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浅析档案管理现代化

作者:张恒波 字数:3195  点击:

摘 要:在科学技术日新月异的二十一世纪,信息技术的广泛应用,对我们档案事业的发展提出了更新更高的要求。档案管理工作正在发生翻天履地的变化,传统的管理手段与技术,正逐渐被现代化的管理手段与技术所代替。加快档案管理现代化的建设步伐,适应时代的需要,成为档案工作的一个重要内容。

关键字:档案管理;档案现代化

1 档案管理现代化概念

档案管理现代化,是档案工作现代化的核心内容,它是指档案管理部门运用现代化的设备和技术,采用先进科学的管理方法,开发与保护档案信息资源,全方位、多形式、高效率地提供档案信息的一个综合性系统工程。档案管理现代化是一项长期的任务,它至少包括四个方面的现代化:档案管理意识的现代化、档案管理人员的现代化、档案管理方法的现代化、和档案管理手段的现代化。

2 档案管理现代化推进中面临的问题

1.档案管理现代化的意识不强。当前,由于社会上对“档案”的概念和作用,知之者甚少,档案意识相当薄弱,甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足,许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法,严重影响了档案管理的现代化进程。由于档案意识普遍较低,导致资金投入严重不足,无力购买现代化的设备,也造成人才引进困难,甚至人才流失。

2.现代化的档案人才不足。档案管理现代化的前提是人才现代化。从目前人员现状来看,许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员,大多数还停留在收发、查找的阶段,缺少现代化管理的基本知识,没有掌握现代化设备的操作技能。像我们基层单位由于工作的复杂性,许多档案工作人员大都身兼数职,对专业性较强的档案工作来不及认真钻研学习,并且档案人员时常更换,缺乏相对稳定,以至于对档案方面的基础知识都知之甚少,易造成基层单位档案人员的业务技能普遍偏低。

3.档案管理的传统方法制约凸现。首先,传统的立卷方法对立卷的要求过高,在利用和保存上侧重于保管,使得整理的目的——档案利用工作受到影响。其次,传统的立卷标准可操作性较低,随意性较大,案卷质量很难把握。再者,由于传统方法中要顾及案卷内文件之间的有机联系,档案人员在收集文件时,一般是在每年的上半年收集上一年的文件,然后对收齐的文件进行整理立卷,有些文件还要跨年度审批,延误立卷时间,造成下半年工作量增大。在传统的手工模式下,主要依靠人工管理,手段比较落后,查找资料费时费力,搞数据统计更为艰难,直接影响了工作的进展和效率。

4.档案标准化、规范化工作有待提高。目前我国档案现代化管理工作基本上是松散型管理,条块分割、各自为政、无序发展,它带来的后果是:档案管理软件低水平重复开发,浪费严重;档案数据库重复建设,输入内容缺乏规划和分工;应用软件程序设计语言各不相同,标准化程度低,数据难以交换与共享。实现档案现代化管理的最终目的,是最大限度地开发档案信息资源,实现档案信息的全面、系统、快速、准确的服务,实现各类档案信息资源的共享,从而满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。

3 加快档案管理现代化建设步伐的几点思路

笔者所在单位属于基层,档案管理现代化起步较晚,原先并无专职人员负责,原始档案的收录保存都比较混乱。为此,我们向上级部门市民政局和市档案局相关部门请教,通过多次学习和上级部门领导的热情帮助,为档案管理现代化的起步积累了很多实用经验。由此,笔者认为在新形势下,要加快档案管理现代化建设步伐,应从以下几个方面着手:

1.加大档案建设宣传力度,这是档案管理现代化建设的首要前提。宣传工作要经常、持续、连贯做。档案作为历史的见证,有其他事物不可替代的一面。宣传工作要统筹规划。“凡事预则立,不预则废”,没有计划的工作,就不会有目的性、科学性、针对性。档案宣传工作在积极配合纪念日开展外,可以通过陈列室里大量有价值的图片展示给社会,向社会灌输档案知识、让他们意识到档案的存在、感受到档案的价值。

2.转变档案管理意识,为档案管理现代化奠定坚实的思想基础。要重点强化三种意识,一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库,但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,才能更好的发挥档案的信息作用,体现档案的信息价值。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场,档案部门要把档案转化为“适销对路”的信息,就要搞好调整研究,了解市场需求,掌握市场动态,确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。市场经济的发展,为档案工作充实了丰富的内涵,要想适应市场经济的发展要求,使档案更加有效地为经济建设和改革开放服务,必须改变过去档案工作无所作为的思想,强化档案的效益意识。

3.提高单位档案人员素质,人员的现代化是实现档案管理现代化的关键。作为新时期的档案管理人员,不能只单单对档案专业知识有所了解,还需要不断扩展自己的学习范围,对计算机、法律、信息技术等方面的知识都应有所涉及,使自己成为一名具备综合工作能力的复合型人才,才能适应新形势下档案工作的需要。我们要加大对档案人员的业务技能培训,在指导的过程中,注重向基层单位灌输依靠档案管理软件,运用现代化技术手段快速利用档案来服务本单位各项工作的意识。通过加大指导力度,转变指导重心,帮助提高档案人员的现代化业务技能,充分运用现有的现代化手段进行档案管理。

4.加强档案管理基础设施建设,以现代化的技术手段推动档案管理现代化工作。当前计算机已经广泛地应用于档案管理、统计和检索、微缩技术在档案保管中的作用已越来越得到我们的重视、档案管理专业软件的功能正得到逐步完善和加强,而这些都依赖于先进的物质技术基础。如:笔者所在单位市军队干休所,单位领导对档案管理信息化给予了充分的重视,划拨经费为档案室添置更新了设备。由于之前档案管理方式较为落后,为纯手工方式,这次我们在充分学习上级部门做法的基础上,采购了包括数码复印机、高精度扫描仪、打印传真一体机及高性能工作站级电脑(配置大容量双硬盘双备份,充分保证电子数据的安全性)。通过这次设备大更新,,从硬件上就初步达到了档案管理信息化的基本要求。

5.注重共享网络建设,为档案管理方法现代化提供根本途径。当今的科学技术发展一日千里,各方面信息的网络化是不可避免的趋势。档案网络建设是一个系统工程,点多、面广、难度较大,必须靠脚踏实地的真抓,不能急于求成。首先以建立手工式的检索目录为切入点,然后创造条件,由手工检索逐步过渡到应用计算机存储、查找档案信息,最后除纸质档案备份外,力争全部材料内容能够上网,在各方面条件成熟时允许查阅者持有效身份证或是其他有效证验证后方可下载使用,但必须要到档案行政部门加盖专用印章。如:目前我们对现有档案进行整理,将有利用价值的档案妥善保留;重新组卷,分类整理,实现案卷规范化。并在实际工作中,将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。在重组案卷的过程中还对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案管理形式、科学保管而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率,为档案实施计算机管理提供更好的检索平台。再如:我们重视充分利用档案原有基础,认真分类管理。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录,可以在的原有基础上减少著录环节,大大地提高著录速度。如今档案馆正在向文件中心、资料中心、信息中心的方向发展,所以,在建设中应注重几个问题:一要注意选准突破口,然后逐步推开;二在网络建设中要注意坚持质量标准,上网材料必须对人民群众真正有用的;三要坚持建网与开发利用并重的原则。


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