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加强档案管理制度体系建设的探讨

作者:李士旺 字数:3009  点击:

摘 要:档案事业是我国社会生活中一个重要的子系统,它为社会的可持续发展提供档案信息保障。档案事业的可持续发展需要有科学合理的档案事业管理体制作为制度支撑。本文主要阐述了加强档案管理制度体系建设的背景,阐述了如何加强制度体系建设。

关键词:档案事业管理体制; 机构改革; 体制改革

在长期的发展中从事各种活动形成并积累了大量的档案,如何能够按照一定的原则和要求,建立完善档案管理制度,科学正确的管理的档案,并且积极地开发档案信息资源,为长远发展服务是相当重要的组成部分。但是,通过广大档案工作者多年的理论探讨,单从档案工作的自身要求看,档案产生的主体、服务对象、工作的环境不断发生变化,档案管理理念、技术手段、队伍素质必然随之发生深刻变化,这就要求适应新环境的变化,与时俱进地建立起统一的、规范的档案管理制度体系。

1 加强档案管理制度体系建设的背景

“制度”是规范人们办事程序和行为方式的规则,“体系”是制度相互监督、相互制约、相互补充的“集合”,是整体性、协调性、科学性与合理性的统一。加强制度体系建设是各项管理工作永恒的主题,“没有规矩不成方圆”,档案管理也不例外。

我们都知道,档案是在生产经营等活动中形成的有保存价值的历史纪录,不但是对过去和现在的业务活动、机构调整等行为的记录,更是对未来的改革发展、经营决策等重大行为的决策依据以及维护合法权益的历史凭证,是的宝贵财富。因此,加强档案管理,建立完善档案管理制度体系,管理利用好档案,对的生存和发展起着非常重要的作用。

然而,目前档案管理工作制度体系建设中存在诸多问题需要我们认真进行反思,如:制度的确立仅以档案工作的自身业务需要为导向制定,并没有充分考虑到与这些制度相关的利益主体的需要,总是习惯于“为加强本单位的档案管理,提高本单位的档案工作质量,制订本规范”、“为加强本的档案保管和管理工作,特制订本规定”等等,来说明档案工作制度的建设目的或目标,缺乏与时俱进、为社会服务的理念;有的档案工作制度的制定没有充分征求和吸纳来自利益相关者的意见和合理化建议。显然,以这种理念确立的制度难以满足工作需求和社会需求,缺乏制度应有的约束力、广泛的影响力和科学的执行力,严重影响和制约了制度的贯彻落实,大大降低和弱化了制度的实施效力。

2 加强制度体系建设

建立档案管理制度体系不能“一概而论”, 也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆,这是一个需要长期规划、逐步推进的系统工程。我们应该看到,在 “向管理要效益” 的大环境下,档案工作的存在与否,已不再取决于上级部门的行政指令和要求,而是取决于档案工作是否能在制度中发挥积极的作用。因此,建立与制度融合为有机整体的档案管理制度体系,在“管理创新、模式创新”的发展规划中加强制度体系建设,应当是档案工作求生存、求发展的必然途径。如何加强制度体系建设呢?笔者认为:

第一,从开发“管理层”入手。档案是在生产经营活动中产生的,是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据,也是重要的无形资产。目前,就本集团公司来看仍有不少下属的公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用,没有把档案管理建设工作提到管理的议事日程,这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够,因此,首先必须提高负责人的档案管理意识,才能提高的档案管理意识,在全公司树立档案是资产、具有实用效益的观念。

第二,从管理“规范化”切入。提高档案工作管理规范化水平,“10号令”为档案管理工作提供了法律依据。要据此建立完善适宜的档案管理工作规范,规范中特别要注重档案资料的收集工作,“巧妇难为无米之炊”,收集是档案是规范管理的关键环节,档案资源收集不上来就谈不上管理。对于档案的收集工作,要在制度体系上给予保障,切实将档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。

第三,从增强“适用性”着眼。并不是说所有类型的都要构建模式相同的体系,,而是应从实际出发,不拘一格,与时俱进,建立和完善适合自身发展的档案管理机制。笔者认为,一些小型只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型建立档案管理机制,关键是要保证档案收集及时完整、保管得当、利用有效,档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时代发展,是否符合发展需要,是否有利于档案管理的可持续发展。

第四,从提高“利用率”发力。提高档案资源的利用率是档案管理是否引起管理层、员工重视的“生命线”。目前,仍有一些对档案管理没有引起足够的重视,没有建立系统的档案管理机制,档案分散保管在各个具体经办的职能部门,如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部,而这些部门之间又互相封闭,导致的档案管理不能做到完整、准确、系统的收集,档案资源容易流失,不仅不利于档案的永久保存,还会给档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高,认为档案可有可无,“书到用时方恨少”,档案管理亦如此,只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”,档案资源一定会有“用武之地”。

第五,从优化“档案员”队伍抓起。档案管理人员是落实档案管理制度体系的最直接的执行者,贯穿于收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用等各种活动中,如果不精通档案专业知识,就会影响档案业务活动的准确性、有效性,档案管理的质量和水平也就无从说起。因此,要求档案管理人员必须与时俱进,掌握新技术、吸收新信息和新知识,做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”,看到新工程、新项目,听到新活动、新举措,接触到与生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验、及时收集,养成雷厉风行的作风,对发生的档案信息源抓紧处理,不讲代价,并按照一定的属性分门别类整理,以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富,方便各职能部门的查阅,为管理层决策提供更加广阔的视野和更深层次的档案信息资源,这样才称得上是合格的档案员。正如加拿大著名档案学家特里·库克所言,档案管理人员要“停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者”,这样才能“重新坐回上帝的身边”,体验“为上帝服务”的快乐,做档案管理工作的忠实实践者。

3 档案管理工作要更新观念

综上所述,我们不难看出,档案管理制度体系是一种多元、灵活、高效的统一体,主要由档案规范标准、档案行政管理规章制度和各职能部门档案管理岗位职责组成,其中档案规范标准是整个体系的核心,档案行政管理规章制度是落实档案规范标准的组织保障,职能部门档案管理岗位职责是落实“档案规范标准”、“档案行政管理规章制度”的具体体现。无数的案例证明,完善的档案管理制度体系能减少的管理成本,为创造管理效益。随着市场竞争的日益激烈,发展的速度和脚步不断的加快,作为记录发展轨迹的档案管理工作也要更新观念,档案管理制度体系更要与时俱进,在市场竞争、发展中切实加强档案管理制度体系建设,才能不断提高档案管理水平,使档案管理工作真正服务于发展的需求。

参考文献

[1]荀巨虹.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策浅析[J]. 中国集体经济. 2011(24)

[2]刘丽清.论做好企业档案管理的重要性[J]. 山西档案. 2011(S1)

[3]尚文宇.企业档案管理中存在的问题与对策[J]. 现代经济信息. 2013(11)


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