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浅谈医院档案管理的现状与解决方略

作者:康庆利 字数:3099  点击:

摘 要:在医疗改革的进一步深化的前提下,医院必须结合自身的实际情况,掌握新形势下的特点,着重将医院档案管理做到更好。本文从医院档案管理的现状和如何加强医院档案管理工作两方面加以探讨,希望引起各方的广泛关注,进而促进医院档案管理水平的提高。医院处于一个新的历史节点,因此必须面临许多新的挑战,比如创造更加温馨、舒适的环境,进而提高服务的品质。本文以档案管理现状的全面窥视和对其进行分析并提出解决方略这两个方面着手,旨在提出一套行之有效、切实可行的改革方法以及方向,为医院档案管理工作的进一步发展奠定基础。

关键词:档案管理;管理现状;解决方略

档案管理工作作为医疗改革的重要领域,必定会受到特别的关注,医院也必将在此方面做出更多的努力以求取得更多的成果。医院档案不仅仅包含医院发展的过程中积累的数据和资料,还包含患者就医的诊断文字资料以及检查的结果资料等等。它是医院在其发展和临床的过程中逐渐积累的珍贵宝藏,对再次研究、检查具有重要的参考价值。鉴于此,医院档案管理的意义不言而喻,而做好这方面的工作对于提供更好的服务以及发展医疗教育科研有重要的意义和价值。在深刻理解当前的管理工作过程中存在的种种问题,对其进行深入的研究和分析,提炼出一套与之相适应的解决方略,唯有这样才能适应新时期档案管理的新要求。

1 新时期档案管理的意义及效用

(一)作为决策的有力参考信息。另外还能为医学进步和医院的效益提供宝贵的第一手资料,为医院实行适应于当今社会的管理方式建立坚实的基础。

(二)通过对这些档案中各项资料、数据的分析,合理科学地改变一些技术指标,从而为实行新的医疗技术、新的规章制度提供合理、精准的决断依据。

(三)在充分认识和了解设施、设备的运用状况及运行效果的基础之上,提炼出一套更为实际性、科学性的方案,发挥设施、设备最大的效益。考察设施的竣工全过程,更加科学地规划建筑、设施的保修、改建。

(四)能够提供第一手的宝贵资料,是医疗与临床科研实现深化发展的有力保障。

(五)通过长时间的档案资料记录、统计、处理、存档,得到兼有系统性与科学性的决断,为医院做出相应的决策提供参考性极强的依据,有利于档案管理服务性的体现。

2 档案管理的现状以及遇到的问题

(一)档案管理的意义及其效用未深入人心。由于许多档案管理人员依然带有过去陈旧、简单的思维,管理方式和管理思想都有严重的欠缺,使得工作的效果以及速率都不尽人意。许多档案管理人员未能更深的理解其外延和内涵,没有对工作的特点、目的以及涵盖的内容进行更深层次的探讨,更不谈理解档案的发展进程及其几个重要的特点。因此,当前还有很多医院仅将档案的建立、规整、鉴别、储存作为所有的工作。员工碰到新难题、新挑战往往胆怯,没有练就敏锐的洞察力,工作懒散、碌碌无为。在这样陈旧的思维、简单粗糙的工作方式下,档案管理事业始终在原地止步不前。

(二)档案管理混乱。当前,各个医院都是按照自己的情况随意地设置一些机构,可谓五花八门,缺少系统性的统一管理模式与制度。除病案外,其余档案都应归到医院综合档案室集中管理。[1]但是大部分医院仍旧沿用老一套的管理模式,管理存在漏洞并且极不规范。大致情况是各类档案没有按照统一的标准存放,综合档案室丧失了本质的作用和功能,成为简单的放置文本的档案室。虽然医院的发展过程中积累的档案分门别类的存放在不同科室或部门,但在医院升级改造、重建、搬迁以及部门、科室的调整中,部分档案难以预料的被损坏或遗失。这样混乱的档案管理情况对医院的发展产生了阻碍,并且对档案的分析利用也极为有害。

(三)与档案相关的一系列设备未与之完全匹配。一方面,因为与档案管理相关的配套设施不够完善,档案设备老旧失修,使得档案管理难以适应现代化医院管理的发展步伐。另一方面,随着科学技术的发展,计算机网络技术在医院管理中得到了广泛应用,电子文档应运而生。同时档案的工作人员未能接受相关的基础技术教育,难以适应和解决现代化、信息化的设备和遇到的技术问题,为档案管理科学化、信息化进程带来一定的负面影响。

(四)从事档案管理的人员综合素养存在问题。当前档案工作人员的专业素养、思想认识以及整体素质不完全相同,人员的配备没有经过合理规划。关键问题在于人员未合理、科学的进行分配,大部分医院仍旧使用业余化的档案管理模式。另外,档案管理人员不够固定,许多是从其他与之关联不大的职能部门调配而来,缺乏专业性,对档案管理的认识和具体工作知之甚少。而工作人员的素质直接影响了医院档案管理的质量,导致难以适应新形势下档案事业发展的需要。

3 针对档案管理现状的解决方略

(一)加强档案的新理念、新思想的管理。加强动态化的管理,提倡运用新的管理方式、方法进行有效、科学的管理。我们必须摈弃旧有的落后观点,在深入理解档案潜在价值与效益的基础之上,做出进一步的努力。化被动为主动,将原有的事后追查原因变成事前进行管理并积累文字档案资料,转变管理思想。大力鼓励创造性思维,将现代的信息技术运用到档案的录入、整理与分析的过程中去。实时的将网络上的文档资料进行归类存储,并建立数据安全的有效保障制度,使得电子文档和资料得到最大化的应用和管理。着力建设数字化、信息化、综合化的电子平台,提供全面、丰富的实时档案资料,在规定范围内实现档案资料的共享。

(二)档案管理统一化、科学化。通过行政与法律在档案管理的双重运用,使其的管理实现统一化,这是建立标准化工作制度的有效保障。唯有进行统一化的档案管理,才可以充分体现医院综合化、科学化的管理,提升工作效率和加强工作能力。把院内不同部门、各个介质的档案进行集中、统一地考评和管理,将档案管理纳入到医疗工作的评估之中,使其健康发展。

(三)加强档案基础设备建设。建设配备齐备设施、设备齐全的专用综合档案工作室与管理室。每隔一段时间,对档案陈列室进行彻底的通风以及其他安全隐患的排查,不遗余力的保证资料的完整性、准确性。在信息化已经逐渐普及并得到有效发展的今天,将信息技术引入档案管理将是科学化档案管理中的重要一环。熟练应用信息技术建立各类档案数据库,使医院档案、资料、情报实现一体化管理。[2]

(四)提高档案管理人员的素质与专业水平。综合档案室的作用不应仅局限于单纯的保管档案,还有更多更重要的,比如为医院编写研究相应的档案资料,,从另一个更为高远的角度为医院的发展服务。为了使档案事业的存在核心与方向得到有效的保障,应不断加强人才的培养力度。积极开展计算机网络技术、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面的培训和学习活动。[3]另外,还可甄选一些优秀、努力的人员学习其他医院优秀的档案管理经验和方法。通过将其他领域档案工作的相关经验和方法加以借鉴和运用,提升档案管理人员的素质与专业水平

4 结论

档案的科学管理应成为医院日常工作的一部分,档案工作要成为加快医院管理、加快改革步伐的纽带。要进一步的提升医院的各项服务水平和综合实力,在领导层给予充分的帮助与关注基础之上,还与档案人员的勤奋刻苦与勇于奋斗的执着追求分不开。深入理解档案工作在医院现代化建设中的重要地位,明确其职能,让档案为医院的发展更好的提供参考性的依据和建设性的建议。

参考文献

[1]刘银茂. 浅谈新时期医院档案管理的现状与对策[J]. 兰台世界,2013,5:112-113.

[2]曾桃. 医院档案管理工作探析[J]. 黑龙江档案,2014,03:53-54.

[3]苏雪萍. 谈基层公立医院档案现代化管理[J]. 兰台世界,2013,3:132.


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