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现代化信息技术在企业档案管理中的应用探析

作者:霍瑾玫 字数:3095  点击:

摘 要:当下,我国已步入高新技术时代,现代化信息技术的蓬勃发展和日益普及,无疑为企业档案管理效率和质量的改善创造了契机,既利于档案资源利用率的提高,更有助于增加企业效益,可见信息技术的应用对其档案管理意义重大。对此,本文阐述了企业档案管理引入现代化信息技术的必要性,并就信息技术的实践应用和应用策略进行了探析。

关键词:现代化信息技术;企业档案管理;档案信息化

信息时代背景之下,现代化信息技术已渗透于生活生产的角角落落,,极大的推动了社会进步。其中企业档案管理工作更是在信息技术的有力支持下逐渐走向信息化,不仅大大提高了管理效率,也促进了档案信息的深入开发和广泛利用,从而为企业竞争力的提高提供了重要保障,足以见得,在档案管理中应用现代化信息技术不失为企业健康发展的重要手段。

1 企业在档案管理中引入信息技术的必要性

就当下而言,信息资源在市场竞争中的作用日益凸显,而档案信息作为企业资源的重要构成,其重要性自然不言而喻,加之传统的档案管理模式明显滞后,难以满足对档案信息的实际要求,而将现代化信息技术渗透于企业档案管理工作中,可因其便于存储、方便查找、成本较低、可靠性高、检索迅速、有效性长等优势而提高工作效率,改善管理质量,进而安全而完整的保存企业活动信息,并为企业信息咨询、经营决策等提供重要依据,显然与时代发展要求相吻合,且利于企业竞争力的提高,故应用现代化信息技术是企业档案管理工作的必然选择和现实需求。

2 现代化信息技术在企业档案管理中的应用分析

企业档案管理所涉及的现代化信息技术其实是基于现代化办公、网络通信、计算机硬件、数据库技术、档案管理软件等设备和系统平台,将档案资源转化为电子文档,以便于档案信息的快速收集、整合、处理、分析和高效查询、利用、输出等[1]。

2.1 实践应用

如企业在档案管理工作中应用档案管理系统等信息技术产物,可实现诸多功能,像支持档案统计、检索、借阅、原件批量扫描和挂接等需求,支持扫描仪、打印机、通讯等设备连接用于信息存储、传输和共享,支持档案分类管理、设置用户权限、快速增、删、改信息以及系统自动升级等功能,如此一来,电子文件逐渐成为了企业档案的主要载体,实现了便捷管理、高效办公;打破了文书、产品、人事、会计、基建等传统的档案分类,而是转变为更为科学、规范、详尽的类目,更符合企业生产、经营、管理等对档案的需求[2];同时档案的接收、校对、归档、保存等也变得更为快捷和安全,且可经深度挖掘及时获取价值信息。故现代化信息技术为企业档案管理创造了可观的效益。

2.2 应用现状

可是电子商务的不断深化,对电子文件的收集、处理、保管和利用提出了更高的要求,此时需要档案人员不断扩大服务要求,构建一套科学、高效、灵活、多功能的档案信息管理体系。但目前企业档案信息化建设还存在诸多不足,如相应的规范标准尚未统一,基础设施建设有待完善,信息共享和开发程度不够,档案信息安全性亟待提高等,这些都不利于信息技术优势的发挥和档案信息价值的提高,故下面就现代化信息技术在企业档案管理中的应用策略加以探讨。

3 现代化信息技术在企业档案管理中的应用策略探讨

3.1 以统筹规划为前提

企业档案是其生产、经营、管理活动的重要记忆,是最为可靠、最有价值、最为系统的信息资源,在企业获取信息服务、作出经营决策、打造核心竞争力中的作用不容小觑,故基于信息技术以实现档案信息化管理是一项十分重要的系统工程,只有予以科学分析,统筹规划,方可顺利实现目标。这就要求企业认真调查馆藏数量、档案类型、存储状态、利用情况等实际信息,然后权衡长远发展和实力条件作出科学规划,如分清主次,优先、重点建设重要、高利用率的档案,优先配备具有支撑作用和扩展能力的硬件设施和软件系统,以满足目前工作需求,然后循序渐进、逐步完善。

3.2 以标准规范为指导

现代化信息技术若想在企业档案管理中顺利应用和有序发展,就必须以相应的标准规范为指导和约束,以免因盲目应用和管理而影响其实际效用。具体而言,应以前瞻性、系统性、开放性、兼容性、经济性等为基本原则,对硬件设施、软件系统、数字水印、存储格式、加密算法等技术类规范加以统一;对电子档案定义、整理、著录、存储、鉴定、移交、检索、利用、原始文件处理和安全维护等管理类规范加以统一[3];对电子档案术语、描述、元数据、文件格式、对象数据格式等业务类规范加以统一,以此构建标准、完善、实用的档案信息化体系,从而为档案管理工作高效、有序开展提供重要指导。

3.3 以资源建设为基础

一要确保所选用的服务器、网络设备等硬件设施成熟可靠、经济实用,且具有良好的通用性,档案系统、管理软件等软件设施则要性能稳定,具备一定的开放性、包容性、可扩展性,同时专设档案室,优化技术设备运行环境和完善设施保护措施,以保证信息技术能够正常发挥效用;二要严格遵循档案管理规范,尽量确保档案资源收集的真实性、完整性、连续性与安全性,以此为档案分析质量和利用价值的提高奠定有力基础;三要着力打造优质、专业的档案人员,可通过宣传教育和实践培训,强化其责任感,提高其技术操作水准,增强其档案信息整合和开发能力,以及主动服务和创新意识等,以此更好的胜任档案信息化管理工作、

3.4 以信息技术为支撑

企业在建设档案信息化时,必然会运用诸多现代化信息技术,如目前最先进、最具潜力的海量数据存储、图像分类、并发大量查询、智能检索等信息技术,可显著提高档案管理的技术含量和工作水平,因此企业应立足实际,充分认识信息技术强大的功能,并将其合理的融入于具体工作中。其中基于信息技术的数据库作为管理数据的新技术和新方法,不仅存储容量大、查找方便、检索迅速,而且可靠性高、保密性好、经济合理,提高企业档案信息管理效率不说,更利于推动其走向正规化和科学化,最为关键的是可明显提高档案信息的利用效率,建议企业根据实际情况构建与自身生产活动和经营管理相适应的档案数据库。

3.5 以安全手段为保障

企业档案管理在应用现代化信息技术的同时,也带来了一定的负面影响,那就是安全风险的上升,因此要求企业不定期对档案室的硬件设备和线路加以巡检和维护,以免因设备故障造成数据丢失或损坏;针对病毒入侵、垃圾邮件、木马程序等威胁,要时常检测扫描档案文件,不断提高防火墙性能和功能,配以360安全卫士、金山毒霸、卡巴斯基等杀毒软件,以提高网络安全防护水平;同时针对档案管理应用系统,应以档案管理软件为平台,尽快完善用户访问权限,或者设置并定期更改密码,以此抵御系统非正常访问,并建立涵盖用户访问、数据库更新、管理软件更新等在内的日志文档中心,以便及时追踪异安全时间,降低风险隐患,确保档案信息安全。

4 结束语

总之,现代化信息技术在企业档案管理中的应用已是大势所趋,企业当下的重点是如何将信息技术良好的融入于具体工作中,以切实提高档案管理的高效性和安全性。这就要求企业立足实际,结合信息技术和有效措施,逐步推动档案信息化管理走向规范化、标准化、安全化和多元化,进而不断强化档案信息的使用价值,促进档案管理工作持续发展。

参考文献

[1] 黄修立.信息技术在企业档案管理中的应用[J].科技传播,2012(09).

[2] 王惠桢.基于电子信息技术的企业档案管理研究[J].科技风,2010(05).

[3] 白淑琴.论信息技术在企业档案管理中的作用[J].科技信息,2012(15).

[4] 郑丽.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].中国新技术新产品,2012(23).


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