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加强高职院校档案管理队伍建设的思考

作者:王海英 字数:2700  点击:

摘 要:档案进行健康、有序的管理需要一直综合素质高的队伍,因此,高职院校应该着力培养一支专业化的档案管理队伍,这是当前档案管理工作重要任务。加强档案管理,这是进行高校教学不可缺少重要组成部分。文章从高校培养档案管理队伍进行分析。

关键字:高职院校;档案管理;队伍建设

1 档案管理队伍存在的问题

1.1 人员结构问题

我国高职院校建设时间不长,档案管理起步时间比较短,档案管理发展不均衡,职称年龄偏小,队伍专业知识不强,而且学历水平不高等现象。这些都是档案管理团队综合素质没有提高,管理层析不清晰以及缺乏领导管理等等因素导致。档案管理专业人员在分配上,出现分配比例不足等问题,而且人员流动性比较大,队伍发展稳定性无法得到保障。

1.2 高职院校管理与档案管理缺乏相融性

档案管理是服务于组织机构的,记录着高职院校的工作进展。档案管理质量高低,对院校发展有着重要影响。这两者密不可分,这是院校今后开展档案管理重要依据。当前高职院校信息管理工作,更多的是信息收集,但是在收集过程中没有将档案管理和院校管理紧密结合在一起。有的院校只是简单的应付档案管理而组建的队伍,这些队伍在开展工作时,无法进行系统化的工作。使得档案管理具备适用性,因此无法服务院校管理。

1.3 档案管理人员素质不高,缺乏培训机制与激

档案管理工作在高校教学中,这是一项非技术之工种,专职档案管理员工在高职院校中没有引起足够的重视。他们充当的角色往往是一个简单的文件管理员,有的院校还划分为后勤管理类工作范畴。因此,档案管理无法得到重视,员工开展工作缺乏激情。思想长期被压抑,工作内容单调而且乏味。尤其是学院进行享受评定时,没有资格参与。学院的优秀评选,培训以及学习交流等等机会都少,这样的管理方式使得档案管理人员流动性大,使得队伍管理稳定性差。

2 建设高职院校档案管理队伍

2.1 建立健全激励机制

建立起奖励机制,可以充分调动管理人员的工作积极性以及创造性,因此,学院应该建立起激励政策以及体制。首先,激励的机制,需要员工基于当前实际院校发展状况,根据员工需求。分析员工心理状态和心理需求,从而建立起激励机制,让员工参与学院的考核评价,参与称职评定。将该称职评定融入各个环节中,基于物质鼓励和精神激励相互结合方式,充分激发员工在工作中的创造性。员工开展工作时,他们更能积极和主动,在工作中获得一份使命感。员工明确在工作中的核心地位,能够获得成就感。另外,改革档案人事管理制度,使用聘用制,使得团队管理变得职业化和专业化。学院中一些档案管理的硬件设备,应该得到优化更新,逐渐改善档案管理工作环境,加入一定的资金,使得档案管理工作得以有序进行。学院应该营造出文化管理氛围,选择不同的方式转变档案管理人员的工作方式,转变档案管理人员思想,激发员工工作积极性。

2.2 改革创新是建设高职院校档案管理队伍的新思路

学院要重视档案管理工作重要性,将档案管理和学院日常教学工作同步进行。在对队伍管理时,应该坚持专兼职结合方式,在档案管理中配备一些兼职类型的人才,专职人员是档案管理的重心。这样的管理方式才逐渐实现学院管理统一。档案管理具备两面性性质,需要符合学院的规章制度,又要符合档案管理规范。因此,在开展档案管理工作时,应该配备专业的档案管理人才,应该配备高素质管理人才和技术管理人才。技术管理人才主要负责档案管理技术指导环节。另外,还需要有一支综合素质高的档案管理人才,他们是导师。可以组织人员,可以进行技术指导,从而开启档案管理工作,使得档案管理实现信息化建设。高职院校的职能是培养专业高技能人才,档案管理的工作重心就是记录记载人才培养的过程,因此档案管理队伍的管理必须与高职院校的管理完美结合,需要复合型的档案管理专业人才为领头军,配备档案管理岗位需要的各种专兼职人才,形成一支具有综合实力的高级档案管理团队。

2.3 加强培训工作

第一,需要改变思想。改变思想需要通过培训进行改变,调整好心态。在开展工作时,基于学校发展为宗旨进行培训,以服务档案管理工作理念,在开展档案管理时,可以基于责任心,良好心态中去开展,全身心的投入档案管理事业中。第二,加强队伍综合素质建设。可以通过专业的培训,使得档案管理人员工作能力得到保障,他们在工作中具有组织能力,具有协调能力。这些能力使得员工在工作中,可以做到得心应手。第三,加强专业知识培训。可以从档案管理技术,档案管理学以及档案管理规章制度进行培训,使得档案管理人员管理意识加强,在工作中可以创新的开展工作,这样才可以打造出一支技术过硬的高素质管理队伍。随着社会不断发展,档案管理信息化管理方式更加普及。这方式的获得,需要革新传统的管理方式,基于柔性和刚性相互结合的基础上,使得传统和现代方式可以紧密结合。对高校档案进行管理,管理效率和水平都得到提高。

3 结束语

总而言之,进行档案管理时,应该将学院档案管理放置在首位,做哈队伍建设工作。档案管理队伍建设,,这是当前学院开展工作之首要任务。从当前队伍建设现状中发现,在人员结构、人员思想以及管理方式上等等,都存在问题。这些问题需要在今后的管理中得到改进,这样才可以更好的改善这一现状,从而使得档案管理水平得到提高,实现现代化档案管理。高校档案管理存在的问题比较多,这些问题阻碍档案管理工作革新。因此,高职院校领导要多加重视,应该从现状入手,为档案管理扫清障碍。

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