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事业单位档案管理优化途径初探

作者:王永辉 字数:3019  点击:

摘 要:随着经济发展的提速以及改革进程的不断深化,我国事业单位在机构精简、行政体制和人事制度等方面改革的力度不断加大,并取得了一定的成效,这个过程里事业单位实践活动开展中所发生的档案收集、归档以及变动等方面凸显出了诸多问题。本文从事业单位档案管理现状出发阐述了档案管理工作优化的必要性,分析了当前档案管理工作存在的诸多问题所在,并提出了事业单位档案管理的工作优化的创新思路。

关键词:事业单位;档案管理;问题;优化

1 事业单位档案管理优化的必要性

机关档案工作是档案事业的基础,我国的机关档案管理工作是以机关档案室为主要模式开展的。当前的机关档案管理工作始建于上世纪50年代,主要是依据1983年颁布的《机关档案管理工作条例》(以下简称《条例》)建立起来的。随着我国国民经济、民主政治、社会文化快速发展,档案事业也得到长足发展。但从现实来看,档案管理水平还远远落后于经济发展水平,这是因为固有的管理方式自身存在着难以适应时代发展的局限性,使档案管理水平难以持续提高。事实也证明,时代快速发展的今天,《条例》在指导机关档案工作方面已显示出一定的局限性。当前,事业单位的改革在不断深入进行,事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中,档案管理发挥了巨大的作用。因此,进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。

2 当前事业单位档案管理存在的问题分析

(1)档案工作的重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡,个别单位对档案工作重视还不够,档案意识薄弱,监督力度不强,未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证,虽然各部门把档案工作列入年度工作计划,,也有专人负责抓落实,但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。

(2)档案管理模式有待提高

多数单位还达不到档案管理要求,与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室,设施设备老化,有的综合档案室设施设备不齐全,档案柜也五花八门不统一,比较零乱。个别单位档案室设防意识不强,设施设备不完善,管理体制不到位,使部分档案受到损害。

(3)档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,还是一项专业性技术性很强的工作,档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务,没有时间和精力从事档案管理工作,加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺,直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外,档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够,存在随意应付了事思想,对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够,思想上存在着为难情绪。

(4)档案管理基础设施建设滞后

当前,我国的现代化的办公设备相对落后,档案管理的硬件设备并没有随经济的增长而有及时的更新。事业单位不能充分发挥档案的作用,且不谈利用高科技设备进行档案的科学化和规范化。既不重视信息资源的开发,也忽视对现代档案资源的利用与管理,不善加利用当代的网络与计算机技术。总之,事业单位传统的档案管理方式和管理设备对档案的信息保护作用甚微,收效甚小。

(5)档案资源的开发利用工作不够完善

许多事业单位只注重档案的收集、整理、保管工作,认为只要保证档案不破损、不丢失就算尽到了责任,而忽视了对档案资源的开发利用。档案是国家宝贵的历史文化财富,档案部门应该想方设法的开发利用这些资源,最大限度地发挥档案应有的作用。

3 优化途径探讨

(1)加强人事档案管理宣传工作

提高人们对人事档案管理整体,加快人事档案管理制度改革的速度,首先就要结合人事档案管理工作实际,通过各种途径扩大对人事档案管理重要性的宣传工作。通过教育和宣传工作的开展,使大众清晰地认识到,在市场竞争日益激烈的大背景下,无论是区域之间还是企业之间的竞争,从根本上来说都是围绕人才进行的竞争。

(2)促进事业单位档案管理的深化发展

对于我国而言,现阶段各类型事业单位均需要借助于规范的组织学习以及定期的思想宣传方式强化有关单位内部档案管理的重要性认知。从这一角度上来说,要想在事业单位经营管理过程当中落实档案管理的重要地位,其前期在于构建一支优秀的领导团队,发挥领导团队的引导及榜样职能,以定期或是不定期的方式针对事业单位档案管理工作的执行情况进行严格的监督与检查。在此基础之上,各类型事业单位还应当结合自身经营管理的实际情况,构建一套与本单位经营管理实际情况相结合的档案管理工作考核达标机制,以事业单位档案管理工作的落实程度作为考核达标机制的关键衡量指标,通过级别或是薪资升降的方式实现对整个档案管理工作考核达标机制的动态化管理。更为关键的一点在于:事业单位还应当依托于单位自身发展使劲,构建有关档案管理工作质量的评价标准,通过评价标准的落实明确事业单位档案管理在工作过程中存在的问题与应采取应对措施,从而规范档案管理发展。

(3)事业单位档案管理应当着眼于对档案管理工作人员综合素质的提升

在知识经济时代发展进程不断推进的背景作用之下,档案管理工作人员作为档案管理的工作主体,其自身素质状况直接关系着档案管理工作质量的高低,这对于事业单位档案管理而言同样如此。考虑到事业单位档案管理工作有着较强的实践性与专业性,若从事档案管理作业的工作人员缺乏丰富的工作经验,势必会导致档案管理工作无法有效开展,事业单位有关档案管理的收集与整合需求也就无法得到充分实现。从这一角度上来说,事业单位一方面需要强化对职业道德的完善,引导档案管理工作人员明确与树立科学化的职业道德基本观念,一方面需要借助于对现代化信息技术的综合应用,重点关注对事业单位档案管理工作人员文字驾驭能力以及综合分析能力等专业水平的有效提升,通过对复合型事业单位档案管理人才的培养确保现代化事业单位档案管理工作综合需求能够得到有效满足。

(4)引进先进设备,加快其现代化进程

伴随信息时代的来到,加快档案管理的现代化刻不容缓,目前事业单位档案管理引进计算机,充分利用信息技术的优越性,结合档案管理和信息技术对档案进行统一的管理。从而极大地提高档案的利用水平与管理水平。同时,引进先进的管理方式,利用高科技加强管理效率与其现代化进程。

(5)提高档案作为信息资源的服务能力

机关单位档案管理工作不仅仅是对材料的保管,更加重要的是提高档案服务能力。尽管机关档案的服务能力是隐蔽的,看似无足轻重。实际上,档案为机关各项工作提供利用所发挥的作用不可估量。而且政务公开的逐步推进,机关档案管理部门要改变传统工作模式,提高服务能力。机关可以建立档案馆网页,开展网上利用服务,要进一步加快档案信息资源数据库建设,实现档案信息和数据的高效使用。

4 结语

综上,随着计算机网络技术与信息技术的不断发展,要想提高当前事业单位档案现代化管理水平,必须要增加档案管理工作的重视程度,提高管理人员素质,改善档案管理基础设施,不断优化档案科学分类方法,由传统档案手工管理过向计算机管理以及数字化管理方向过渡,提高整体管理水平,从而促进事业单位档案管理事业的可持续发展。


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