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民办高职院校秘书职业素养形成和提升途径探析

作者:罗晓兰 字数:2380  点击:

摘 要:近年来,随着国家大力支持发展职业教育,民办高职院校将迎来新的春天,在这样的大环境下,民办高职院校为了提升自身的综合竞争力,必定会对其教职工提出更高的要求,笔者根据自身多年的工作经验,谈谈作为民办高职院校秘书应具备的职业素养和提升途径。

关键词:民办;高校;秘书;素养;提升

1 职业素养定义

职业素养是指劳动者通过职业环境影响与职业教育训练而形成的顺利从事某种职业活动的基本品质或基础条件。随着时代的发展,职业对于从业者职业素养的要求也随着不断发展和提高。职业素养是人的综合素质中不可缺少的一部分。简单的说,职业素养是劳动者对社会职业的了解与适应能力的一种综合体现,其主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性和职业情绪等方面。职业素养主要包含四个方面的内容,即职业技能、职业意志、职业道德和职业精神。从以上定义不难推出,从事秘书职业,要在本岗位可持续发展和提升,也必须加强其内涵建设,接下来,我将从秘书的职业认知、秘书职业道德、秘书职业态度、秘书职业能力、秘书职业形象、秘书职业心理及秘书职业生涯规划等方面进行论述。

2 对秘书职业的认识

关于秘书的定义,有各种不同界定。《辞海》中定义为秘书是职务名称之一,是领导的助手;《英汉词典》解释为秘书源于拉丁文secretarius,意即为“可靠的职员”;《现代汉语词典》意为秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。由此可见,要做一名优秀的秘书,首先就应该提高其职业素养。众所周知,秘书工作繁琐而关键,需要高度的责任心和服务意识。在工作中,要坚持一个中心三个基本点,即以领导为中心,秘书工作是源于领导工作, 秘书天生就是为领导服务的,没有领导就无所谓秘书,秘书不能游离于领导工作而独立存在。这是秘书工作的最本质、最重要的属性。秘书工作基本点之一:在服务中体现自我,民办高职院校具有工作压力大、任务重的特点,秘书工作千头万绪,涉及行政、教学事务。在工作中, 加强与学校各职能部门的沟通显得尤为重要,并且要及时反馈问题和上传下达,积极主动为学院师生服务。因此,秘书工作具有幕后台下特点,秘书是背后的“英雄”,是一片烘托鲜花的绿叶。作为一个职业秘书,要充分认识秘书工作的这一特点,用自己默默无闻的努力,用自己的奉献精神把领导推向成功。秘书工作基本点之二:杂而有章。过去有人用办文、办事、办会来概况秘书工作,但据我看来。将其总结为,从横向看,集中体现在三个方面:其一是效率性辅助,发挥助手作用。将平时工作中琐碎的事务性工作包揽下来,让领导有更多时间思考整体布局和策略。其二是决策性辅助,发挥参谋作用,为领导提供可靠的参考意见和工作预案。其三是公关性辅助,发挥桥梁作用,协助领导做好对外联系工作。秘书工作基本点之三:忙并快乐着,虽说秘书工作不仅要处理大大小小、锁锁碎碎的事情,要处理好上上下下,方方面面的关系,甚至是有无数的加班夜晚,但是只要掌握了工作的规律,切实运用时间管理,就能做到忙而有序。

3 秘书职业素养提升途径

鉴于秘书工作的性质和特点,要提高职业素养,可从以下几点出发:第一,摆正心态,正确认识秘书职业,不能道听途说,将其理解为普通文员,在工作中, 要有主人翁意识,站在领导的角度和高度思考问题,加强理论知识的学习,对于行政类事务,做到横向沟通,,纵向联系,杜绝“等靠要”的工作作风,发挥主观能动性,树立正确的工作态度,这是做好工作的前提;第二,在日常事务性工作中,做好5S(即整理、整顿、清洁、清扫和素养),分清事务的轻重缓急,找出工作规律,总结工作方法,必要时将进行学期书面总结,梳理工作内容,立案归档,同时也可以进一步熟悉日常工作事项,为新学期的开篇布局做准备,这是提高秘书职业能力的必经之路;第三,由于秘书还担任着对外联络工作,那秘书的职业形象也非常重要。在发型方面,女士以短发为宜,男士做到三个不(前不附额、侧不掩耳、后不及领),在穿衣打扮方面坚持TPO原则(T-Time时间,P-Place地点,O-Occasion场合),女士正式场合着套裙配单跟皮鞋,男士着西装配深色皮鞋。除此之外,秘书也必须掌握基本的社交礼仪,如:握手礼仪、递接名片礼仪、称呼礼仪、介绍礼仪等。第四,秘书人员还应具备阳光的心理状态。所以在工作中,其一,要善于调节自己的情绪,多一些乐观自信,多一些豁达平和,远离浮躁。其二,要善于调节自己的工作,学会忙里偷闲,学会减负减压,张驰有度,有序有节。第五,设计好自己的职业生涯,做好秘书职业生涯规划有助于其自身发展,制定职业生涯规划,是在正确认识自我、了解社会的基础上,为自己确立发展定向、发展定位、为自己确立人生目标。第六,学校定期为秘书召开专项培训会,对业务能力的提高大有裨益,必要时,制定行之有效的方案,将秘书的工作成效纳入学期评比,有助于提高工作效率和积极性。

4 小结

综上所述,秘书工作人员需要较强的业务能力和沟通组织协调能力,善于处理日常事务,具备较强的变通性和灵活性,要懂政治,讲大局,要忠于职守,服从上司,更要谦虚内敛,善于合作,总之一句话:低调做人,高调做事。

参考文献

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