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医药企业债权档案管理探索实践

作者:彭丹林 字数:3711  点击:

摘 要:企业经营管理过程中档案意识薄弱,造成涉及债权的档案准确率、完整率、查全率达不到100%。在债权风险或债权纠纷产生时,债权依据查不到,查不齐,或债权依据生效要件不完善等原因,为企业造成经济损失的事件时有发生。为避免这种因管理不到位造成的经济损失,企业有必要加强债权档案的管理,提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、归档保管环节的齐全率和查全率,使企业在风控管理工作中不至于因债权证据缺失而处于被动地位,造成经济损失。

关键词:医药企业;债权档案;实践探索

债权档案的范围有广义和狭义之分。广义上讲,凡反映企业应从他方获得某种权利(货币、一种行为、一种物或者智力成果)的依据性文件材料(合同、票据、证书等)都是债权档案。狭义上讲债权档案主要是指企业产品销售过程中形成的应收帐款债权依据。债权档案能够在产生所有者权益纠纷时作为法定证据,证明债权方应获得的金钱或非金钱的权利。本文侧重于探讨药品生产、经营企业因签订产品销售合同,产生应收帐款所形成的狭义债权档案。主要包括:销售客户目录及信用信息资料、产品销售合同、送货签收单据、应收帐款对帐单、销售管理台帐、送货管理台帐,产品销售财务总帐、应收帐款明细帐及附件票据等与债权直接相关的文件材料。

1 药品生产经营企业债权档案的特点

1.1 应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体

以药品生产、销售为主的工业企业,其产品的直销对象主要是各级医院,医药商品经营企业(各级医药批发公司)、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主,现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%,成为公司债权构成的主要部分。因此,应收帐款债权档案是公司债权档案的主体,显得尤其重要。

1.2 债权档案数量很大,分布范围广

药品生产企业往往品种、品规较多;营销对象多,且分布在全国各地;物流配送是在信用限额内按需配送,形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大,分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位,在传递过程中极易造成遗失。

2 药品生产经营企业债权档案的存在问题

2.1 债权档案在形成部门分散排列归档,需要提供利用时查全率达不到100%

1.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中,会计做帐时,应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联,随帐务生成时间,分散装订成册,不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列,其中还缺少销售合同及其他相关债权依据材料。因此,在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力,查找不齐全。

2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。

产品销售合同,销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门,在排列整理上缺少科学、规范,不利于查找,也造成债权清理时利用困难。

2.2 债权档案生效要件不完善,准确率达不到100%

1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象;

2.送货单据签章生效要件不全主要表现为:

(1)送货单填写不详,如送货汇总单填写送货件数、合计金额,无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息,造成送货单无效。

(2)收货人签字与预留收货人签字不符。

3 加强债权档案收集、归档管理的实践探索

鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题,企业有必要加强债权档案的管理,提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位,造成经济损失。

3.1 制定债权档案专项管理制度,建立债权档案形成、收集、归档管理网络,明确债权档案形成的关键环节的收集、移交归档职责

1.债权监控中心为债权管理的主管部门,负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训,并监督、检查、考核执行情况。

(1)集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门,负责制定债权及债权档案管理制度,并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位(部门),负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。

(2)债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源,不允许任何个人或团体私自占用公司客户资源。发生业务往来的客户,统一实行申报审批制,经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以正式文件下发,未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料,客户信息系统根据客户情况的变化(新增、名称、地址、开票资料等信息变更)及时更新,动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资料一同视为债权档案归档保管。

2.各公司销售财务部负责应收帐款的对帐管理,强化对帐管理的及时性,确保债权的准确性。

(1)企业授信额度实行时间授信和总额授信的双控原则。销售财务监控授信债权总额及其存在时间,将授信总额控制在上年销售额的15%-30%以内。

(2)严格执行财务对帐制度,每年对帐率要求达到100%。余额不平,找出不平的原因并加以说明和处理。形成的对帐余额调节表及情况说明要求加盖财务专用章作为债权依据,移交债权中心与合同、送货单一同归档。

3.销售合同管理部负责销售合同设计、用印、发出、回收审核。

(1)规范产品销售合同文本的设计。

销售合同文本统一规范设计,并详细说明填写要求,填写示范样本。对签订合同的业务代表、发货人等相关人员进行统一培训。

(2)规范合同填写、签字、盖章等法律生效要件。

首先,要求信用客户提供产品销售合同签订人、合同专用章、财务专用章等合法字模、印模及授权委托书作为预留信用依据。

其次,签订产品销售合同时,要求签字盖章手续必须齐全,并与预留字模、印模相符。

当合同变更时,在“其它约定事项栏”注明变更情况并由双方签字确认。合同作废时,商务代表到经销商单位收回原合同并注明“作废”或“无效”等字样返还合同管理部。通过规范设计、填写、审核、纠错等办法,强化签定合同的准确性。

4.物流配送管理环节负责送货单制发、回收、审核,并移交一份给合同管理部门与相应的合同附在一起归档。

(1)物流部门必须严格执行发货制度,收集配送对象的预留字模、印模。货品送达后必须要求收货人签字盖章,并与预留字模、印模一致。

(2)每次送货、退货单证齐全,送货单上标注销售合同和送货明细单、发票编号,几种债权依据相互映证,以确保债权档案的准确性。

实践操作中常会出现:授信客户收货印模、字模、托运公司授权依据收集不全;送货单无签章;多品种送货时,只有汇总送货单签章,未标注送货明细单编号,建立生效关联信息。因此,送货单据生效回收时应按以上要求严格复核,确保送货单签发的准备性。

3.2 销售合同及送货单的制发、回收、移交等严格执行登记管理制度,保证债权档案收集完整、齐全

所谓完整就是要求已签订生效的合同和相应的送货单据收齐、配套;齐全就是要求与某客户签订的全部合同、送货单、对帐单收齐配套。只有通过严格登记、追踪管理制度来实现债权档案的收集完整、齐全。

(1)销售合同发出和执行登记台帐,按分销公司及所销产品登记。每月清理已履行和未能履行的合同,进行分析,发现问题及时沟通处理。

(2)严格执行送货登记管理台帐。送货台帐要有送货单发出、回收情况记录。将签收手续完备的送货单财务联移交销售财务会计记帐,第一联移交合同部作为债权档案附在相应的销售合同后,第三联自存作为送货台帐记帐依据。

(3)销售合同及送货单签发后,必须限期返回,丢失一份要登报公示并从重处罚责任人。

通过对债权档案传递过程的跟踪,确保债权档案收集、及时、完整、齐全。

3.3 科学排列,规范整理债权档案

1.科学排列,提高查准率。

排列整理:销售合同按产品、销售区域(省)、经销商(购货单位)、时间等要素进行排列。年度内将同一经销商的每一份销售合同附上送货单、按时间先后排列,再附上年度对帐余额调节表。

规范装订:合同、送货单等应归档债权凭据排列顺序确定后,制作卷内目录及备考表,装订成册。

3.4 归口管理,提高债权档案利用查全率

所有债权档案由形成部门分片区、经销商排列,装订成册后,编制移交清册,每年移交债权中心审核,归口集中保管、利用。确无债权纠纷后再移交档案部门保存10年。当债权法律纠纷产生时能快速提供债权依据,确保企业债权万无一失。

参考文献

[1]国家档案局,企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[R]. 国家档案局第10号令.

[2]国家档案局,国家经济体制改革委员会,,国家经济贸易委员会,国家国有资产管理局.国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法[R].档发字[1998]6号..

[3]张妤.外国档案鉴定理论发展研究[J].兰台世界,2011(2下期).


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