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对当前电力企业项目工程档案管理现状分析

作者:贺芸 朱艳 字数:3571  点击:

摘 要:随着国民经济发展和对电力需求的增加,电网建设不断发展状大,项目工程档案也大量产生。电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映,,是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分,日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。目前电力企业项目档案管理中存在着收集、分类和编目等方面的问题,本文通过现状分析,并针对所提问题提出了对策建议,希望对提高工程项目档案的管理起到作用。

关键词:电力企业;档案收集;工程档案;档案管理

电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映,是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分,日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。因此,还应该有必要重申档案工作中一项最基础的工作---档案收集。档案收集如同档案工作这座大厦的基石,要做到档案收集的全面性和完整性,应落实“五抓”:抓档案人员素质、抓档案管理制度、抓“三同步”、 抓工程现场、抓规范电子文件。

1 目前电力企业项目工程档案管理现状分析

1.1 前期资料收集困难

基建项目大量增加的同时,不少基建工程项目存在抢建赶工现象,项目建设前期管理中工程规划许可、工程施工许可手续未按要求办理,以致相关的证件如土地证、房产证、建设规划许可证、施工许可证、红线图、政策处理、征地拆迁等文件材料缺少,给档案的收集增加了相当大的难度。

1.2 施工过程中的档案资料收集的及时性、完整性不乐观

主要表现在一是招投标文件由于是上级统一打捆招标,本单位没有相应的原件及相关的证明材料;二是对于国网公司统一实施的厂家监造工作,缺少相关的监造资料;三是由于目前施工外协队伍多,施工过程的记录欠规范;四是设备的出厂资料三证(说明书、试验报告、合格证)不齐等。

1.3 项目建设时间长,档案移交不及时

近几年随着一批批建设项目的上马,基本建设任务非常繁重,建设单位在工程实践中积累和形成了浩大的工程项目技术资料 ,但由于施工企业单位基地分散、点多面广,施工战线长,给档案的收集、整理增加了困难。如我局的110千伏赤松变、五峰变、广福变工程,由于线路政策处理问题工程完工后迟迟无法投产,工程的验收工作与施工的完成时间间隔几年,使这些项目的施工档案无法及时移交,项目档案的收集需要很大的时间。

1.4 电子文件归档收集困难

目前我局电子文件归档的内容仅为电气二次竣工图及电气试验报告,而对于施工记录、施工方案等由于涉及施工单位的保密性及其它原因无法电子归档。

2 针对上述存在的一些问题做出相应的管理对策

2.1 提高档案人员的素质,保证档案资料收集的完整性

随着电网的发展,建设项目档案管理的开展和积累,档案人员的业务水平有了一定的提高,但电网建设的同业对标、国网创优工程、创钱江杯工程及基建移交生产达标等工作的开展,意味着建设项目档案工作的领域拓宽 ,档案服务的范围扩大,档案工作的手段更加现代化,对档案人员的文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战。为适应新的形势 ,档案人员自觉学习、理解项目建设档案相关的政策、规定及相关的业务知识,积极参加省电力公司及上级部门举办的项目建设培训班,提高自身的业务素质。

针对项目建设工程中外包工程较多,施工单位及相应的档案人员变动频繁,业务水平较差的具体情况,局档案室运用请进来,走出去等方式,与参建单位、施工单位技术人员和档案人员之间横向开展交流学习及指导,如利用安监处主办的对本局所有的外包施工队伍取证培训班的机会,对外包施工队的项目经理、技术员、安全员、资料员学习贯彻传达《国家重大建设项目档案验收办法》、《浙江省电网建设项目竣工档案编制及整理规范》,讲解电力建设工程项目中形成的文件材料的归档内容及归档要求;另外组织外包单位的资料员到局档案室进行实地的操作培训,提供归档准确齐全的项目工程档案为参考资料,指导计算机中对工程全引目录、案卷目录、卷内目录的输入要求的字段内容及要求规范等,提高施工单位档案员的业务水平。

2.2 建立档案管理制度,档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求。为使档案工作有序进行,我局08年对档案管理标准重新进行了制(修)订,对项目建设中文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、 交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明, 在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

2.3 加大档案普法教育、树立全员档案意识

档案工作是一项综合性的基础工作,需要全员职工的参与和支持。一直来,我局十分重视档案管理,日常中常通过局各类生产计划、基建计划平衡会、工程投产验收等会议宣传贯彻档案工作的意义和作用,加大档案宣传力度,提高全员档案意识,利用由各基层单位、处室、及各班组组成的强大的档案网络体系中的档案兼职人员,从各个渠道收集全面完整的档案资料。

2.4 抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“ 三同步”

随着电力事业的飞速发展,输变电设备的容量也不断增加。由于参建单位多、 建设工期长 ,形成的工程档案数量大、内容庞杂,单项工程完工时间也有早有迟 ,客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。为此,加大对工程档案的管理力度 ,狠抓工程档案管理“三同步”(即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行)。档案人员 “提前介入,中间指导,竣工验收,严格把关”,实行建设项目档案的跟踪管理

提前介入--档案人员在建设项目开工前,将对档案资料需要收集、整理、移交要求通知施工、设计、监理等单位,作为施工过程中收集及整理的依据,做到有据可依、有章可循,收集的档案资料更加规范完整;中间指导--档案人员坚持参加生产、基建工作会议,及时了解建设项目工程的进展情况,坚持参加工程设备开箱及工程协调会议,与施工单位密切协作,及时了解和解决施工过程中遇到的问题,如竣工档案的收集范围、编制的规范、装订要求、档案号的衔接、移交时间等进行具体的协调、监督和指导;竣工验收--档案人员坚持参加建设项目工程的竣工验收,严格按照相关的标准要求检查档案资料,及时提出存在的问题并督促整改,严把档案材料形成的质量关,提高了归档档案材料的正确性和完整性;严格把关--档案人员严格把好建设项目工程档案资料的收集、整理、组卷、归档关,使之归档后的建设项目工程的档案级卷合理,案卷封面填写规范,题名简明准确,符合档案管理的相关标准。

2.5 规范电子文件归档

电子文件的大量产生和应用,使得档案快速向数字化方面发展和积累。数字化技术的应用和普及,推动了档案室的数字化建设,为档案信息管理注入了新的活力, 对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来,所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中,要求施工单位在纸质文件归档的同时,相应电子文件同时归档。电子文档的规范化提高了档案信息的实效性和检索的便捷性, 实现了在企业各部门之间实现资源共享,也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

2.6 提供建设项目工程档案信息服务

围绕建设项目工程的开展,充分利用现用的档案资源,汇编了相应的档案资料提供服务,如电气竣工图、建设项目工程简介,案卷目录、全引目录等检索,采用网上借阅,电话查询检索各种形式主动提供档案信息服务,充分发挥为电网的安全生产服务的作用。

一份真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映,是一项可以利用的宝贵资源,而工程档案的收集工作是一项基础性的工作,必须扎扎实实地从一点一滴做起,以求真务实的工作作风,与档案管理的其它方面一起与时俱进,有效地控制这项工作,从而更好地利用这项资源。

参考文献

[1]陈春丽.做好电力建设项目档案管理[J].华北电业,2005,(05).

[2]唐丽萍.电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J].电力勘测设计,2007,(03).

[3]曹南,刘晓丽,高伟华.工程建设项目总承包档案管理模式概述[J].山东电力高等专科学校学报,2007,(02).


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