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事业单位编外人员档案管理存在问题及对策

作者:陈雅君 字数:2869  点击:

摘 要:档案是记录个人学习经历、工作情况、思想政治背景、家庭社会关系以及受到的各项奖惩情况的重要记录文件,而对于档案的管理工作同样也是十分关键的。档案管理的目标是,通过对于档案的及时梳理和收集、更正,使其能够真实客观地反映人员在社会中工作的经历以及当前的工作状态。但是当前我国事业单位对于编外人员这一特殊群体的档案管理还有很多不足之处,需要进行完善和改进。

1 人事档案管理的重要性

档案是伴随社会个体成长过程的重要记录文件,从个体接受教育开始,直至后来进入社会进行工作直到退休,其个人的基本情况、家庭背景、思想政治面貌、工作经历以及受到的各类奖惩情况,将要完整、及时地记录在个人档案之中,可以说是人一生的记录。因此,对于企事业单位的档案管理部门来说,对于本组织中人员的档案进行统一的保管、更新和传递也是十分关键的工作。

对于企事业员工来说,如果自己的档案存放在工作所在组织,并且档案的更新工作进行得非常正规和及时,那么无形中对于他的言行举止是一种规范,因为无论是晋升、取得相关的职业资格还是各类奖惩,都会被真实地记录在个人档案之中,作为一种永久性地记录存在。另外一方面,如果单位组织能够对于员工的档案进行管理,那么也潜在地表示了组织对于员工的重视,能够提升员工在组织中的归属感和自豪感。而作为一种回应,员工也会对组织负责,在工作上有着良好的表现。

2 事业单位编外人员档案管理的现状和问题

2.1 事业单位编外人员的基本情况

由于当前事业单位面临着改制和市场化的局面,很多事业单位不再是过去的国家财政拨款的盈利模式。在国家进行的事业单位改革进程中,有很多事业单位都变成了自负盈亏的市场化模式,参与到市场竞争中去,而事业单位的人员编制也在逐渐缩减。这就使得事业单位中产生了许多社会人员的岗位需求,而这一部分人群统一称之为“编外人员”。

从目前事业单位的管理情况来看,虽然目前各类组织中的编外人员队伍逐渐扩大,事业单位经常向社会发布各类的招聘信息,但是在事业单位内部,编内人员与编外人员享受的各方面待遇还有差距。据了解,首先,事业单位中编内人员与编外人员的工资水平和福利待遇存在差距。除了固定的薪酬之外,奖励性的绩效也存在一定的差别。其次,在工作内容和理制度方面也有着较大的差异,包括晋升的标准、职称评定的名额和流程等等,当然还包括档案的管理方面。

2.2 事业单位编外人员的档案管理存在的问题

2.2.1对于编外人员档案管理问题不重视

目前事业单位对于编外人员的管理趋向于企业员工管理,并没有着手加强这部分员工的日常管理和档案管理。因此,编外人员的档案都是放在地方人才中心或者是社会人才公司里,并没有迁入到所在的事业单位。而在编外人员招聘入职的环节中,也没有对于编外人员的档案进行拆封和查验,只是与编外人员签订了固定期限的劳动合同,就完成了入职的手续。而在编外人员的工作过程中对于其档案的管理是比较忽视的,没有委派专人建立员工个人档案,也没有对于其档案的内容进行更新,这就使得编外人员的档案管理问题逐渐被忽视。

2.2.2 缺乏系统的档案管理流程和标准

编外人员在事业单位内部存在的现状,使得其档案管理不十分健全。一般事业单位都具有员工档案的保管和存放权,,而其管理的主要为编制内员工,而且这种档案管理偏向于行政化。因为事业单位的编制内员工往往是在晋升和职称评定时要进行政治审核等程序,因此需要对于档案的内容进行审阅。而编外人员基本很少涉及到这类事项,因此事业单位并不重视他们的档案管理工作。档案管理的初衷是为了加强人员的管理,将人员的各项情况和在组织中的经历和表现完整地保存和记录下来,建立人员的主人翁意识。但是目前事业单位对于自己的员工,特别是编外员工的管理和激励意识相对薄弱,人员档案在需要时才会被重视起来,而不需要时大部分时间就会被忽视掉。

2.2.3档案管理的信息化程度比较低

随着信息化时代的到来,以及网络技术的发展,过去传统的纸质化档案管理方式已经不能够满足于当前的发展需要。特别是对于事业单位来说,其人员不仅仅与单位自身相关,更是整个事业单位体系中的一部分。某些事业单位是体系中某一层级单位,而其档案管理必定是存在于整个系统之中的,而不是某个单位自成一派的,所以整个系统中的人员是非常庞大的,这样庞大的数量群,如果利用传统的档案管理模式,在进行归档、更新和查询时会非常繁琐和困难,耗费大量的时间。而其中事业单位的编外人员由于自主性和流动性都比较大,如果利用传统的档案管理方式也会增加档案管理人员的工作量。

3 加强事业单位编外人员档案管理的对策

3.1 提升对于编外人员档案管理的意识

目前,事业单位对编外人员的重视程度普遍较低,这说明事业单位对于编外人员的各方面管理制度需要进行改进和完善,这其中就包括档案管理方面。因此,事业单位必须要摒弃过去的旧思想,提升档案管理的意识和对编外人员的重视程度,在如何更好地进行档案管理方面多下功夫。

3.2 完善编外人员的档案管理制度建设

事业单位要建立系统的编外人员档案管理制度,委派专人对于编外人员的档案管理工作,与各地人才中心进行对接。在编外人员入职时,需要对于其过去的档案信息进行审核和查阅,对于记录的项目要做到心中有数。而在事业单位内部,可以建立编外人员的内部档案,与其放置在人才中心的个人档案进行综合管理。在员工工作过程中,如果涉及到一些档案的补充项和更改项,要及时出具一定的证明和资料复印件等,人才中心进行对接,保证其档案信息真实客观地反映当前的工作状态。

3.3 加强档案管理的信息化程度

从目前的事业单位的运行情况来看,其对于编外人员的档案管理信息化程度还比较低,绝大部分事业单位并未建立电子信息库或处于初始建立阶段。因此,为了提升事业单位编外人员档案管理的效率和价值,必须要将编外人员的大批量档案信息进行电子化管理与更新。在事业单位内部建立人才档案信息库,将纸质化的证书等重要文件,通过电子化的方式进行永久保存,避免了查询的繁琐和资料遗失和信息外泄的风险。

4 结语

综上所述,目前国家对于事业单位的改革中,逐渐将事业单位推入市场,使其通过自主竞争来获得利润,这种自负盈亏的模式对于事业单位来说是一项不小的挑战。因此,必须要广泛地吸纳社会中的各类人才,才能够在市场竞争中取得优势地位。而从近年来事业单位社会招聘报考的火热程度来看,吸引到优秀的人才对于事业单位来说并不是一件难事,但是将人才招揽进来之后如何进行人才培养和管理,特别是档案管理,却是一个值得长期思考和研究的问题。

参考文献

[1] 周永军, 韩瑛. 事业单位编外人员档案管理现状分析及对策研究[J]. 兰台世界, 2013(S2):111-111.

[2] 谢莹, 谢贤. 事业单位编内人员与编外人员人事档案管理之比较分析[J]. 黑龙江档案, 2012(1).

[3] 冯艳. 事业单位编外聘用员工人事档案管理研究[J]. 创新科技, 2014(14):14-15.


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