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新时期档案管理模式科技化发展趋势

作者:刘卉 字数:2902  点击:

摘 要:我国水利工程现代化发展阶段,国家对地方水利项目建设质量水平提出了严格要求,努力提升水利工程设施使用性能是行业改革重点。档案资料是对工程实施情况的详细记录,对后期工程建设具有多方面的指导借鉴意义。为了进一步优化档案资料管理模式,以先进技术为基础设计科技化管理模式,这也是水利局档案管理工作重点。本文分析了项目档案管理具体内容,以科技化发展趋势为参考提出档案管理模式改革对策。

关键词:项目档案;管理模式;科技化;综合对策

水利项目具有投资大、周期长、施工难等特点,为水利部门规划与发展带来了较大的困难,如何规划水利项目是当前社会化改造急需解决的问题。档案资料是历年水利项目建设的资料总汇,对水利工程改造具有多方面的指导作用,做好水利项目档案管理工作是很有必要的。为了适应项目工程建设发展趋势,应以科技化为方向建立更加科学的项目档案资料管理模式,实现档案资料资源的最优化利用。

1 项目档案管理科技化趋势

项目档案信息化是行业变革的主要趋势,采用信息科技委支撑建立新型管理模式,为档案资料收集、处理、使用等提供诸多的便捷性。根据笔者工作过经营,项目档案管理信息化趋势包括:

1、专业性。档案资料是专门针对某一个领域记录数据的,其必须要有专业性条件为支撑,才能全面提高项目档案管理水平。信息化发展是以专业领域为平台的,无论是管理人员或档案资料内容,都具有专业性特点。因此,管理信息化需先从专业方面实施改革,建立符合档案管理相关的工作模式,才可保证档案资料内容的完整。

2、技术性。引用高端科技辅助项目档案管理体制,发挥信息技术在档案管理体系中的作用,这些都是档案管理模式发展趋势表现。一般情况下,档案管理信息化技术包括:计算机技术、网络通信技术、数字操控技术等的,适用于水利局内部档案体系的科技化建设。此外,科技性还体现在信息设备方面,广泛应用于档案室内工作流程。

3、智能性。项目档案管理智能化是立足于高科技条件的,其利用人机工程控制系统实现人机一体化,为档案管理操作流程提供更为便捷的方式。比如,档案室人员利用计算机设备监理电子档案数据库,对实体档案室内部结构、档案摆放、资料内容等综合调度,无需人工参与档案整编工作,便可以把档案资料及时地传送给使用者。

2 新时期项目档案管理总则

鉴于科技化对项目档案管理的影响力,水利部门要实时更新信息化办公系统,搭建与科技化标准相符合的档案资料管理平台,正确处理水利档案相关的资料信息。笔者认为,科技化档案管理模式要遵循相关原则饿,主要包括:

1、价值原则。项目档案资料具有广泛的数据来源,每一项数据都是经过长期实践积累的,充分挖掘档案资料潜在价值是不可缺少的,这是档案管理价值原则的基本要求。充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范,结合水利工程的特点,制定本规定。

2、阶段原则。水利项目建设要经过不同的阶段,每个时间段产生的数据资料页不相同,档案管理也要坚持阶段性原则,这是管理模式科技化需要遵循的内容。例如,水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、领导原则。有关单位应加强领导,将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中,明确相关部门、人员的岗位职责,健全制度,统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。坚持科学领导原则,促进档案管理模式规范化发展,每一个环节都按照领导体制要求执行,避免档案管理出现决策性失误。

3 基于科技化模式的档案管理对策

近年来我国对水利工程改扩建投入大笔资金,实现水利项目综合化运行是主要建设目标,充分发挥档案资料对水利项目建设的指导作用,这也是工程单位必须考虑的问题之一。档案管理模式科技化本质上是信息技术的综合应用,在档案资料管理体系中添加科技成果,减小人工参与水利档案资料的操作难度。

1、优化管理。各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责,共同抓好水利工程档案工作。管理部门对水利项目档案资料具有宏观调控权利,根据地方水利项目建设状况提供管理意见。考虑到科技化管理模式发展趋势,管理部门在管理决策、指导意见、档案审阅等方面也要注重信息科技应用。

2、法人监督。项目法人对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。项目法人是某个项目的总负责人,对项目采取某一种决策方案,直接影响了后期施工决策情况。项目法人需积极倡导档案资料科技化管理,完善现有的档案资料分配模式。

3、职责分配。勘察设计、监理、施工等参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作。“责任制”是项目档案资料科技化管理的一种体制,在信息科技普及应用条件下,按照岗位工作标准执行责任考评机制,也能帮助档案管理人员解决不少问题。

4、技术改革。新时期档案资料类别、内容、存量等均发生巨大变化,全面利用高科技辅助档案资料管理,有助于提升档案管理的自动化水平。例如,建立数字化档案专用库房,大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房,配备必要的档案装具和数字化控制设备。项目法人应按照国家信息化建设的有关要求,充分利用新技术,开展水利工程档案数字化工作,建立工程档案数据库。

4 项目档案验收管理体制

除了注重档案管理模式科技化改革之外,档案管理后期也要做好验收工作,确保每一项档案资料符合档案室管理要求。水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,,应提前或与工程竣工验收同步进行,从两个方面完善档案资料管理体系。项目档案验收内容包括:听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告;听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告,对验收前已进行档案检查评定的水利工程,还应听取被委托单位的检查评定意见;查看现场,了解工程建设实际情况。

5 结论

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料,为使项目档案齐全完整准确,就需要一套行之有效的方法加以保证。基于档案管理科技化发展趋势下,要建立更加完整的档案资料管理体制,努力提升档案资料的综合利用率。

参考文献

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[3]赵艳.浅谈加快档案管理工作的现代化进程[J].黑龙江科技信息.2009(24)

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