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关于医院人事档案管理工作的思考

作者:韩婧 字数:2547  点击:

摘 要:本文主要探讨了医院人事档案管理工作,分析了人事档案管理工作在医院管理中的重要地位和作用;分析了当前人事档案管理工存在的问题,并在此基础上提出了对策和建议。

关键词:医院;人事档案

在医院的管理中,档案管理属于重要的组成部分,医院的档案作为国家医药卫生档案的重要组成部分,是医院工作和决策的重要参考和依据。另一方面,医院的卫生档案与其它普通档案还有所不同,因为医院的医疗档案还关系到病人的医疗信息等重要资源,对于医学统计分析、对于医疗诉讼等争端的处理,有着重要的参考作用。医院的档案不只是文字,还包括图表、声像等其它形式的载体的信息,不只是在医疗过程中,,还包括在科研过程中、医院管理过程中、人事管理、基建管理等方面的基础信息,这些资料都是医院的重要信息资产,对于医院的管理和经营有着不可或缺的作用,也是医院的现代化发展中不可忽视的一个重要领域。所以做好医院的档案管理工作就尤其重要。

医院的人事档案是所有档案管理中更加重要的一部分,医院的人事管理档案记录了医院的所有工作人员的基础信息、技能水平、品德方面,以及员工业绩和考核等基本信息,所以提高医院的人事档案的管理水平,对于发挥人事档案的作用,有着重要的作用。完善的人事档案管理,可以帮助医院尽早的选拔人才,更好地调配人员的需求,更好地开发医院的人力资本,从而发挥更大的作用。

1 在医院的人事管理中,主要存在以下问题

首先,医院的人事档案管理没有引起充分的重视。医院的主营业务是治病,所以普遍在后勤等方面的关注不够,所以从领导的层面对医院的人事档案管理工作没有引起足够的重视,导致医院的人事档案管理方面的投入不足,资源不够。人力、物力以及财务的支持不够,从而影响了人事档案管理工作的质量和水平。使得医院的人事档案管理还停留在基本的处理方面,仅局限于对档案的收集、保管等一些事务性的信息,这些人事档案信息并没有真正地为人力资源的开发和利用所服务,导致在新医改的过程中,人事档案的管理工作不能很好地为医院的建设做出贡献。另外,档案管理也很不规范,从医院的招聘环节起,很多的医务人员的入职的基础信息都不全,给后续的人事考核、人事审批等工作人员带来不便,使得人事管理工作缺乏必要的依据。主要是因为有些单位缺乏专业的档案管理人员,从而导致档案资料不能够被及时的入档,最终导致了档案资料的不完整。从档案材料收集的角度看,在收集的资料中,真正能够反映个人特点的材料较少,档案材料缺乏科学的定位描述。

领导的不足够重视,也导致人事档案管理人员的配备不足。从事档案管理的人员,多是将要退休的老同志,或者在其它岗位不能胜任的同志,导致医院人事档案管理人员的总体素质比较低,知识水平和专业技能不足,对专业的档案管理知识不了解,更对医学知识不了解,所能做的只是一些简单的档案收集和整理的工作,这些因素都对医院人事档案的质量管理工作造成不利的影响;在资源方面,对人事档案管理工作也没有给以足够的支持。导致人事档案的基础设施落后,尤其缺乏对现代电子信息技术方面的支持,大部分的人事档案管理工作是人手纯手工的完成,给人事档案的查阅、统计、分析带来困难,而且纸质的档案存储一方面会面临缺失的风险,另一方面也对空间提出了更高的要求。

2 提高医院人事档案管理工作质量的对策

首先要健全人事档案管理的制度和规范。没有制度和规范,医院的人事档案管理就没有制度可以依赖,制度是人事档案管理工作顺利展开的制度保障。所以要结合人事管理工作,根据本医院的情况,建立精细化、规范化的制度,具体包括人事档案的收集、整理制度、档案的保密制度,人事档案的分类归档制度等。只有健全了工作制度,在工作中才能做到有章可循。科学、规范地进行档案材料的收集、鉴别和归档工作: 档案管理人员在收集档案时,要严格对材料的质量进行控制,符合材料收集的要求和标准,以保证材料的真实性和可靠性。个人的档案材料中,要详细而全面地记录个人在不同时间段的经历,从而反映出真实的个人情况。在档案收集的过程中,既要保证档案内容的针对性,还要保证内容的全面性。同时,对岗位不同的人员,采用不同的档案管理模式。材料收集结束后,要进行反复筛选,祛除一些无价值的信息。一些涉及个人学历、奖惩、专业技术职称的资料要及时的归档。同时做到严格和规范的进行档案整理、标引、著录等工作,严格避免资料的堆叠、遗失,客观真实的保存个人的信息。

其次,加强档案管理人员的培训,提高档案管理人员的素质。档案管理不是大家简单理解的对基础信息的记录和汇总等,档案管理工作有更高的技术含量。而针对档案管理人员在这方面专业知识缺乏的现状,应当加强培训,更新其知识,完善其知识结构,不断地不断更新档案管理知识,从而改善医院档案管理人才结构,提高档案的开发利用水平,从本质上避免“重藏轻用”的现象。

强化档案管理硬件建设要实现档案管理的科学化,就要加大资金的投入,更新现代化设备,提高档案管理工作的效率。传统的的纸质档案虽然可以将档案标题等基本信息输人计算机进行保存,但是纸质档案本身占用的库存和归档的工作程序还是没有改变,随着医疗业务的快速发展产生了大量的档案,造成了库房拥挤,并增加了保存安全性差的隐患。随着科学技术的普及和推广,Hls系统的应用和电子档案的推广,推动了电子档案管理的发展。完善档案的信息系统,建立防盗监控设置和温湿度自动调控系统,使档案寿命得到延长,提高档案的完整性与安全性。

参考文献

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[2l王珍萍;代莲子;档案管理人员综合素质的培养[A];中国医院协会档案管理专业委员会第十九届学术会议论文集[C];2010年

[3] 王羽;电子档案是医院档案管理的方向[A];中国医院协会档案管理专业委员会第十九届学术会议论文集[C];2010年

[4 ]张卫,宋慧哂. 医院人事档案管理的现状浅析及对策[J]. 中外医学研究,2011,9( 20) :150.

[5] 吕晓霞. 新形式下医院人事档案管理的体会浅析[J]. 医药论坛杂志,2011,32( 15) :187.


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