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项目档案管理存在的主要问题

作者:李苑 字数:2656  点击:

摘 要:随着工程项目的增多,项目档案管理工作越来越完善,但是仍然存在诸多问题,如管理制度不完善、档案管理工作不被重视,缺乏考核力度,管理人员业务知识不全面等。

关键词:项目;档案管理;问题

1 企业项目档案管理制度不完善

从大的层面上讲,由于国际间的贸易日益紧密和增多,国际招投标工程项目已不鲜见,这对我国的项目管理工作发生了巨大冲击,国家对建设项目管理体制改革正逐步推进,工程招投标制度!竣工验收备案制度!监理制度逐步完善。因此在客观上对建设项目材料的归档!整理!移交和利用服务提出了新的要求,而企业建设项目档案管理如何操作,还没有完善的行业规范"从企业角度分析,企业档案分类中没有项目档案这一类,在2006年以前,项目建设形成的档案资料,分别归入企业基建档案类和设备仪器档案类。2006年以后,国家强调了项目档案工作的重要性,企业开始把与建设项目有关的档案资料从基建档案和设备仪器档案中分离出来合在一起,按项目建设过程建立项目档案。企业项目档案起步较晚,管理经验不足,管理方式陈旧,企业部门之间职责分工不明确,其制度建设和人员配备都明显滞后,到目前还未形成完整的管理体系,企业建立完善的项目档案管理制度是当务之急。

2 企业对项目档案管理工作重视不够

在项目建设中,一个大项目往往有多个单位参与,施工时间长,有的项目时间跨度三、四年甚至更长,由于项目部不是固定常设单位,许多参加项目建设的单位,档案意识薄弱,对项目档案工作缺乏足够认识,在项目建设过程中存在重建设、轻档案的思想,认为只要把工程搞好就行,档案资料差一点问题不大,对项目档案不够重视。在项目建设中一般不设专职档案工作人员,兼职的也不固定,造成职责不清,兼而不顾, 工作不到位。没有认识到项目档案是项目建设规划和管理的重要依据,是工程建设正常运转的技术保障,因而也就没有管好项目档案的决心和责任"特别是在施工阶段,参建单位的领导往往比较重视工程建设进度!质量!资金等,而忽视了档案工作,认为项目资料收集归档工作不但不能够给施工单位带来直接效益,反而增加了自已的工作量和施工费用成本,没有将项目档案工作纳入项目工程质量领导责任制和工程监理!合同管理中,项目档案在整个项目建设环节中没有排到应有的位置上,待到项目竣工验收时才提到议事日程。

3 企业项目档案考核缺乏力度

项目建设涉及到诸多部门,企业档案部门为了保证项目档案的质量,虽然也制定了规章制度,但对项目参建单位没有形成有效的管理和监督机制,缺乏相关部门支持,缺乏力度和制约手段,在制度执行上也不了了之。企业项目建设主管部门本身在考核项目建设时,就存在着重视工程进度、工程质量,轻视项目资料的思想,更不会去积极落实项目档案的责任考核。没有考核和奖惩,参建单位的项目档案管理意识自然不会提高。

4 企业项目档案管理人员的业务知识不全面

项目档案作为近几年才出现的/新事物0,因其关系到建设项目的总体验.收而备受关注,在给档案工作带来机遇的同时,也给档案管理人员带来新的挑战。项目档案作为一项基础性的管理工作,同时又是一项专业性很强的工作,它要求项目档案人.员在具备档案专业知识的同时,还必须具备项目管理相关业务知识。而目前企业的档案人员年龄大、学历低、知识面窄,接受新事物慢,不能很好地到现场指导施工单位收集!整理项目资料,对资料整理过程中遇到的疑难问题也不能给予准确解答。而施工单位的项目资料是由兼职或临时抽人管理的,,这些人没有参加过档案专业培训,没有档案专业知识,移交给企业的档案质量低,往往还要拆卷返工和添补,影响项目档案管理水平。

5 企业项目档案管理缺少信息技术手段

目前,企业项目档案管理还是以手工劳动为主,由于经费投入不足,没有配备档案管理信息软件,收集到资料也是纸质的,电脑存储的信息只是项目档案的目录,只能进行日常的档案目录录入和检索,没有全文数字化录入。缺乏现代信息技术,不能引入先进的管理模式、管理手段和管理方法,致使企业项目档案管理水平止步不前,档案管理不规范,档案利用效果有限,很多工作开展不起来

6 企业项目档案归档资料不规范

积累、收集项目文件资料归档是项目档案管理的关键环节,由于企业固定资产投资项目从项目论证、立项、设计到施工建设等不同的阶段,参与部门多,工作环节复杂,建设周期长,形成的资料分散,不同资料形成主体对项目档案的要求不同,导致项目档案管理不规范,存在滞后现象。目前,主要存在以下问题:

6.1 项目资料缺乏准确性

目前建设项目一般实行承包方式,一些施工单位对施工档案资料的记录、收集整理的责任心不强,记录不及时,对于实际操作和设计要求反映的特定内容没能作必要的定性和定量反映,如隐蔽工程验收记录!工程记录及测试沉陷!变形观测记录,以及水、电、暖设备及管线的安装和性能测试数据等资料记录不全。更有个别施工单位为了不影响工程正常交工,闭门造车,造假资料蒙混,经常出现工程数量汇总表与实际不符、缺张少页、张冠李戴等现象。而企业由于工期的紧迫性,把关不严,也存在虚假资料归档的现象。

6.2 项目资料不完整

由于建设项目文件形成的周期长,专业技术性强,很容易造成项目资料收集不完整。有的项目承包单位多,施工时间和施工顺序不同,单项或部分工程完工后,有的施工单位就撤走了,施工资料如果没有移交,就很难追回了。再就是由于认识不同,项目参与单位收集资料的测重点也不同,大部分项目普遍存在着:注重项目批复文件,忽视附件材料收集;注重项目使用有效文件,忽视未被采纳的方案材料;注重施工过程的文件,忽视了交工后试运行文件的管理;注重通用设备仪器随机文件资料,忽视了设备仪器的调试!施工安装!系统调试!实验等记录的收集等等,项目参建单位对项目档案管理不重视,是造成项目档案收集不完整的一个重要原因。

6.3 项目档案不系统

项目资料随着项目建设而产生,从项目构思开始到项目竣工投入使用结束,前后相互连贯、系统。但目前项目档案普遍存在着项目开工了,还没有开工报告,有的项目不按设计批复施工,随意调整,改变投资,没有调整批复报告,有的是有请示文件,没有批复文件,有的先施工,然后再做施工图"项目竣工后,拿施工图充数。施工资料更是暗藏玄机,施工日志与施工进度不一致,有的是事后补材料,有的是事前做资料等等。项目资料不系统,没有反映项目建设过程中的有机联系。

参考文献

[1]刘晓平.建筑工程资料指南[M].北京:机械工业出版社,2009年版。


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