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企业档案信息化建设的实践与思考

作者:张俊玲 字数:3140  点击:

摘 要:本文分析了企业在档案信息化建设中存在的问题 ,提出了建设档案信息化的意义和原则,探讨了企业在档案信息化管理中的安全保密措施,并对企业在档案信息化建设工作提出新设想,以供各位参考。

关键词:企业档案;信息化;软件技术

近年来,随着我国经济突飞猛进的发展,企业信息化也取得较快的发展,尤其是档案信息化建设如雨后春笋方兴未艾,但是仍然存在一些问题和不足需要改进,故此研究探讨企业档案信息化建设,旨在加强企业对档案信息化管理的控制,以确保企业信息化的安全性、保密性以及经济性。

1 企业档案信息化建设中存在问题

企业要发展,信息是其发展的动力,而信息化建设是其大力发展必经之路,在社会经济飞速发展的今天,企业档案信息化建设越来越成为企业良好发展的重中之重。然而笔者对大多的企业档案信息管理进行了必要的调研后发现,在建设企业档案信息化过程中,由于企业多方面的客观原因和自身的技术力量薄弱导致存在诸多问题。

1.1 企业自身基础条件较差,技术薄弱、资金供给不足, 技术人才匮乏

大多企业对档案管理信息化建设缺乏足够的重视,企业档案管理信息化建设质量参差不齐,大部分企业面临着数字化信息资源较少、应有的技术和设备没有足够的保证的不良现状。将企业纸质版档案进行电子版化,从而实现档案资源共享的效能,确实是目前企业急需思考解决的问题。大多的企业在进行档案信息化建设过程中明显存在信息化技术管理人才缺乏和信息资源开发不够充足的困境。对于一个企业来说,为了节约资金不愿意在档案信息化建设中投入大量的资金,从而造成档案信息化建设资金严重不足,足够成为引发上述问题的主要根源。

1.2 信息化建设规范及标准缺乏

企业在档案信息化建设中离不开有效的组织和科学的规划,故此需要建立完善统一的信息化建设标准和规范,保证企业信息化建设的规范性要求。目前对于大多数企业来说,都缺少科学的规划和组织,导致各自当政,信息化建设步伐缓慢现象时有发生,最普遍的问题是低水平的搞重复性的建设。由于缺乏科学的规划和组织管理,会严重阻碍企业档案管理的主动性,因而很难实现企业档案管理的预定目的。

1.3 档案管理和其他信息管理衔接不利

目前我国大多企业档案管理信息化程度不高,管理体制出现障碍,主要是由于各个管理环节、以及各个生产环节相互之间联络的有效性低,并且同其他的信息管理衔接不利导致的。

1.4 档案管理复合型技术人才缺乏

档案管理信息化需要具有较强的技术性,但是目前我国大多数企业档案信息化建设水平较低,档案管理人员专业知识不强,信息技术知识掌握不硬,因而无法适应企业现代化信息管理要求。

1.5 对档案资源的运用只是局限在利用计算机管理的档次

尽管信息技术发展日益迅速,但是在我国企业中,档案信息管理的实战操作经常出现同文书处理以及生产实践脱节,结合不利,档案信息化管理水平低,其管理效率日趋低下,是企业档案管理信息化建设的固疾,期望实现文档一体化管理模式更是举步维艰。

2 企业档案管理信息化建设的今后设想

(一)建立完善统一而且高效的档案信息化管理网络。按照统一管理统一规划的原则,建立行业范围内的统一档案管理标准体系,具体包括档案管理框架、档案管理步骤流程、档案管理统一标准和规范、以及统一协调的信息化管理平台,构建行业机关各个职能部门和各个直属单位以及局属的各个二级单位和三级单位的统一的完善的档案信息化管理模式,并且构建出包括行业机关二级以及三级单位的数字化档案管理网站,满足下属各个单位的档案管理的专业化要求,并且保证馆室相互之间衔接有效。

(二)做好库藏纸质档案信息化的数字化管理。对库藏纸质版档案管理实施数字化是企业档案管理信息化的重点核心内容,实施数字化管理,其工程量是非常巨大的,资金雄厚的企业可以拿出专项资金,建立专项的档案数字化管理组织机构,专项负责数字化管理工作。对于资金不足的企业,可以本着重要资源优先的原则,尽量少购设备,对于极其重要的档案资源采取优先数字化管理,依次逐渐完善库藏档案的数字化处理,扩大其库藏数字化的规模。对于纸质版的实施数字化处理制作通常有两种方式:一种是用计算机进行人工录入,或者采取扫描仪进行扫描,经过字符识别软件进行识别,从而制作成文本;另一种通常将档案文档的每页当做一张图片,用扫描仪按页扫描并录入计算机制作成为图形文档,目前采用第二种方式的居多。但是这种方式对于科技文档来说有其弊病和不便,对于科技图样文件进行再设计带来不便,从而受到技术人员的质疑和反对。因此,在实施项目档案数字化时,负责数字化工作的主要负责人要及时和相关的项目责任人沟通达成共识,形成书面协议,通常采用两种方式相结合的的办法进行档案的数字化处理,既方便档案的信息管理和保护,也方便技术人员的在使用。

(三)有关档案信息数字化建设的一些成果,比如档案信息化的建设体系的标准规范以及相关的一些制度,可以作为完善数字档案馆以及传统档案管理理论的依据,并且在档案信息化建设中积累的经验,可以在各个单位档案信息化建设中彼此借鉴采纳。

(四)在档案管理数字化建设过程中还要考虑其安全性和经济性,病毒是计算机网络世界中很难应对的,令人头疼的大事,故此,我们要高度保证档案信息的安全有效,档案馆和图书馆的信息使用是有所区别的,,图书馆的信息是面对大众的,而档案信息的使用是有严格要求,需要严格控制的,故此对安全保密提出严格的要求,这就需要在制度管理以及技术支持等方面采取相关的措施,从而保证档案信息的安全性和保密性。

(五)企业在进行档案数字化处理加工中,需要根据企业自身的档案使用情况,合理规范数字化档案管理的范围。如果进行全范围的数字化档案管理,务必增大了人力、物力以及资金的投入,这样会给多数企业带来很大的困难。在档案数字化管理工作中,对于那些形成时间早的、影响力度大的、有典型特点的档案,还有那些利用价值大,使用频次多,保管期长的档案,要严格遵照先急后缓、重点突出的原则,需要及时编制档案数字化管理计划,按计划分步骤开展档案馆的数字化工作。

(六)档案管理软件的选择。在档案信息化工作中,购买和开发档案管理软件是一个非常重要的环节,要避免图快,图全、图省事的错误做法,避免浪费过多的人力和物力,却达不到预期的要求。需要遵循实用的原则,并且综合自身的资金情况、技术实力以及馆室的规模,来合理开发和购买档案管理软件。如果资金雄厚丰足,可以购买比较成熟的软件。在企业购买选择软件时,还要和自身的管理方式相适应,保证档案数字化管理方便科学,近几年来,出现诸多优秀的档案管理系统软件比如著名的有兰台、还有飞扬、以及珠海泰坦等等档案管理系统软件,这些诸多软件各具特色,各自的侧重点有所不同。利用档案管理软件的通用性,企业可以自行调整,一般要根据企业自身的管理模式,专业的特征以及工作流程合理调整,比如库结构修改功能、报表设计功能、字段增减功能、以及权限设置功能的设置等等,这些档案管理软件功能在开发商以及用户的共同努力下日趋完善。

6 结束语

在企业的日益发展中,要不断提高其信息化建设,特别是加大对档案信息化建设工作的重视,严格企业档案信息化管理体系,从而促进企业档案信息化管理水平的提高,为企业经济振兴提供有力支撑。

参考文献

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