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浅谈加强深圳市机关文件集中管理工作

作者:黄小莉 字数:2540  点击:

摘 要:在信息技术飞速发展,电子文件档案对传统纸质档案产生具大冲击的今天,纸质档案以其稳定性好、不易修改等优点突显其独有的价值,但其对存档空间的巨大需求,给保管单位带来许多实质性的困难。笔者结合工作,就2007年来实施深圳市试行的市属机关、团体、事业单位文件集中管理工作情况,作以下思考。

1 文件集中管理工作背景

2004年年中,20多个政府部门正式迁入市民中心集中办公,各单位普遍面临档案用房紧张问题,这也给各部门如何管理好档案提出了新的课题。2007年4月,市档案馆搬入市民中心,开始了接收市民中心集中办公单位文件工作,文件集中管理工作正式启动。为做好文件集中管理工作,深圳市档案局先后印发了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》、《深圳市市属机关、团体、事业单位文件接收整理规范》《深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法》的通知等文件,对文件集中管理的整理方法与管理方式进行规范。

2 现行文件集中管理的特点

2.1 定期移交

目前各单位向文档中心移交的文件范围为《档案分类方案》中的党群工作、行政管理、业务管理等文书档案。市文档中心每年发出移交计划和时间表,要求各单位按计划开展文件移交工作。定期移交文件,加强了档案工作的计划性,扭转了文件收集整理不及时造成的文件散失、长期保存在个人手中的现象从长远看,对档案的完整性的保护起了重要的作用,文件档案存放交由文档中心专门统一保管,减少了由于各种原因对档案造成的损害。

2.2 缓解各单位压力

对机关各单位来说,文件集中管理最主要的特点是减轻了人手和库容方面的压力。首先,驻市民中心的大部分单位无专门的档案库门,文件分散在各个业务室,储存、温湿度控制等条件均无法达到档案保管的要求。其次,在政府机构精简的环境下,许多单位档案人员多为兼职,平时工作太忙,档案管理工作也是见缝插针,整理工作更无从谈起。文件集中管理实施后,各单位只需要对照文件移交标准,对文件进行简单梳理、编号,编制移交目录即可移交,减轻了人手的压力。

2.3 文件鉴定

文件鉴定就是对档案的价值进行判断,挑选出有价值的档案保存,剔除无保存价值的档案予以销毁。集中管理的文件由文档中心保存10年,在文档中心保管满10年后,由文档中心、文件移交单位、市档案馆三方人员共同组成鉴定工作小组进行保管期限的鉴定,判定有保存价值的文件则向市档案馆移交,无保存价值的文件,经征询文件移交单位意见后,按照规定予以销毁。十年后再进行文件价值的鉴定,并由三方人员共同鉴定,既避免了文件保管期限误判的情况,又保存了真正有历史价值的档案。

2.4 文件查询

移交的文件在短期内就会被扫描,并进行细化的著录,然后录入内网的文件查询系统。所谓细化的著录,与我们传统只针对文件正文标题录入不同,是正文为主体,连同附件以及相关内容文件都作为关联补充方式的单独条。文件查询时,只需查询到正文标题,相应的附件信息就会被单独列出,打破了传统的通过文件标题想像内容文件查找障碍,整个文件的框架一览无余。经著录后查询到的文件,文件内容可以打印、拷贝,极大的提高了利用效率。实际中,大多数查档的目的只是阅读文件内容,并无印证文件真实,加盖与原件相符的印章的需求,因此档案的信息化减少了对原始档案的反复利用,,有利于原始档案的保存和保护,而利用电脑查询省事省力,也提高了工作效率。

3 目前存在问题

3.1 移交整理仍存压力

1、按目前文件移交的要求,各单位除收集齐全,仍需进行初步分类整理、编制移交清册,对各单位来说,仍有一定的整理压力,目前部分单位仍须聘请中介机构进行整理移交,造成了重复劳动,资源浪费。

2、在办公自动化、无纸化办公环境下,大量在OA系统产生的电子文件,其文件内容、领导签名、电子公章的等合法性问题,均需要研究解决。目前被认可的电子签名等方式大多用于个人和商用,在政府公文方便,尚无比较明晰的法律法规出台。

3.2 文件鉴定问题

由于移交时只是初步分类整理,各单位并未对文件的保管价值做出鉴定,分类方案对保管价值的界定也比较模糊,加之各单位文件保管人员对分类工作的了解程度参差不齐,分类方案也只是参照国家方案的样版与以加减,在业务文件分类方面并未能更好的反映出单位的实际情况,加之档案员对一些业务工作形成的专业档案无暇管理,有机构改革、部门职能调整时没有能及时调整分类方案,也给日后的档案鉴定工作造成一定难度。

3.3 文件查询利用问题

目前文档中心对移交的文件提供内网查询、传真、电子邮件等服务方式,使文件利用工作更加便利,但查询系统只绑定一个固定IP,对系统要求比较高,且内网查询只支持简单查询,面对与日剧增的数据量,支持力度明显有点单薄。

4 相关建议

由于档案信息是数字化的信息、可以被复制、不留痕迹地被修改,计算机的病毒、磁场、电磁脉冲都对数字化信息和计算机系统具有破坏性,在计算机硬件设备和系统软件更新、升级过程中,档案信息的数据转换也容易丢失,当发生这样的问题时,档案信息的恢复、核实和重建就必须完全依赖于原始档案。原始档案是档案信息的基础和重要来源,具有不可取代性,档案信息与原始档案共存。笔者认为可从如下几个方面加强管理与完善。

首先,文档中心可调研各单位OA设计特点,指导OA文件保存方式,对领导签名、公章、电子文件合法性等具体问题进行明确,建立通用的数据移交标准,直接接收OA的数据进行打印整理,简化纸质文件移交的整理压力。

其次,文档中心指导各单位对分类方案进行更科学、合理、细化的修改,有针对性的就文件分类、保管期限界定工作对各单位文件保管工作人员进行培训。机构改革的单位应制定并报送更新的档案分类方案、文档中心对档案分类方案进行专业的审查、备案。

第三,整合档案利用系统,在统一框架下分别建设进馆档案查询系统、集中管理文件查询系统以及即将进驻档案储存中心的业务系统,通过网络身份认证技术、访问控制技术等有效保密措施,在确保档案信息的安全前提条件下,解决进馆档案、集中管理文件、各单位自行保管的短期文件、业务文件查找方法不一致,档案、文件查询割裂引起的各种问题,尽可能减少现场查询造成的人力和时间的耗费。


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