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信息化技术在高职院校人事档案管理中的困境和应对措施

作者:游彩霞 字数:3753  点击:

摘 要:人事档案的信息化管理是时代的要求,也是人事档案管理事业发展的必然要求。从思想认识、人员素质、软硬件条件和信息化安全风险4方面分析了目前高职院校人事档案信息化管理中面临的障碍,提出了加强软硬件建设、有效应用信息化管理手段、严密防范网络漏洞、加强人员培训和制定信息化管理标准5个方面的应对措施。

关键词:高职院校;人事档案管理;信息化技术;困境;应对措施

随着国家对职业教育的重视力度逐渐加大,高职教育近年来得到突飞猛进的发展。但在办学规模不断扩大、办学水平不断提高的同时,一些方面仍然非常滞后,未能与学校的发展同步,未能与时代发展相适应。人事档案管理工作即属该种情况。在计算机科学迅猛发展,信息化技术普遍运用于各行各业的今天,多数高职院校人事档案管理工作仍然徘徊在信息化的边缘,严重影响管理效能的提升,制约了人事档案在服务教职工、服务学校教育教学方面潜能的释放。所谓档案信息化,就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务[1]。正视人事档案管理信息化的意义,破解制约信息化发展的不利因素,寻求破解之道,是人事档案管理工作者的责任。

1 高职院校人事档案信息化管理的必要性

首先,人事档案信息化管理是国家档案管理部门的要求。早在2002年,国家档案局、中央档案馆就联合下发了《全国档案信息化建设实施纲要》,提出了“加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程”的任务要求;2011年,出台了《全国档案事业发展“十二五”规划》,进一步对档案信息化工作提出了具体的目标任务。作为档案管理重要组成部分的人事档案管理,自然也在上述要求之列。并且,因人事档案具有利用率高、动态性强等特点,信息化工作尤显必要。

其次,信息化管理是人事档案事业发展的必然要求。传统人事档案以纸质化材料为主,虽然它在数十年的人事档案发展史中作出了应有的贡献,但其弊端也非常明显:占用空间大,安全隐患高,纯手工操作,工作效率低,纸张容易变质,无法实现资源共享,等等。这种弊端尤其在信息化时代显得更加突出。将信息化技术应用到档案管理中,可以很好地解决这些不足。将档案资源数据化,不但能够节约大量空间,而且能大大提高档案利用效率,还可借助网络实现资源共享。此外,信息化资源可以永久保存,不存在纸质资源易变色、变质、反复查阅引起破损等的问题。

再次,人事档案管理信息化是服务高职院校发展的迫切需求。一方面,随着职业教育的发展,高职院校办学规模不断扩大,师资数量也相应大幅增加,沿用传统管理方法进行人事档案管理,在工作人员非常有限的情况下,显得越来越力不从心;其次,教育主管部门对高职院校的师资数据统计工作要求越来越高,诸多数据库需要对教师相关信息进行统计和分析,如果以纸质材料作为分析对象,工作量之大、工作效率之低、差错率之高可想而知。此外,高职院校教师相关信息变动频繁,需要借助信息化手段方能及时准确更新。也有同行认为,高职院校人事档案的信息化在促进教师反思和成长、协助教师规划职业生涯等方面发挥着辅助功能[2]。

2 高职院校人事档案信息化管理面临的障碍

首先,对人事档案信息化管理的重要性认识不足。一些高职院校未能认真落实《档案法》等法律法规的要求,未能将人事档案工作与学校教育教学事业的发展相联系,也未将人事档案工作纳入学校长远规划和重要议事日程,觉得这项工作可有可无,投入可大可小,人员可多可少。对人事档案管理的信息化更是重视度不足,觉得只有投入,不见产出。认为将有限的信息化资源投入到教学上能立竿见影。这种短视效应严重制约了高职院校人事档案信息化管理的进程,使得学校档案管理工作不但不能紧跟时代的步伐,也未能与学校的发展同步,人事档案工作逐渐被边缘化。

其次,人事档案管理工作人员素质较低,不能适应信息化要求。由于高职院校多由原来的中专学校升格而来,人事档案管理人员大多学历层次较低,年龄结构偏大,且多为兼职,加之信息技术发展迅速,使得原来的管理人员不能适应新形势,缺乏人事档案信息化管理的系统思路和应用信息化手段进行档案管理的能力。

再次,信息化软硬件支撑薄弱。人事档案信息化管理必须具备一定的软硬件条件,如计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、光盘、刻录机、移动硬盘及管理软件等。这些设备和软件均需要一定的资金投入,且后期维护也需要一定的经费,如果不能提供上述必备设备,信息化工作就难以开展。

最后,信息化安全性风险未能排除。信息化手段为人事档案信息的有效利用以及资源共享带来极大的便利,但同时其安全性问题又是一大阻碍。人事档案信息化安全问题主要包括物理安全、网络安全、信息安全和管理安全。物理安全主要与信息化系统、设备等硬件相关联,网络安全主要是指病毒入侵等网络使用中存在的风险,信息安全主要是指信息的泄露和完整性隐患,管理安全则是指通过加强安全管理来保证上述安全措施的实现[3]。由于信息化安全问题的存在,在信息传输或共享过程中,计算机易受攻击,且一旦信息泄露,将会以极快的速度扩散,,造成不可弥补的后果。而人事档案管理最重要的原则就是保密性,上述风险也为成为人事档案信息化管理的又一个制约因素。

3 高职院校人事档案信息化管理的对策

(一)全面加强软硬件建设,为人事档案信息化管理奠定基础。首先,要加大投入,完善硬件设施,确保工作场地和空间符合人事档案信息化管理要求;配备人事档案信息化管理的电子和存储设备。其次,要建设功能齐全、稳定、成熟、安全的信息化管理平台,实现人数据录入、更新、检索、查询、共享功能,提高人事档案管理的效率和资源利用率,满足服务学校、服务教职工的功能需求。在此基础上,要指定专人对电子设备和管理平台定期维护,解决信息化管理过程中出现的技术问题和故障,保障信息化管理工作的正常运行。

(二)有效应用信息化管理手段,促成人事档案管理水平升级。一是选择安全、可靠、完善的管理软件,通过数据(文字、影音)录入、图片扫描等方式,对现有档案材料进行数字化升级,将档案袋变文件夹,将档案室变数据库。在数字化转换过程中,要遵循真实性、完整性原则,并考虑未来数据动态更新和软件升级的需要。二是实现人事档案网络化管理。人事档案管理实现网络化后,可在学校与上级主管部门之间,不同单位(教职工调动、工作分配涉及到的相关单位)之间进行异地查阅,极大地减小工作量,并可避免纸质档案传送过程中易出现的档案丢失、泄密等问题,是人事档案管理发展的必然趋势。

(三)严密防范网络漏洞,为人事档案信息化管理创造安全环境。信息网络技术虽有快捷、高效等诸多优点,但应用到人事档案管理方面,其安全性问题却值得高度警惕。数据录入、存储、上传、传输、查阅过程中,安全性隐患都无处不在。为此,在网络化设计和管理中,必须严防漏洞。首先,要制定网络化安全管理制度,明确工作责任人,制定每个环节的工作流程。其次,通过加密技术防止资料在传输过程中被截获;设置访问权限,授权方通过身份认证后方可查阅档案;引入防写技术,防止数据被恶意更改。

(四)加强人员培训,增强人事档案信息化管理能力。为迎接信息化时代的到来,档案管理人员要摒弃守旧的观念,积极主动接受新事物,学习新知识,适应人事档案管理新要求。从事人事档案信息化管理工作,工作人员需要具备以下三种能力:一是具备熟练的电子计算机及常用软件的操作和使用能力;二是具备扫描仪、刻录机等常用电子设备的使用能力;三是具备管理平台操作能力;四是具备一定的信息加工能力;五是具备信息化管理过程中常见问题和故障的处理能力。高职院校要鼓励档案管理人员参加培训,掌握先进的信息化知识和技能,切实提高档案管理能力。

(五)制定信息化管理标准,确保信息无障碍沟通和共享。资源共享是人事档案信息化管理的重要内容,但其重要前提是信息管理的标准化,也即信息共享方使用统一的平台,对档案数据格式、文件规格作统一的要求,这样才能达到共享共用的目的。可行的建议是由国家档案管理部门制定统一的信息化标准,对档案数据的形成和流转环节进行统一要求,确保档案管理部门能对所辖区域人事档案信息进行汇总和分析,且人事档案信息能在不同单位之间无障碍交流和使用。

高职院校人事档案信息化管理的重要性日益凸显,但在明确人事档案信息化发展方向的同时,也要客观肯定传统档案管理模式取得的成果和积累的丰富资源。尤其是在当前,因为纸质档案的凭证价值作用电子档案暂时无法替代,所以纸质档案在未来一段时间仍有存在的必要[4]。可行的做法是,一般性材料,只进行电子化存档;对重要文件,纸质化和电子化同步存档,但在档案使用方面则以信息化为主。

参考文献

[1] 吴白莉.试论高校人事档案信息化[J].档案与建设,2009(9):37-38.

[2] 米晓红.高校人事档案管理信息化对教师职业生涯的影响研究[J].科技创新导报,2013(20):190.

[3] 戴潭棋.高校人事档案信息化建设中的安全性保障[J].湘潭师范学院学报(自然科学版),2009(1):168-170.

[4] 俞林.高校人事档案信息化管理中的机纸人关系探讨[J].云南档案,2009(7):33-34.


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