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医院文书档案和科技档案管理及应用

作者:徐丙海 字数:2383  点击:

摘 要:作为医院档案管理的重要组成部分,医院的文书档案和科技档案承担着服务临床医学、教学和科研等工作的重要任务,本文尝试从医院文书和科技档案管理的性质和特点进行分析,提出了文书档案和科技档案管理中存在的问题,并针对这些问题,结合实践经验,提出了有效的解决措施,希望能为医院的档案管理工作提供有效的借鉴。

关键词:医院;文书档案;科技档案;管理

医院的文书档案主要是指各级领导的公文转递以及记载医院的重大事件,重要资料等,科技档案记载着医院重要的科研工作的资料。科学的管理好医院的文书档案和科技档案是做好医院整体工作的重要前提。

1 医院文书档案和科技档案管理的现状

1.1 文书档案管理的现状

1)文书档案的意识不足,充分利用文书档案可以为医院带来丰厚的社会和经济价值。但是大多数医院不重视档案的整理工作,认识不到文书档案的潜在价值,文书的整理仅仅为临床需求而运行,导致实际的文书档案工作不足,利用率不高。

2)归档工作不规范,医院的部分档案的管理人员在整理档案的过程中,没有严格按照的规定,导致文档的收集不完善,进而影响了文书档案的后期运作。

3)文书档案的整理人员素质不高,由于医院对档案的整理工作不够重视,档案的整理人员大多数由有关的行政人员担任,这部分人员的整体素质不高,文化程度偏低,不能够规范化和标准化的整理档案,从一定程度上影响了档案的整理工作。

4)文书档案的投入不足,由于医院的医疗用房相对比较紧张,导致了档案的存储空间有限,限制了档案整理工作的进行,另一方面,由于医院的资金有限,加上传统的资料整理和网络化的信息资料整理的双重压力,导致医院的文书档案陷入困境。

1.2 科技档案管理的现状

1)科技档案的认识不足,科技档案具有其独特的专业特性,这是它在专业领域与其他档案的重要区别,同时这也是科学整理科技档案的重要依据。部分医院存在着科技档案的专业档案与其他档案未分开,由于科技档案的多样性,导致了实际的利用率不高,不能突出科技档案的专业特性。

2)内容不够完善,利用价值不高。至今为止,大部分医院的科技档案所占比率不足百分之五,档案的内容单一,门类缺乏,结构和内容都不够完善。尤其是医疗研究、营销策划方面的档案更是匮乏,不能够满足在当前医疗条件下的医院运作。

3)科技档案的反馈不好。医院的工作重点是以医疗为主,因此医院的工作人员对于科技档案的意识薄弱,不重视科技档案的利用和反馈,因而不能够从科技档案中发现并解决问题,加上档案管理人员的知名度不高,只是担任资料的整理工作,不能良好的发挥档案室的职能,导致档案的整理工作效率不高。

2 医院文书档案和科技档案的应用

2.1 医院文书档案的应用

在医院内部文书档案的管理和应用过程中,应该注意以下几点问题。首先,加强培养档案管理人才,优秀的文书档案管理人才是做好文书档案管理的重要前提。医院的各级领导应当加强人才意识,充分认识到文书档案工作的重要性,适当增加文书档案的资源投入,完善文书档案的管理工作。同时应当加大档案整理人才的培训工作,让文书档案的工作人员充分认识到工作的重要性,让其在工作中不断进步,更好的服务于文书档案的整理工作。其次,利用科技技术完善文书档案的管理,医院的文书档案管理工作应当选择适合的现代管理软件,利用计算机的优势,将资料进行统一编号,整理储存,将所有的文书档案编入电子系统,简单化查询机制;此外,,应当开发文书档案管理系统,提高电子检索的效率,从而提高文书档案的服务率。最后,明确文书档案的归档范围,档案的收集工作是文书档案管理工作的基础,收集完毕后应当根据档案的种类进行内容、形式上的不同分类和归档,让档案整理的工作人员进行分类归档,避免工作的重复性,更好的保障文书档案管理的质量。

2.2 医院科技档案的应用

在实施医院科技档案的管理应用中,应该注意以下几点。其一,加强领导,革新思维。随着科技的突飞猛进,科技档案的整理必须满足科技发展的需求。领导应当加强重视,要用创造性思维、系统化思想和换位思考的方式来知道科技档案的整理工作。应当有危机意识、变化意识、发展意识和人才意识等,不断革新自己的思维,以适应现代科技生产的发展需求,实现信息的有效利用。

其二,建立完善的档案规章制度,实行规范化管理,为此要做好三方面的工作:首先明确医院各级领导及档案整理人员的职能,确保科技档案的整理工作的落实,其次,将科技档案的技术资料的范围和编制做出详细的规定,确保档案的资料完整、准确,符合规定,最后,制定相关的档案管理工作的考核内容和办法,及时考核资料的收集和编制的完善程度。

其三,创新服务机制,开发科技档案的临床服务。为了整体提高科技档案的服务质量,需要做到:第一,加强宣传,扩大影响,档案工作人员要通过多种途径宣传档案的整理工作,引导各个部门的主动配合。第二,丰富科技档案,突出表现科技档案的专业特性,满足各级领导和工作人员对档案的需求,创新档案的服务机制。第三,营造良好的外部环境,创新服务方式,强化参与意识,为科技的发展献计献策,增强各部门的人际关系,为科技档案工作的发展营造良好的环境。

3 结语

加强医院文书档案和科技档案的管理工作是医院肩负的重要责任,也是新时代条件下的市场需求。新的发展背景下,医院的工作人员应当更加认识到文书档案和科技档案的管理工作的重要性,加强培养档案管理人才的培养,不断提高档案管理工作的质量,推动医院的建设和医疗水平的进步。

参考文献

[1]张月琳;医院档案管理工作中存在的问题及对策[J];中国新技术新产品;2011(09)

[2]张莉;创新医院文书档案管理的有效途径[J];科技创新导报;2012(10)

[3]王桂香;医院科技档案管理存在的问题及对策[J];中国新技术新产品;2011(12)


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主管单位:吉林省新闻出版局舆林报刊发展中心 主办单位:吉林省新闻出版局舆林报刊发展中心

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