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新时期机关档案管理存在的问题分析及应对措施思考

作者:凌慧贞 字数:3056  点击:

摘 要:新时期制度的变革是时代发展变化的产物,人事制度自然也被列入改革范围之内,对新时期的机关档案进行管理是时代发展的必然需求.它能够满足企业和单位的档案管理需求,对其意义显得十分重要。就我国的机关档案管理工作而言,还存在一些问题,迫切需要加大对新时期机关档案管理工作的研究力度,提出切实可行的解决方案。

关键词:新时期;机关;档案管理;问题分析;应对措施

在信息化高速发展的时代,传统的机关档案管理工作已经不能够满足现在的时代发展需求了,需要对新时期的机关档案管理工作的进行变革,有针对性的采取措施管理机关档案,使机关档案管理工作科学化、合理化。加大对新时期机关档案管理的研究力度,开发新的档案管理技术,创造新的档案管理理论,全面提高机关档案管理工作的水平,促进我国档案管理在新时期有新发展,进一步规范我国的机关档案管理。

1 新时期机关档案管理存在的问题

当前机关档案管理工作明显存在问题,我国目前的现状就是对机关档案管理工作不够重视,机关档案管理工作不能得到很好的发展。对机关档案管理的认识不够深入,简单的认为只是对档案进行保存,档案管理工作不能带来直接的经济效益,所以,对新时期机关档案的管理就只停留在保证能够查阅档案和档案不丢失的表面认识上,这样的片面化认识导致档案管理工作的发展受到限制,也不能够满足信息化新时期的档案发展管理的进一步需求。

由于对档案管理工作认识上的欠缺,导致机关档案管理部门在制度建设和执行效力上有所不足,没有对应的管理岗位,没有科学的管理制度,呈现的就是粗放型的管理模式。因为档案管理制度化的缺失,机关档案管理人员工作流程不够严谨,对档案的管理疏于审查,很多档案材料丢失或者不够全面,破坏了档案的完整性和真实性。

传统的机关档案管理模式,呈现的就是信息化水平较低,管理模式相对落后,以纸质媒体为主的档案资料管理已经不再拥有优势,就现代高信息化程度而言,目前的档案管理现状就是数字化水平低、信息化不足,这和当代社会高信息化和高数字化的时代特征相背离,纸质档案的继续发展不利于时代的可持续发展,严重浪费资源,提高档案管理的成本,而且还不能有效提高档案管理的质量。

管理平台建设的滞后明显增加了管理人员的工作量,而机关管档案理的人才队伍明显不足。我国有针对性的档案管理人才培养起步很晚,有档案管理知识的人才很少,这对档案管理来说是严重的阻碍因素之一,另一方面是现有的机关档案管理人员没有专业的档案管理背景知识,后天也没有重视对档案管理人员的专业技能培训,在管理理论上欠缺,这样的管理队伍就很难形成合力,不能有效管理机关档案。机关档案管理部门对管理工作的不重视,使得机关档案管理工作的资金投入不足,档案管理人员配置不合理。

人事档案入库的宣传不到位,档案管理人员没有认识到对档案宣传的重要性,档案的完整性不足,没有及时的得到完善,监管范围内的人事档案,没有专业的管理,受专业等因素的影响,档案管理人员也对档案管理工作力有所不及。

2 新时期机关档案管理的应对措施

机关档案管理工作效率的提升能够保证当代社会可持续发展的时代要求,档案管理需要制度的完善,在制度执行上要有强制力,促使机关档案管理的现代化水平和服务质量的提高。这就要做到在制度上的职责分工明确,强化档案管理人员的责任心,及时收集档案材料,将档案归档;进一步吸纳档案管理的专业人才,使人员的上岗符合岗位的实际要求;在档案管理的资金投入方面,要落实经费投入的预算制度,针对档案管理的经费,严格制度化拨付,用于档案管理人员培训或者档案管理耗费。

对现代科学技术成果的加以运用,使新时期的机关档案管理科学化、数字化程度显著提升,强化档案管理的手段,创新管理技巧,在信息化的高要求下使管理水平与社会发展的时代性接轨,实现现代社会要求的可持续发展,也让档案管理工作走上可持续发展的道路。

切实加强档案信息化建设,档案管理部门应该顺应信息时代发展的需要,以档案信息化建设为契机,利用现代信息技术,对档案管理现代化进行探索,认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击,充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革,以自己独特的服务方式为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品,使档案工作更好地为社会发展服务,不断满足社会对档案信息的需求。信息化必将对档案管理与利用工作产生深远的影响。

档案管理工作人员在新时期要有新的标准,作为机关档案管理人员,自身的专业素质必须要过硬,这就需要对人才队伍进行强化建设,要求新时期的档案管理人员要解放思想,努力提升自身素质,适应时代发展变化的新要求。具体做法就是对档案管理人员的选用,要有针对性的引进档案管理人才,对机关档案管理部门而言,要加强对档案管理人员的培训。机关档案管理人员自身,要不断强化自身的档案管理意识,自觉学习新理念和新方法,学会利用现代高科技陈果,创新新的管理手段和方法,与时俱进。

就档案管理部门而言,要有提高档案管理人员的业务素质的意识,认识到信息化时代下计算机的优势,如数据储存量大,检索方便快捷,启发档案管理人员开发适用于自身档案管理的检索方法和管理模式。认识到双轨制整理方法的重要性,即将纸质档案和电子档案都完整归档,,将两种归档方式都编为相同档号,方便查阅和管理,同时还能做好档案的备份工作。档案管理部门还要做好机关内部档案管理的指导工作,帮助机关制定适合的档案管理制度,督促机关做好档案的分类工作,让档案管理人员有条件接受专业上的培训,使机关档案管理走上科学化、制度化、规范化的道路。

档案的管理是一项严谨的工作,特别是人事档案的交接,程序复杂。一般情况下档案交接的程序是全面清理保管的档案;催还借出的档案,并且做好记录;对散乱的档案做好分类整理工作,及时归档;移交的档案做好详细的记录,签字盖章。

机关的档案管理还面临诸多现实问题,对于档案管理的硬件设备要保护好,首先要有足够的档案库房,储藏室内要有除湿器、档案架等设备,还要建立完善的数据库系统,建立档案的储存和检索系统。

改善机关档案管理的资源结构,充分开发档案信息资源和人民的群众档案信息资源,保证人民群众的利益最大化。有效整合档案管理资源,接收、征集档案管理资源。

3 结语

新时期的信息化程度的提高,催生新事物的变革,机关档案管理就是在信息化高速发达的情况下,面临着需要变革档案管理制度的新任务,改革机关档案管理制度,能够符合时代发展的新要求,同时还能够有效提高档案管理的服务质量和水平。但是我国的档案管理服务质量还有所欠缺,在管理上存在严重问题,制约了新时期机关档案管理的发展,在新时期要做到保证机关档案管理的水准,必须对机关档案管理工作进行深度分析,重视档案管理工作,融入新的档案管理技术和想法,对档案管理进行创新,改变传统的档案管理思维,使新时期的档案管理工作现代化、科学化,同信息化社会的发展同步。

参考文献

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