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家庭档案管理

作者:马勤 字数:2476  点击:

摘 要:家庭档案是一个家庭中的各个成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、照片、证件、音像、凭证等各种形式的历史资料。随着时间的迁移,将越来越体现出其价值。本文就家庭档案的归档意义、收集范围、整理保管、数字化等问题进行了讨论。

关键词:家庭档案;归档意义;收集范围;整理保管;数字化

家庭档案是一个家庭中的各个成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、照片、证件、音像、凭证等各种形式的历史资料。其内容丰富、形式多元、分类自由、收集广泛。家庭档案承载着家庭的历史,反映了社会的发展,是现代社会家庭文明的重要体现。

1 家庭档案的归档意义

家庭档案是家庭活动和家庭历史事件客观、真实的反映,是家庭历史发展的史料和证明。建立家庭档案是家庭管理的需要,也是建设家庭文化的需要,对促进家庭和社会和谐发展具有重要意义。

家庭档案的内容比较琐碎,收集范围广,各类档案资料通常分散放在家里的各个角落,若不进行规范的整理,既不便于家庭档案的查找利用,更体现不出它们的价值。建立家庭档案应以方便查找利用和安全保存为目的。建立家庭档案,对家庭档案进行分类整理,合理保管,可以使家庭生活更为科学有序,为家庭生活中的工作、投资、消费、健康等各个领域提供参考和资料,有利于家庭成员的成长、发展和进步,是家庭日常管理的得力助手。

2 家庭档案的收集范围

根据家庭情况和家庭成员兴趣爱好及价值取向的不同,家庭档案的收集范围也不尽相同。对一些人没价值的材料在另一些人眼中就具有收藏价值。

家庭档案如何分类,是家庭档案整理的一个重要环节。科学的分类,不仅能提高家庭档案整理的质量,而且还能使家庭档案管理变得有条不紊,有律可循。一般来说,普通家庭的家庭档案可能包含如下资料:

1.证件档案:包括家庭成员的身份证、户口簿、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、职称资格证书、聘书、借书证、技术资格等级证书等;

2.财产档案:包括家庭收支的账目、各类有价证券、存折、保险凭据、房产证、土地证、水电费支出记录、借据、合同契约、贵重物品及其发票等;

3.健康档案:包括家庭成员的体检表、健康检查单、医保本献血证、病历本、医院处方、诊断书、住院记录、医疗保健卡、各类化验单和检查报告、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录等;

4.履历档案:包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁等各种重要日期,家庭成员获得的各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖品及表彰文件(复印件)等;

5.作品档案:包括家庭成员个人特长爱好的作品,如发表或得奖的书法、绘画作品,在报纸、期刊、杂志上发表的文章、出版的专著等,也可包括家庭成员爱好的收藏,如名家字画、古董、邮品等。

6.音像档案:包括家庭成员各个时期的照片和影像资料,及在重大活动如寿庆、结婚、旅游、聚会等活动中形成的照片、录像带、录音带、光盘等资料;

7.社交档案:包括亲朋好友、同学老师、同事的联系方式(包括电话、住址等),来往的信件、贺卡等。

3 家庭档案的整理保管

家庭档案的整理是把相对零乱的家庭档案材料,经过分类整理后变得系统化,以便于日常保管和利用。

家庭档案在整理过程中可根据家庭的实际情况,将档案资料分类后,按照档案产生的时间、或者按照档案的重要程度排列顺序,整理后形成若干个保管单位。其中的纸质部分可以按序折叠好,排列整齐。照片档案可以相册的方式进行保管,有些也可以刻成光盘或扫描成数字文件存放。对整理好的家庭档案需进行编号、排序、登记目录,并装盒(袋),让每种档案均处于有序状态,便于查找和利用。一般来说,家庭档案的装具有档案袋、档案盒、相册等,也可以就地取材,用家庭生活中积攒的礼品盒、鞋盒等。家庭档案应大方整洁,便于收纳和取用。

家庭档案在保管时需选择适当的地方存放,最好是能按序号集中摆放在专门的柜子里,涉及家庭保密和隐私的重要文件可以单独存放(如放到保险箱里面),每次使用过后要放回原处。同时要注意家庭档案的防火、防盗、防霉、防潮、防消磁、防虫、防光、防尘、防鼠等工作,做到妥善保管。

值得注意的是,家庭档案也需要确定保管的期限。一般来说家庭档案可以根据自己的需要分成“短期”、“定期”、“长期”、“永久”等期限进行保管。大部分的家庭档案如证书、照片、作品、收藏品等都可以长期或永久保管,但其中有一部分也可以根据家庭的实际情况和需要,定期作处理或销毁。尤其是一些发票类的档案,如购物发票、家电发票等,这些发票可保存至所购物品过期或被自然淘汰或处理为止。

4 家庭档案的数字化

1.可以将家庭档案编目后存入计算机,并建立一个家庭档案清单,以便随时进行检索。

2.对于一些非常重要的家庭档案资料,可以转化为数据文件以进行备份加以保存,以防遗失或被盗。

3.随着社会现代化程度的不断提高和计算机和互联网技术的普及和应用,可以将很多家庭档案用数字化的方式进行管理。而扫描仪、数码相机等设备的不断普及正为家庭档案数字化提供了可能。将家庭成员的轶事、相片、录像等资料通过扫描仪、数码相机等设备转化为数据,通过互联网传输并存储到互联网站庞大可靠的档案存储库中,可以使这一部分家庭档案的保存和读取更为方便快捷。家人即使相隔千里,也能通过互联网及时得到彼此的讯息。利用互联网的优势与资源,建立家庭数字化档案并给予管理,为家庭档案的管理提供了无限的想象空间。

家庭档案反映出每个家庭的生活面貌,折射出社会和时代的变迁,既承载着家庭的历史,也体现出社会的进步,能促进家庭及社会的和谐发展,是家庭和社会共同的财富。对家庭档案进行科学分类、规范管理,一定会使我们的生活更加充实,会使我们的家庭受益无穷。随着时间的迁移,,家庭档案作为留给子孙后代的精神财富,将越来越体现出它在记录时代变迁、家庭发展方面的价值。


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