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档案管理原理在“互联网+”时代的运用

作者:胡友军 字数:3050  点击:

摘 要:“互联网+”是一种新兴的经济管理制度,通过合理的利用当前较为先进的互联网技术来实现管理工作的简单化。随着科技的不断进步,档案管理工作也在互联网的影响下,有了更好的管理方法,档案管理原理在“互联网+”时代也有了更加合理的运用。本文在此对档案管理“互联网”化和档案管理的基本原理进行叙述,并对档案管理原理在“互联网+”时代的运用进行分类讨论分析,希望对今后的档案管理工作的改进提供一些文本上的帮助。

关键词:互联网+;档案管理;运用

档案和档案的管理在我国已有千年历史,档案最早创立于我国殷商时期,当时是采用将各种信息刻在甲骨文上的方式来作为档案记录,随着新中国的成立以及档案管理制度的进步,设立的有相关国家档案局来进行档案的管理工作,,再到现在,科学技术的不断进步给我们带来了结构和系统更加完善、全面的互联网模式衍生出的现代化档案管理系统,使档案管理工作变的更加简单、安全。档案管理水平的进步同时也见证了我国档案管理事业按照档案管理原理由低端走向更高层次的脚步。

1 档案管理“互联网+”化

传统的档案管理工作现代化指的是档案管理机构按照科学合理的档案管理手段和方法,由同时具备较为熟练的档案管理经验、专业的档案管理学习背景和计算机操作技术的人员来进行档案从纸质文字转换为虚拟文字的管理过程。而在此,计算机技术是传统档案管理工作的核心内容,涉及到档案的完善、输入、填充、处理、检索、输出等一系列的工作。

而随着我国科技的发展和经济的进步,档案管理工作也在当前的经济体制改革下有了更加完善的管理制度,2015年,“互联网+”档案管理模式已经被提名为当前档案管理工作最为简单、有效的方法之一,其对于我国文化和经济等诸多领域的发展都有着非常重要的作用。在档案管理工作的原理之下,通过将“互联网+”管理模式和档案管理工作相互结合的方式,来保证当前档案管理工作的合理性,提高科学的管理理念和完善的管理模式,是目前乃至以后我国档案管理现代化发展的核心目标。

2 档案管理的基本原理

档案管理工作主要分为档案信息采集、信息鉴定、数据整理、资料保管、内容检索、提供利用、文本统计等七个基本环节。在档案整理和数据填充的过程中,一定要按照档案管理的基本原理来进行,不可随意改动。

2.1 全宗管理原则

“全宗管理”方法是档案管理工作的基本原理之一,是档案管理机构通过对某一个独立的机关单位、事业单位、组织部门或者个体群众在社会中的活动类型和活动性质进行整理和收集后将其组合成一个有机整体。目前,我国的档案管理模式就是在“全宗管理”原则的基础下来进行的。

2.2 管理学基本原则

归根结底,档案管理工作是在管理学的范畴领域,是管理学的一个分支,所以管理学中所设计到的管理原理多多少少都可以被应用到档案管理工作中去,按照我国上海交通大学在1986年9月份发表的《现代管理学词库》提出的管理学相应的管理体系,在档案管理工作的基础上,管理学原理可以分为系统原理、整分合原理、反馈原理、封闭原理、能级原理、弹性原理和动力原理等。其中系统原理,整分合原理,反馈原理、动力原理在一定程度上更加适用于当前的档案管理工作。

3 档案管理原理在“互联网+”时代的运用

3.1 系统原理的应用

当前,现代管理学方面的学者和专业人士普遍认为,系统管理原理是当前管理工作中采用最多的、也是比较难实现的管理原理,要想达成以系统原理为基础的管理目标,就一定要对管理的目的有一个系统化的了解,通过对其分析制定管理结构的层次性、目的性和全局性。系统管理的方式最能体现出档案管理原则中的“全宗”原则,也是当前管理工作者比较能接受和任用的一种思维和行为模式。

而档案管理系统原理所要求的管理结构的层次性、目的性和全局性在当下我国“互联网+”时代的影响下需要大量的文本数据和完善熟练的技术管理来作为支撑点。大量的文本数据也可以称之为巨量资料,随着我国改革开放和经济发展以来,档案记录所要求的领域和范围在不断的扩大,其中所报考的细节和内容也在不断的增加,这就要求我国档案管理机构要对档案中的数据和文本信息进行统计和对比,在收集和整理的过程中,要能够从各种各样的数据中找到真正有价值的来进行数据库的完善。只有这样,才能保证数据的丰富度能够基本上满足“互联网+”时代对于档案资料量的要求。

3.2 整分合原理的应用

现代管理学原理对于整分合原理有以下理解,为了保证管理工作的效率化,需要在整体规划的前提下对明确各个结构的分工,在分工相互协调运作的基础上再进行有效的整合。这同样也是当前现代企业管理所应用的原理之一。

“互联网+”时代影响下,档案管理整分合原理应用的关键点就是“云计算”。“云计算”是在互联网环境下衍生出来的一种通过网络来实现大量数据计算的方式,相比传统的数据统计,“云计算”具有准确、快键、方便三大优点,“云计算”的内涵和外延都相对比较丰富,至今为止还没有统一的定义。“云计算”的在档案管理工作的应用中具有分布式处理、分布式数据库、虚拟化技术,能够承担起档案管理任务分解和整合的要求和条件。“云计算”的使用方法非常简单,在档案管理平台上输入需要找寻档案的关键词或者关键字,然后“云计算”系统会立刻对数据进行数据采集、整合分析、目标搜索等一系列流程,将档案中所有含有用户输出关键词或者关键字的档案数据显示出来,而这正是我们所应用的传统的档案管理模式所无法达到的。

3.3 反馈原理的应用

在面对档案数据不断发生变动的情况下,反馈原理要求档案管理机构能够建立有效、及时、准确的反馈机制,以达到快速对数据进行掌握的目的。

反馈原理的运用在我们的日常生活中就比较常见,比如网络购物中顾客给商家产品做出的评价,这种评价方式更加直观、有效的反应了顾客对于商品的看法。而在“互联网+”时代下的档案管理中,反馈原理能够通过引用类似的评价体系来更好的反应档案数据收集的合理性和准确性。例如,当前很多手机APP已经成为各个电商为自己争夺市场份额较量的主要方式之一,与此相同,我国档案管理部门能够与时俱进的设计出符合自己的移动终端产品和软件等,让档案查找者能够在第一时间内获得自己需要的信息,并能够合理的发表对于该系统的评价和体现心得等反馈信息。

3.4 动力原理的应用

动力原理指的是在档案管理工作中需要强大的内动力和外动力和对整个工作进行推进,以此来满足共组的需要,动力原理分为精神动力、物质动力和信息动力,传统学者认为,精神动力和物质动力被认为是当前动力的主要来源,而当前的社会格局在不断的改变,信息冲击所产生的动力和压力同样不容小觑,也是一种强大的竞争力。

档案管理动力原理在“互联网+”时代下的最需要的是对“物联网”思维的深化,通过利用互联网或者局域网将人员、物、传感器、控制器等和网络相连,满足各个层级之间的沟通和交流,实现远程控制与信息化、智能化的网络档案结构。

4 结论

本文在此着重介绍了档案管理原理在“互联网+”时代的运用,希望能对今后企业或机构对于档案管理工作提供一些文本上的帮助和建议。

参考文献

[1]杜枫.档案管理原理在“互联网+”时代的运用[J].企业改革与管理,2016-03-22.

[2]刘嘉.“互联网+”时代如何实现医院综合档案的管理[J].企业改革与管理,2016-03-22.

[3]黄以宁.“互联网+”时代加快完善疾控档案管理进度面临的问题与对策[J].科技经济导刊,2016-03-05


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