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提高档案查阅效率的几点思考

作者:孙畅畅 字数:3163  点击:

摘 要:本文主要对如何提高档案查阅效率进行了讨论。首先对人事档案管理工作进行了简单的介绍;然后分析了档案查阅工作中存在的问题,包括对查阅工作不够重视、查阅方式单一等;并针对存在的问题,着重讨论了提高档案查阅效率的措施。

关键词:档案;查阅;效率

1 引言

传统的档案管理工作由于其制度和管理人员素质等原因,档案查阅效率低下,通过对传统档案管理方式的改进可以实现档案查阅效率的提高。

2 人事档案管理内容及现状

人事档案管理是指本行为提高员工人事档案的管理质量和利用效率,而从档案资料的收集、整理、鉴别、分类、归档以及查阅、转递等环节实施一系列规范化管理的过程。人事档案是指组织人事部门按照党的干部政策,在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,可分为档案正本和档案副本。

人事档案管理的目的是为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用,维护人事档案材料的完整,使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据,特制定本管理制度。

人事档案管理的范围是员工人事档案是企事业单位在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料,是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。

我国人事档案管理现状可以概括为两句话,一是大都采用传统分散式管理方式,导致效率低、信息不流通、部门繁乱;二是现阶段我国人事档案改革起来比较困难,来自各方的阻力比较大。

3 档案查阅工作中存在的问题

3.1 对档案查阅不够重视

虽然人事部门对于档案管理投入了人力、物力、财力,但是受到传统观念的影响,领导对于档案管理的工作还是不够重视,他们把精力大多投在办公室里,虽然配备了档案室,但是也只是流于形式,对于档案管理人员的安排也很随意,大多数是由兼职人员来管理。加之档案室的位置往往处在楼层的角落内,附属于办公室,工作环境比较封闭,和外界交流较少,容易被领导忽视,档案查阅效率自然上不去。

3.2 档案管理人员素质不高

在档案管理人员你的选择上,管理者受重视程度的影响,往往喜欢把那些没有一技之长、非档案管理专业、文化程度不高的人员安排在档案管理工作上去,他们认为档案管理工作比较简单,不需要太多的专业知识。但是在实际的工作中,档案管理工作比较繁琐,有时还要利用计算机去检索、查询,信息量比较大,这就要求档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神,而且还要具备一定的专业知识。

3.3 档案查阅方式单一

在档案管理工作中,并不是所有的企业都有一套完整而独立的人事档案管理软件,很多中小型企业还是依靠手工来对档案进行查阅,这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏的现象。

3.4 档案管理制度不健全

档案管理工作缺乏一套完整的管理系统,管理尚未达到规范的程度,档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料,每个科室的资料都分布在自己的科室。加之,档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理,在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用档案时,往往需要大量的人力去查找,影响档案的使用效率。

3.5 档案管理的信息化水平低

传统的人事档案管理,还是使用一些硬件比较落后的设备,跟不上现代化的要求。配套的软件也跟不上人事档案管理的要求,软硬件配套设置急需改进。在人事档案录入上,有时为了赶进度只是录入了最基本的信息,导致人事档案信息数据库不完整,这就造成了日后对人事档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致人事档案的一系列问题。以上情况都会降低档案查阅的效率。

4 提高档案查阅效率的建议

4.1 提高对档案查阅的重视度

一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此,档案管理部门的领导应该更加重视档案查阅工作,给予财政支持和人力支持,必须的时候提供软硬件的支持。档案查阅工作的是一项非常重要的工作,它是对过去工作的记录和反映,以供人们参考、利用。是以后工作得以顺利开展的强大支撑。

4.2 提高档案管理人员素质

加强档案管理员的素质培养迫在眉睫。对档案员要定期培训,提高他们的专业知识和对档案工作的认识,,并进行专业继续教育。除此之外,档案管管理人员还要学会档案的立卷与编订。随着社会信息化的发展,档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作,数字化不断升级,电子文档等信息化文件为检查提供了便利,档案员要不断提升自己的业务知识,还要提升自己的信息处理能力,从而提高档案管理工做的服务质量。

4.3 引入电子化档案查阅方式

电子化档案查阅方式要做到软硬件的保障。在硬件方面,计算机相比传统人事档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于人事档案的特殊性,对计算机的性能和稳定性要求比较高,因此应加大对计算机硬件的投入;在软件方面,由于人事档案的机密性以及安全性要求比较高,如何保障安全稳定的实现人事档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外,档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护,确保软件的平稳安全运行。

4.4 健全档案管理制度

建立科学合理的档案管理体系,目的就在于将各类信息进行有序的划分,归档保存,提高档案的使用效率。在建立管理体系时,要充分的考虑职能和分工,提升管理的效率。首先,档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别,对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到清楚的标注,做到有据可查。对相关工作人员进行培训,以适应工作要求。招聘素质较高的人员。此外,政府还可以与高校进行合作,针对档案岗位的特点培养专门的高校人才,毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。

4.5 提高档案管理的信息化水平

人事档案部门首先要制定出档案信息化管理的规章制度,保障具体工作的充分落实;其次要建立档案信息化标准,例如在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论,另一方面也要通过调查问卷,实地调查等手段收集民众的意见,以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。

建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求,一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现人事档案更新的及时性、四是实现人事档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。人事档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量,而且可以实现档案数据及时更新,使数据管理起来更加方方便。

5 总结

本文就我国人事档案管理中档案查阅效率这一问题给出了一些改进措施,包括:提高对档案查阅的重视度、提高档案管理人员素质、引入电子化档案查阅方式、健全档案管理制度、提高档案管理的信息化水平。通过对档案管理中存在的问题给出一些针对性的意见,希望能对我国档案管理工作有所帮助。

参考文献

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[2]黄雅君.人事档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报.2014.13(1)

[3]段红.国外人事档案管理分析[J].档案与建设.2010(07)

[4]才让.对加强人事档案管理工作的几点思考[J].攀登.2015.


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