摘 要：中学档案是一所中学办学历史的真实记录。但是中学档案除了具有记录学校办学过程的作用，还能对中学的教学、校园文化和学校形象的建设起到积极作用。论文通过对中学档案的利用价值、中学档案资源开发利用中存在的问题进行探讨，为如何更好地开发利用中学档案资源提出若干建议。

关键词：中学档案；开发利用；校园文化；信息

中学档案是中学在从事招生、教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的原始记录。中学档案既是一种重要的无形资产，又是一种不可再生的信息资源。然而，我们都知道，只有通过利用，档案才能发挥其最大的价值，中学档案同样如此。

1 中学档案的具体利用价值：

1.1 中学档案及档案日常利用

中学档案的日常利用以内部利用为主，所利用的档案则以人事档案、学籍档案及财务档案为主。人事档案的使用非常频繁，涉及职称申报、工资调整等；在遇到工资福利纠纷时，人事档案中相关的一些制度、凭证等都起到佐证作用。财务档案的日常利用主要是提供工作参考，及对学校的各项工作起到辅助证明作用。学籍档案除了内部工作参考利用，也时常提供对外服务，比如已毕业多年的学生在丢失毕业证后，会回校查询其毕业证号，或要求学校根据相关学籍档案为其提供学籍证明。

1.2 中学档案及办学水平评估

现如今中学档案的利用除了日常利用外，最主要的利用价值就在于对于办学水平评估的证明作用。中学档案涉及行政管理、教学科研管理、基建管理、仪器设备管理等各方面工作。因此，在对中学办学水平的评估中，档案的完整性及管理情况也成了检查的一部分。除此，各种中学办学水平评估和检查也因此都要求提供大量相关的纸质档案及电子档案。而这些评估及检查也包括了中学的每一个职能部门，比如：各类教学水平督导检查、退休教师工作检查、财务审计、档案室工作检查、图书馆工作检查、卫生室工作检查等。由此，我们会发现，如今中学档案的凭证作用已经远大于其他日常利用。

1.3 中学档案及校园文化建设

最早提出“校园文化”这一概念的是美国著名学者华勒（W. Waller），在其1932年出版的著作《教育社会学》（The Sociology of Teaching）中，，他将校园文化定义为：“学校中形成的特别的文化。”[1]中学校园文化是一所中学在发展过程中，长期积累形成的，被认可的并被自觉遵守的中学校园精神环境和文化氛围。好的中学校园文化可以促进中学学生的全面发展，同时也有助于提高中学教职工的素质。

中学档案是中学各种教学、科研、管理活动的真实记录，它内容丰富，且与全校师生的工作、学习、生活等密切相关。此外，随着科技的发展，中学档案的形式越来越丰富，包括纸质档案和各种内容生动形象的照片档案、音像档案、实物档案。这些都使得中学档案具有更强的说服力和感染力，可以成为建设中学校园文化的珍贵资源。只要积极、正确地利用中学档案，那么就可以使这些记载了中学办学思想、办学理念、校训、校风等的中学档案在潜移默化中为师生树立正确的人生观、价值观和世界观，同时也能促使中学校园文化的建立。

1.4 中学档案及学校形象建设

学校形象是学校师生、社会公众对学校的一种评价及基本认定。一所中学的良好形象有助于增加师生的凝聚力及荣誉感、自豪感，同时也能帮助学校拥有更大的竞争力、获取更多的资源。现如今，我国的学校越来越重视对于自己学校的办学理念、办学成果、办学实力等各方面的宣传，以期提升学校的形象。通过现代通讯技术，各学校也确实能够更有效率地向公众展示自己的各个闪光点，比如制作学校官网、通过报纸、电视等媒体、注册学校微信公众号等。然而，无论运用哪种方式，都离不开通过中学档案提供相关的资料和素材。中学档案是学校办学过程中形成的具有保存价值的原始记录，具有真实性，因此以此作为中学形象建设的材料，不仅内容丰富，也更具有说服力。

中学档案是一所中学办学历史的真实记录，可以反映出中学发展、建设等各项工作的真实情况。然而，在档案工作中，我们发现中学档案的开发利用仍然存在着诸多问题。

2 中学档案资源开发利用存在的问题：

2.1 档案利用范围狭窄

现今许多学校已经认识到档案的重要性，在档案的收集、整理方面越来越规范，要求也越来越严格，但是在利用范围上却仍然比较局限。除了部分大学不仅重视档案的日常利用，同时也积极通过各种宣传方式，利用档案建设校园文化、学校形象等。大多数的中小学的档案利用仍然局限于一般的日常利用及办学水平评估，档案利用工作仍然比较被动，仍然是“管好档案，人求我供，不求不供。”[2]

“档案管理是基础，利用是目的。档案的价值只有在被充分利用时才能得到体现。”[3]因此档案利用工作不能满足于被动地提供，而是应当积极地开发档案资源、扩大自己的利用范围，寻找更多的途径来表现出档案的价值。一旦中学档案的利用范围得到了扩大，那么对于学校的发展，对于中学档案的管理都具有积极作用。

2.2 信息化带来的冲突

信息化对于档案管理来说既是一种机遇，同时也是一个挑战。信息化使得档案管理更为完整、便捷、快速，比如档案管理系统的研发、档案全文缩微技术等。除此以外，中学还可以建设档案信息资源共享平台，OA办公系统、教师发展网等达到增加档案利用的目的。

然而，信息化也为中学档案管理、利用带来了许多问题，除了保密问题，校园网、OA系统等信息资源共享平台的档案信息过于分散，并不利于收集、整理、利用。当然，可以通过专业的档案管理系统、专业的档案数据库来管理这些电子档案，但是大多数的中学却并不具备成熟的软、硬件措施。

信息化使得某些中学不再重视部分传统纸质档案，转而单纯通过教师发展网等收集、发布相关电子档案。但是这些上传的信息却是非常分散、零碎且只有有限的利用权限。档案的资源开发利用不仅要注重集中、完整地收集档案，同时也要能够便捷地提供全方位的多元化利用服务。

面对种种的冲突和矛盾，为了中学发展，为了中学档案的管理，我们应该如何更好地利用中学档案，发挥其更多的价值？

3 如何更好地开发利用中学档案资源：

3.1 重视收集零散档案

中学档案不像很多企业档案，可以有头有尾按照项目分类。在中学除了归档范围内的档案，还有很多图表、文字、声像材料分散在各职能部门或个人手中。这些材料很多不是正式形成的或者看似并没有什么利用价值。然而，这些文件材料同样是学校发展过程中所形成的原始记录，它们的价值在若干年后也许就会体现出来。以学校学生优秀试卷分析为例，这种分析汇编包括学生的优秀试卷、学生的学习心得等。它在当下无疑是有价值的，但是却似乎并不具有保存价值，毕竟考试形势是变化发展的。但是如果我们换一个角度就会发现，这份优秀试卷汇编可以体现学校的办学理念、教学方法，可以作为宣传资料；或者它在若干年后也许会成为校友资源。中学的零散档案很多分散在授课教师、学生手中，为了未来能够更好地开发利用中学档案资源，首先我们就要重视收集零散档案，形成一个庞大的中学档案资料库。

3.2 扩大档案服务范围

中学档案管理人员首先要扩大服务理念，有些中学档案不仅可以服务于在校师生，同时也可以向社会提供开放。如中学校史档案不仅可以起到宣传作用，同时也可以让有意愿入学的家长、学生对该校有系统、客观的了解。此外，中学档案管理人员也要摆脱过去传统的档案价值观念，现今的中学档案已不仅仅被用于教学、管理等日常工作，而是具有更多的用途。中学档案管理人员应从这些用途出发，深入挖掘利用中学档案资源。

3.3 结合传统编研及新型编研

“档案编研是有计划有步骤地对档案原件进行二次加工报道或三次加工，按照不同专题对档案信息进行筛选综合、归纳和提炼，编辑成册的过程。”[4]档案编辑是档案利用的重要手段之一，是一种主动服务。

中学档案的传统编研是中学档案人员挖掘收藏的档案资源，形成编研成果。而新型编研立足于用户的实际需求，力求编研成果能对中学的工作、领导决策等起到参考作用。中学档案管理人员可以结合传统编研及新型编研，立足于学校师生的需求，联合学校各个职能部门，发挥自身的编研能力，开发利用中学档案资源。

3.4 增加档案开发利用途径

过去中学档案利用被动一方面源于传统服务意识更注重档案保密，另一方面则是因为信息技术比较落后，无法做到信息的共享，除了编研难以提供其他主动服务。而随着信息化的到来，中学档案管理人员应充分利用先进的信息技术，增加档案开发利用途径。除了借助媒体宣传、展览、出版、教育活动等，也可以通过学校的官网、微信公众号等充分开发利用中学档案信息资源。

4 总结

中学档案的开发利用是中学档案管理中重要的一个环节，是中学档案管理的最终目的。中学档案管理人员应当抓住信息化发展的机遇，化被动为主动，努力开发利用中学档案信息资源，为中学发展及中学档案管理建设提供帮助。

参考文献

[1]陆懿琦. 新时期高校档案利用服务工作初步研究. [J]. 上海交通大学. 2010

[2]陈康明. 完善中学档案管理 促进校园文化建设. [J]. 成功（教育）. 2008年10期

[3]韩秋黎. 学校档案管理理论与实务. [M]. 上海交通大学出版社. 2010

[4]韩秋黎. 学校档案管理理论与实务. [M]. 上海交通大学出版社. 2010