摘 要：医院文书档案管理是医院综合档案室或办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。笔者针对医院文书档案管理的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点，分析文书档案在管理模式、人员培养等方面存在的问题，从理论上提出了医院文书档案管理应该进行规范化、归口化管理，应着重抓好文书质量和人员培训，不断推进信息化管理进程，以期能够推动医院文书档案管理流程的简化、管理方式的实用以及利用效率的提高。

关键词：医院；文书档案；管理

医院文书档案，是医院实施行政管理的历史记录，是反映医院行政管理、医疗护理管理、党务管理等活动的重要凭证，涵盖着医院中长期发展规划、年度工作计划和总结、统计资料、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、基建项目、通告、通知等内容。医院文书档案对医院来说，具有不可替代的的参考价值，其管理更是一项十分重要的工作。

1 医院文书档案管理的特点

医院文书档案涉及领域宽、种类多、综合性强，基本反映了医院各项工作及活动情况，，其具有不同于其他专业档案的特点：

1.1 医院文书档案管理具有综合性。医院文书档案几乎都是通过医院办公室内设机构即医院综合档案室进行管理，从档案的类型来看，它统管了诸如人事、基建、科研、财务、医务、总务、设备以及党务等各种载体材料，从文件的来源看，除了有来自上级印发或本院制定的所有规定性、政策性、指导性、业务性文件外，还涉及到与本单位业务相关的其他部门或单位的往来文件或编史修志的材料。

1.2 医院文书档案具有内容上的专业性。医院是以医疗工作为主体，在医疗工作中产生和形成的文书档案，是这种“主体”的真实反映，因此，它所记述的内容无疑带有很强的专业性。比如，医院发展计划、业务诊疗和技能操作常规和制度、医疗科学研究以及党务、人事管理等等，这些在档案管理方面具有明显的专业性。

1.3 医院文书档案管理具有相对的保密性。档案管理的最终目的是提供利用，而医院文书档案具有保密性、业务性强等特点，开放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人员，未能提供更深层次服务。

1.4 医院文书档案管理具有阶段性。医院行政管理科室多，产生的文件资料具有明显的分散性强的特点，为确保医院在某一短时间内某项工作（如医院管理年活动、医疗质量万里行活动、优质护理活动等）所产生的文件材料的连续性、系统性和完整性，目前大部分医院文书档案管理工作基本上以半年或一年为整理周期。

2.医院文书档案管理的现状

2.1 长期以来，医院在档案管理方面往往偏重于病案档案的管理，而对文书档案未予以足够的重视，尤其在档案室硬件方面投入相对较少，档案材料存储空间有限，有些单位没有配备专门的打印机、缝纫机、扫描仪、计算机等设备。且档案室管理力度不够，室内温度和湿度不符合规定，未进行防潮、防虫处理等。

2.2 目前，医疗行业中没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准，各医院大多数根据自己的理解和实践进行管理，致使文书档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同，形式多样。

2.3 随着文书档案信息化管理技术在各医院中广泛应用，文书档案管理工作的方式方法发生了巨大变化，而计算机、网络环境下的电子档案也存在着很多现实问题，如在储存和保密等方面造成一定的难度，因此，如何处理好电子文件与纸质文件的关系，充分利用电子档案的优势，已是摆在医院文书档案管理者面前的一个急需解决的问题。

2.4 医院文书档案管理较为混乱。医院内部行政科室较多，各部门之间往往存在信息传递和交流不畅等现象，导致文件材料分散各科室，有时我们常常会因为找一份文件而翻箱倒柜，既浪费时间也耗费精力。

2.5 文书档案管理是一项技术性相对较强的业务，由于人员编制和机构设置的局限，多数医院文书档案管理人员由医院办公室人员兼职，且平时档案业务进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上档案管理的需要，缺乏创新和活力。

3.加强医院文书档案规范化管理的几点体会

随着现代化电子信息技术的不断发展，医院文书档案管理工作如何适应新形势下的档案管理，如何适应医院高速发展的需求，是摆在我们面前的一道难题。现将本人多年来总结的几点经验与大家分享。

3.1 扎实推进医院文书档案规范化管理进程。必须建立健全科学的规章制度和管理体系，尤其尽快出台统一的，有针对性的《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，以此来规范医院文书档案管理的每个环节、每道程序，力求做到制度到位，程序明确，检查及时，堵塞漏洞。

3.2 严格实行文书档案归口管理。在医院内部，文书工作常涉及办公室、人事科、财务科、医务科、设备科、总务科等科室，其中办公室是文件运转和管理的核心部门，因此，应将文书档案归口到办公室管理，定期督促各科室将办完的文件及时整理上交，避免平时文件分散、零乱、长期堆积和失密，确保归档文件材料的齐全、完整和保密，保持文件材料之间的联系，转变由“多头管理”向“专一管理”的管理模式，为系统整理归档文件材料打下良好的基础。

3.3 严把文书质量关。文书是档案的前身，文书经过收集、整理、归档形成档案，因此，文书的质量会影响档案的质量。定期对文书规范情况进行综合分析，查找问题，研究整改方案，定期组织医院行政人员开展有关文书处理与写作的专题讲座，着力提高医院文书的质量。不断加强文书档案的整理、收集、归档等流程的监控力度，注意文件底稿、附件、批复的收存，善于运用收文、发文登记薄，将处理完毕的文件进行逐件检查核对，并根据它们之间的联系，按文书立卷的类目做好平时立卷，将一份份零散的文件按请示与批复、正文与附件及依据性文件等档案要求进行系统整理，为文件归档做好准备。

3.4 扎实推进文书档案电子化管理进程。电子信息技术的发展与传播，大大颠覆了传统文书档案的管理模式，通过引进“文档一体化档案管理系统”，对医院档案进行电子化加工，所有文件按照收发文序号统一排序、录入，并按照归档的要求进行分类保存和备份，不仅提高了资料的高效、规范的管理；而且提供了快捷、准确、安全的检索平台。同时，在加快电子化管理的同时，应注重档案的保密、保管工作，要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存，应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理，对秘密等级比较高的，科进行加密处理。

3.5 提高文书档案管理人员的业务水平和素质修养。档案管理工作是细而又细、慎之又慎的工作，要求具备较高的责任意识和严谨的工作作风，医院可根据实际情况，定期组织开展有关文书档案管理的培训，定期派员外出进修学习，提升档案管理和办理人员的综合素质，拓宽知识面，做到对文书档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、销毁等各方面、各环节了如指掌，为档案的完整性和系统性打下良好的基础。

4.小结

文书档案管理工作是一门专门的学问，尤其对于医院来说更是关键，必须要有大局之眼、细致之心，对每一道程序、每一个环节，都要严格把关，必须建立健全科学的管理制度和检索体系，在管理模式、人才队伍等方面不断创新举措，推陈出新，努力实现归口化、标准化、规范化的目标管理，变死材料为活材料，使有限的档案材料发挥无限的作用。只有这样，才能使医院文书档案管理工作保持特色和活力，促进医院档案管理工作的健康发展，为医院发展建设提供坚实的凭证和依据。

参考文献

[1] 宁廷美 浅谈医院档案管理的特点与开发利用，世界今日医学杂志，2004；5（1） ：68；

[2] 余瑾 信息时代的文书档案管理[J].西北水电，2010，5：88-89.

[3] 王珏 谈医院文书档案管理人员的素质修养[J]，黑龙江医药，2010，Vo1.23 No.6，943-944；

作者简介

王家寿，助理馆员，福建医科大学孟超肝胆医院（福州市传染病医院）办公室和综合档案室科员，2006年起至今从事医院档案管理工作，主要负责医院文书档案、科研档案、照片档案等收集、归档、编研、借阅、开发利用、销毁等工作。