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关于加强企业人事档案管理工作的思考

作者:杜婷 字数:3099  点击:

摘 要:基于企业发展及提升其人力资源管理水平的需要,通过对企业人事档案管理现状分析,从意识、制度、人员等方面探讨加强企业人事档案管理工作、有效利用人事档案的可行措施。

关键词:企业人事档案;管理;人事档案利用

企业人事档案是企业生产、管理过程中形成的员工反映和记录员工人生轨迹的材料,是记载员工个人教育背景、工作经历、政治面貌、品德作风等信息的文件材料或电子介质,在企业调配、选拔、任用和考核员工过程中起着依据、参考和凭证的作用。然而,随着现代社会经济发展和技术变革,人事档案管理现状不容乐观,已不能满足企业发展的需要。如果提高人事档案管理水平已成为企业人力资源管理工作中不能忽视的问题。

1 企业人事档案管理现状分析

1.1 重视不足

长期以来,,人事档案只存在于国家政府机关、事业单位和国有企业之中,在一般企业中多流于形式。人事档案管理作为企业的非生产性行为,很容易使企业管理者进入一个误区:人事档案并不能为企业提供产出,而且耗费人力、物力、财力,只要可以保障人员调配的基本运转即可。从而,企业就不可避免的忽视了人事档案管理工作。另外,未能有效利用人事档案信息支持企业管理和生产工作,不能发挥其应有作用也是造成企业忽视人事档案管理工作的重要原因之一。

1.2 材料收集片面

企业各种行为的根本目的是盈利,基于成本控制等因素考虑,企业往往只收集与其管理和生产行为有直接关系的人事档案信息,这是导致企业人事档案材料收集片面的主要原因。缺乏有效的收集管理制度是企业材料收集片面的制度原因。相对于西方企业,我国企业人事档案管理方式多沿袭旧的档案管理模式,没有完善的、系统的人事档案收集管理制度,而且现有制度也没有得到有效地执行。人事档案收集管理制度的缺失,导致材料收集过程中容易出现权责不清、主观片面、被动和不及时等情况。例如,人事档案材料收集归属部门或人员变动,先后收集的人事档案材料可能参差不齐,缺乏全面性、系统性、一贯性。

1.3 内容有失实质作用

目前,企业人事档案很难客观反映员工全面信息:一方面,企业对员工的评价和鉴定材料内容简单空泛、形式单一,侧重于政治表现又套话、虚话多,很难起到参考和依据的作用。另一方面,因学历、经历等信息造假导致人事档案信息失真现象屡禁不绝,人事档案管理人员又缺乏行之有效的方法鉴别信息真真伪。信息失真以致企业无法正确评价员工。基于上述两方面原因,人事档案内容无法有效的在企业调配、选拔、任用和考核员工过程中起依据、参考和凭证的作用,有失其实质作用。

1.4 利用不足

“保存档案的最终目的是利用,档案如果没有被利用,那么也就没有价值”。在企业中,人事档案管理多注重保管而不是开发利用,并没有起到档案服务的作用:一方面,人事档案材料收集、整理后束之高阁,乏人问津;另一方面,企业调配、选拔、任用、考核员工需要详实的参考资料,却常常面临无信息可依的尴尬。另外,企业对人事档案的利用多局限于员工的身份、学历、工龄等信息,如人事证明,而不是为企业开展干部储备、培养开发等提供信息支持。

1.5 信息化程度低

随着计算机、网络技术的发展,信息化已成为现代社会发展的主流,现代人事档案工作的发展也要求人事档案管理工作必须信息化。将计算机技术应用于人事档案管理工作已成为现代企业管理的发展潮流。当前企业人事档案信息的载体绝大部分还是采用纸质材料,仅有小部分采用光盘、移动硬盘等。同时,记录于纸质材料上的内容很少录入计算机,或简单录入,并没有采用现代人事管理软件对信息进行归集、整理、分析,因而不能实现信息的资源共享和高效利用。

2 加强企业人事档案管理的措施

2.1 转变意识,提高对人事档案管理工作的重视程度

人事档案管理工作并不直接作用于企业产出,而是通过有效的利用对企业的发展提供支持。因此,只有使企业认识到人事档案管理工作的这种潜在作用,才会增强对人事管理工作的重视。企业可以采用人事档案知识普及、作用宣贯等方式,转变企业管理人员和员工对人事档案管理工作的认识,尤其是增强企业高层管理人员对人事档案管理工作的支持,真正做到把人事档案管理工作作为企业管理中的一个重要环节来实施。

2.2 完善人事档案管理制度,增强人事档案管理工作的规范性

企业人事档案管理制度是建立首先必须适应现代社会经济的发展和国家人事制度改革的要求,其次应该服务于企业发展目标。企业人事档案管理制度是对企业人事档案收集、审核、归档、利用等工作的规范,它使人事档案管理工作有制度可依、依制度以奖惩。此外,在实现人事档案全面性、现实性、真实性、动态性、机密性的同时,坚持以人为本的理念,建立人事档案定期检查、考核制度,并将人事档案管理纳入企业绩效考核工作中,促进人事档案管理人员自主提高工作的规范性。

2.3 确保内容真实,强化人事档案的实用性

内容真实是人事档案发生积极作用的基础。企业应在原有人事档案基础上核查现有信息,去假存真、补齐缺失并定期动态更新档案信息。此外,在企业人事档案管理工作中应尽量避免内容雷同、形式单一,体现员工的个性。其中,尤为重要的是全面、客观的对员工的能力、业绩进行评价,从而为企业调配、选拔、任用和考核员工提供信息支持。

2.4 重视人事档案信息化,提高人事档案利用率

实现人事档案信息化是企业对人事档案信息需求日渐增强的客观需求,这就要求提高人事档案管理工作效率,保障人事档案信息的时效性、准确性、完整性。人事档案信息化是通过现代计算机和网络技术,实现档案信息的数字化和管理过程的网络化,利用人事档案管理软件对人事档案信息进行整理、分析、共享和存储等。实现人事档案信息化,需要企业做到以下几点:

企业,尤其是企业高层管理人员对人事档案信息化的支持。人事档案信息化是一项系统性的复杂工作,需要一定的人员、资金和设备。只有得到企业尤其是企业高层管理人员的支持,促使企业全体达成共识,才能确保各项工作有序开,实现人事档案信息化。

提高档案管理人员专业素质。与传统人事档案管理工作不同,人事档案信息化对人事档案管理人员的专业知识具有更高的要求。在具备基本的档案管理知识之外,实现人事档案信息化还要求人事档案管理人员具备计算机和网络操作知识、软件应用知识和数据分析知识。但另一方面,人事档案信息化相对纸质档案信息具有可编辑、易传输的特点,为保障信息的真实性、完整性、秘密性,必然要求人事档案管理人员具备较高的职业道德水平,避免出现信息泄露、作假等负面现象。

建立一套行之有效的人事档案数据信息系统。人事档案数据信息系统是实现人事档案信息的必要手段。人事档案原始材料是人事档案数据信息系统数据库建立的信息来源,通过录入原始信息,利用信息系统完成人事档案信息的归集、整理、分析和共享,实现人事档案管理的数字化、网络化,提高人事档案管理效率。

参考文献

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