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教学档案管理存在的问题及其对策

作者:柯秀娥 字数:3800  点击:

教学档案是学校档案的主体部分。教学档案的完善与否,对于开展教学研究,搞好教学改革,提高教学质量,总结教学经验起着重要作用。笔者认为,教育系统的档案管理,虽然取得一定成绩,但有些学校的教学档案管理仍然存在着一些问题。

1 教学档案管理存在的问题

1.1 教学档案不完整

一所学校比较完整的教学档案应该包括:开设专业可行性方案、教学计划、教学进度、教学研究、实训教学、教学质量分析、教学总结、教案、考试题库、考试成绩以及学籍管理、学生教育管理、学生变动情况统计、新入学生和毕业生名册、毕业生反馈等方面的内容。据了解,目前各类学校教学档案的收集整理,都不同程度存在以下问题。

1.该形成的文件没有形成。按经验随意上课已成为某些“老”教师的习惯,觉得没有必要编写课目新课标、拟写教学进度、编写教案、教材分析等教学文件;学期教学总结时,往往是开个会,大致谈一谈,作作简单的记录;对新开办专业,在师资、场地、设备等办学条件论证方面,常常是几个领导坐下来议一议,没有形成书面的可行性报告;毕业实习材料,实训教学管理方面材料很多都没有按管理上的要求形成文件。最后有的材料无法归档。

2.文件在运行中流失。上级机关的批复、招生、表彰决定、教育教学管理等文件,往往在业务部门办理的过程中,传来传去传丢了。如学校领导或处室主任收到或开会带回的文件材料:规范学籍材料、实施素质教育督导评估报告、校园安全管理、教学质量目标考核等不是按收文处理程序先交办公室登记后,再传阅、办理,而是处室直接办理,办理完毕又没有及时归档,最后材料丢失。

3.该归档的文件或材料未归档。教师自编教材、教案、试卷,合编教材,教师在实施新课程中的自我反思材料、在各种刊物和学术上发表、翻译的论文、文章等一般都舍不得归档;会议材料、教师参加教学研讨会、交流会带回的材料,多数留在个人手中没有归档。如教师为了出一份质量较高的试卷,认真研究新课标,钻研教材,花了很多时间,等学生考完试后,考卷也一起流失,出现无法补救的现象。另一种教师自编的教案,在授课的过程中,教师为了促进课标新理念与教学实践的结合,补充了很多典型案例,这样的教案对今后很有利用价值。可教师档案意识不强,不肯交档案室存档,时间一久当废纸处理。

4.形成于校外的材料,如毕业生反馈等材料,不是在校内形成的,容易被忽视,造成这部分材料的欠缺。

5、学生残留档案未归档。学生的档案是随着升学时,被录取学校提着的。但有一部分学生没能继续就读,就参加工作了,他们的档案就暂存放在原学校,等需要时再提着。可有的学校没把残留的档案整理归档,乱堆在一旁,时间一久,学生又没来拿,就处理了,造成有的学生拿不到档案,不能提职提薪。

1.2 教学档案不准确

1.有的教师制定的教学计划、教学进度纯粹是为了应付上级领导和教务部门的检查,在实际教学过程中根本不按原计划、进度执行,只凭“肚子里的东西”口授而已,这样的计划既不准确也不真实。如以往“传授型”教师已远远不能适应课改的需要,课改需要的是“研究型学者式”的教师。教师是在教学实践中不断成长成才的。如果教师在教学过程中只凭“肚子里的东西”口授而已,就与新课标强调的上下结合,强调问题从实践中来,在实践中研究,在实践中解决,在实践中提升相脱离。

2.教学计划和教学进度一般只是预设而已,在教学实施过程中往往还需考虑到专业特点与学生素质等问题,对计划、进度进行调整、修改、补充,但往往没有把这些变化情况记录下来,或记录不详,最后无法提供利用。

3.教学管理及学生管理方面的台帐记录没有建立或做得不认真。如学生基本情况统计,对学生奖惩、成绩、评语记录不详,有的甚至漏填;教师考勤、任课没有记录。这些材料往往要等到学校评估或上级检查时,才匆忙进行“补课”,这种应付检查补做的记录,往往与实际情况不相符合,提供不了真实的价值。

1.3 载体材料不规范

1.教师在编写教案、授课计划、撰写总结、填写学生成绩、学生名册、学籍评语等材料时,常常用复写纸、圆珠笔、铅笔及其它不耐久的字迹材料。如学籍评语上记载着林XX学生在校年年都是班干部、三好生、成绩优秀,尊纪守法等等。若干年后,这位学生成了才,回母校想看看当年自已在校情况,可提供的是一份当年用圆珠笔书写的,现字迹已模糊不清的材料。

2.表格和表册不统一,制作材料五花八门,既影响案卷质量也增加立卷难度。如有的用16K、有的用A4、有的表格横着写、有的表格竖着写。

2 加强教学档案的管理工作

2.1 提高认识

加大《档案法》、《档案法实施办法》的宣传力度,不断提高教职员工群体档案意识,是解决教学档案完整性与准确性的根本前提,尤其是专业教师的档案意识最为重要。

教师是教学活动的指导者和组织者,在教学中占主导地位。大量的教学文件形成于教师手中,是他们长期积累,甚至耗费毕生精力与心血的结晶,珍爱有加,自我保存得相当好,舍不得交出来,这是完全可以理解的。因此,对教师要做深入细致的宣传工作,用正反两方面的典型事例,宣传教学档案的重要性以及教学档案流失所造成的巨大损失,通过宣传,让他们明白档案资源是一项社会财富,每个公民都有保护的义务与利用的权利,使之认识到这些珍贵的资料,只有放到档案部门,才能得到最安全的保存。同时,要让他们认识到,建立教学档案是做好学校管理工作的一项基本要求,是学校尊重知识,尊重人才的表现;把教师劳动成果作为学校历史财富保存起来甚至永远地流传下去,是学校对教师关怀和尊重。

2.2 超前控制,严格审核

教学档案是由教学活动中形成的文件材料转化而来,没有前期文件材料的形成,档案管理就成了“无水之渠”,缺乏物质基础,因此,只有对文件材料形成进行超前控制,对档案收集进行严格审核,才能确保教学档案的完整、准确。

1.明确归档范围,从文件材料的形成抓起。

教务处(室)和政教处(室)是重要的教学督导和学生安全管理部门,所有的教学文件均在这里形成。因此,这两个部门应克服重教育教学、轻档案材料收集的现象,把教学文件的形成、收集工作纳入教育教学管理之中,依靠管理来规范教学文件材料的形成并转化为档案。学校档案部门应在每学期初,将《归档通知书》发放到这两个处(室),明确归档范围,提出具体要求,并定期检查、督促、指导。教务处重点抓好以下几方面材料的形成和归档:第一,办班可行性方案、各学科教学计划、教学进度、教材要收集汇总,审查修改报校领导核定签发、交付打印成册,然后将定稿和原稿归档。同时,对尚不会编写教学计划、进度的“老”教师,进行帮助、指导。第二,定期开展教案、论文评比活动,既活跃学术气氛,交流教学经验,又可从中选出典型教案、优秀论文归档。第三,定期检查计划、进度的执行与变化情况,及时找出“失真”部分,责成有关人员修订、补充、归档。第四,抓好各学科考试内容(包括空白试卷、标准卷、质量分析、考试成绩等)与教学总结形成文件的收集归档。第五,建立学生基本情况登记、学籍变动登记、奖惩登记、毕业生去向登记等方面的台帐记录。在校外形成的材料,要注意收集原始材料和第一手材料,,如毕业生反馈、获奖成果等材料要有通报文件,个人奖状要有复印件及声像材料,针对学籍档案形成周期长,并具有连贯性和系统性等特点,要注重不间断的积累,待学生毕业时归档。政教处(室)应将学生在校内外的学习和活动中,如加强学生安全教育,请校外辅导员进行法制宣传、交通安全、家教讲座等方面所形成的文件材料及时收集归档, 为使教学档案管理规范化和标准化,确保档案质量,有关部门应根据教学档案材料的结构与内容,设计制作统一规格的表格和表册分发有关人员使用。

2.严把材料审核关

统一规定教学材料的的收集时间,根据学校工作周期的特点,教学材料一般一学期一汇总,一学年一归档,教学方面的材料交由教务处汇总,学生安全管理方面的材料交由政教处审核。审核时要“三看”:一看档案材料项目是否齐全、完整,内容是否填写清楚;二看字迹、纸质材料是否符合标准;三看材料内容与实际执行情况是否相符。如发现材料“失真”,要及时采取措施,责任纠正,及时排除材料中的“水分”和“杂质”,确保档案材料的准确性。同时,要明确规定未经审核认可的材料不能归档。

2.3 建立与完善考核及奖励机制

学校档案人员要切实负起责任,认真负责地将本校形成的教学文件、材料及时收集、保管、积累并如期归档。避免教学文件、材料的散失。学校要把档案管理纳入学校工作的年度考核。各部门及有关人员档案工作做得好坏,均由学校档案室负责考核,根据年度归档率予以评分,报学校领导,做为年度考核的一项依据。(1)鼓励教师有计划地编写教材,对于优秀的材料应给予适当的奖励;(2)奖励教学文件形成完整、准确又执行好的教师和教学人员;(3)奖励教师上交个人在非职务活动中形成的论文,著作等创作材料;(4)奖励工作认真负责并取得成绩的档案员。

总之,把教学活动中形成的能够反映教学质量、教学管理、教学措施、教学研究、教学总结及教师教学水平等文件材料,齐全完整的收集起来,规范化的整理好,科学的管理好,为教学管理服务,是档案法律法规的基本要求,是提高教学水平的基本需要,也是教职员工应尽的基本职责。


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