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信息化时代供水行业档案科学化及规范化研究管理

作者:奚琳琰 字数:2493  点击:

摘 要:随着科学技术的不断发展,信息化时代到来,信息化发展迅速,在各行各业中都得到应用,同时,对供水行业的档案管理工作产生影响,直接关系到其工作的科学化与规范化水平。因此,信息化发展对供水行业的有序发展意义重大。要重视对供水行业发展模式和特质的分析,重视其档案科学性与规范化的管理,发挥信息技术的指导作用。

关键词:信息化时代;供水行业;档案管理;科学性;规范化

对于供水行业而言,其所面对的对象是整个社会,是公共事业的一种,鉴于这种特征,其具有一定的自然垄断的特性,优势突出,其服务质量是整个社会公民关注的要点。也就是说供水行业服务的品质既影响到其供水行业自身的信誉,同时,关乎整个社会和政府的形象。

1 对供水行业档案管理的改善

随着社会的不断发展和城市建设的推进,在供水行业中,其传统的档案管理遭到挑战和冲击,很难适应新时期供水行业的的发展要求,尤其是随着供水行业体制改革的推进,对其档案管理工作提出了新的标准和要求,尤其是档案管理的信息化理念被引入其中。信息时代的道路,是的供水行业的档案管理工作发挥了转变,信息量迅速增加,档案信息载体也凸显多样化,促进了供水行业档案的开发和利用,在很大程度上推动了供水行业档案管理和科学化与规范化。

2 对档案信息化个概述

对于档案信息化,主要是立足国家档案管理行政管理部门的要求,进行统一的规划和设计,在其组织协调下,在档案管理行为中,将现代信息化技术纳入其中,实现对档案信息资源的有效处理、管理,以更加全面地满足社会的需要,提供更加全方位的付,加速了档案管理现代化进程的推荐。也就是说,档案信息化的发展,使得档案管理模式发生了根本性的变化,由实体管理变为档案信息为核心,这个过程是一个长期的发展过程,要重视现代信息技术装备部门的建设,提高档案管理和科学性与规范化,实现与时代接轨,达到现代化管理的水平。为了推动档案信息化的发展,要提高档案自身的真实性,保证完整性与权限,提高准确度,只有保证原始资料的真实性,才能提高档案信息的自身价值。另外,对于档案管理人员,要重视专业化的教育和培训,保证其明确档案管理的目的和目标,熟练掌握档案信息管理系统的流程,加大法制宣传和教育,促进档案信息化建设的科学性、法制化与规范化。

3 对档案管理信息化优势的分析

3.1 对档案记载的载体进行转变,实现资源保存的完整性

在传统的档案资料管理中,主要的模式是纸质载体,进行有效的记录和存储。其需要较大的工作强度和工作量,保管存在难度,不利于进行随时查阅,,占用大量空间,十分容易发生破损的情况。因此,传统档案管理受到环境的制约。但是,档案信息化建设中,主要的载体是计算机,借助扫描等方式,进档案资料的录入,形成电子版本的资料,方便进行保持和查阅。只有提高信息系统的稳定性,才能保证免受外界干扰,实现对档案的有效保存和管理。

3.2 档案浏览方式发生转变,查阅效率得以提升

对于纸质档案而言,需要大量空间进行存储,查阅比较困难。为了提取某份档案资料,需要花费大量的人力和物力进行查找和调取。尤其是一些时间比较久远的档案,由于受到外界干扰较为严重,损坏不可避免,这就在一定程度上阻碍了公司行业的工作的有序开展。在供水行业内部,信息量较大,借助信息化管理模式,使得整个档案管理的科学化程度增强,趋于规范化,工作强度变小。档案信息化管理之后,信息被录入相关系统,设置一定的权限,进行资料的快速查询。同时,权限的设定,要避免了资料背书随意调取,避免资料的流失和泄漏。

3.3 档案存储方式发生变化,存储容量增大

公司行业的档案资料规模较大,很多时候缺乏大量的空间进行存储。这也是传统档案管理模式的缺点和不足。但是,档案资料十分珍贵,尤其是对以后的供水发展意义重大。在实现档案信息化管理之后,存储空间被扩大,只需要结合资料数量,进行空间的扩展即可。

4 在信息时代,如何促进供水行业档案管理的科学性与规范化

4.1 加大对信息化档案管理理念的宣传,提高工作人员对信息化的认识

当前,供水行业档案管理存在落后的现象,不利于档案管理工作的完善和管理。鉴于档案管理信息化的优势,供水行业要提高对其认识,加大宣传。深化整个行业对信息化档案管理模式的认识,重视其地位和作用,自发进行档案管理信息化的学习,促进供水行业档案管理的顺利发展。

4.2 重视档案管理制度的健全和完善

发展离不开制度,因此,档案管理要重视制度的指导作用。档案管理兼具技术与服务,一旦缺乏制度进行科学化、规范和和制度化的管理,很可能造成档案管理工作的混乱。因此,为了推动档案管理的顺利开展,要重视制度建设,形成有力的信息化建设制度,加强执行力,为档案管理科学性营造更好的执行环境。

4.3 加大技术投入

供水行业档案管理的信息化建设,需要相关的设备进行支持,因此,要重视对计算机等设备的更新,应用相关软件,促进档案管理工作的有序开展,提高管理工作效率。

4.4 重视档案信息的开发和利用,提高人员素质和能力

为了实现档案管理的信息化,提升科学性和规范化水平,要重视对档案信息的开发和利用,使其真正发挥自身价值,同时,要注重提升工作人员的专业素质和能力,为信息化档案管理工作的开展提供保障。

5 结束语

综上,在信息时代的背景下,供水行业的档案信息建设势在必行,要重视建立更加科学、统一和规范的管理系统,提供供水行业的自身价值,实现其可持续发展的战略。

参考文献

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