,,很多时候文书档案管理人员都是兼职的状态,根本不能将所有的精力放在档案工作上。另外,部分档案管理人员对于文书档案工作的重视不足,他们觉得文书档案管理就是简单的收集和整理资料,是一项没有技术含量的工作,因此也对其不重视,加之一些单位虽然安排了专人开展文书档案管理工作,但是单位的领导不给予重视,导致档案管理部门工作质量和工作效率逐渐下降。

2 做好单位文书档案管理的对策

2.1 完善文书档案管理体制

制度是一种强制性的对人们起约束作用的准则,在开展单位文书档案管理的过程中,必须要严格按照相关的管理制度来执行,同时还应该对单位文书档案管理制度进行不断的完善。档案管理部门的领导者和单位领导应该要从我国档案法出发,结合单位文书档案管理工作的实际情况来制定与之相符合的单位档案管理制度,对文书档案管理工作进行统一的规范。把公文处理规定纳入到单位规章制度手册中去,同时还应该组织文书档案管理人员认真学习,不断增强相关人员对文书档案管理工作的认识和重视程度,从而进一步的提升单位文书档案管理工作的效率。文书档案管理体制的完善和相关管理条例的制定能够让单位文书档案管理工作有所依据,有章可循,有了制度上的保证,单位的档案工作水平才能够得到真正的提升。

2.2 不断创新管理工作方式

一是应该对文书档案实施数字化的管理手段,文书档案资料能够在很大程度上促进单位各项事业活动的顺利开展,所以相关管理人员必须要确保文书档案材料的完整性。实施数字化管理之后,我们把过去的纸质档案以电子档案的状态存放到建立的数据库中,同时对这些信息进行编号。这样一来不仅能够增强单位档案信息的安全性,同时也能够方便档案使用者更快的查找和调取需要的档案;二是过去档案人员往往都负责不同的档案内容,在查取时很麻烦,因此我们应对每一名档案管理人员都建立相应的资料库,并且和他所负责的内容关联在一起,在查找时只要输入管理人员的名字就能够找出相应的档案内容,这样一来很好地缩短了工作流程,提升了工作效率。

2.3 提高管理人员专业水平

档案人员的专业素质和档案管理的基本制度是做好文书档案管理工作的两个关键点,文书档案管理工作者的工作水平和专业素质直接关系到单位文书档案管理工作的质量。第一,文书档案管理人员必须要拥有较高的思想政治素质,要有责任心和事业心;第二,文书档案管理人员必须要有良好的职业道德和敬业精神。对于文书档案的收集管理等工作相对来说是比较枯燥的,这就要求管理人员应该要拥有较高的思想认识,要具有奉献精神;第三,文书档案管理人员必须要积极学习,不断完善和充实自己,积极参加单位组织的培训活动,尤其是对于电子档案管理方面的知识要充分的掌握,更新自己的工作方法,创新工作理念,这样才能够做好新时期的文书档案管理。

3 结语

文书档案管理是单位各项管理工作中的重要组成部分,在单位的各项管理工作中起着非常重要的作用。我们必须要充分认识到文书档案管理工作的重要性,通过科学合理的管理手段,才能够更好的顺应文书档案管理工作的新要求,进一步的发挥出单位文书档案资料信息的价值,从而服务于单位发展。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展.2008(01):19.

[2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资.2013(Z4):49.


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