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探索医院档案管理的长效机制

作者:尹良鑫 字数:3045  点击:

摘 要:医院档案管理涉及到医院行政职能科室和临床科室多方面的内容,是医院管理的重要组成部分,是医院管理的手段之一。加强医院档案管理工作对医院日常工作的开展和事业的发展都有着重要的现实意义和深远的历史意义。

关键词:医院档案;管理弊端;对策;长效机制

医院档案是各级医疗卫生单位日常业务活动的真实记录,是医院宝贵的物质财富,是回顾过去、开创未来的重要资料依据。因此,加强医院档案管理工作对医院日常工作的开展和事业的发展都有着重要的现实意义和深远的历史意义。

1 目前大部分医院档案管理存在的弊端

(一)医院档案管理与医疗、教学、科研都有着紧密的联系,互相之间不可分割。加强医院档案管理工作,提高各级领导对档案工作重要性的认识,是做好医院档案工作的前提和保证。争取领导重视,明确主导思想,建立符合医院实际需要的健全的档案管理机构,机构的设置要有利于档案工作。在此基础上集中统 一管理,建立健全工作制度,将医院档案管理纳入医院整体管理系统之中。将档案工作的内容纳入到各级领导干部的岗位责任制,将档案材料的规范化、收集的及时性等作为个人年度考核、升职、评优、评先等条件之一,以提高归档工作的质量和效率。 利用档案管理工作协调网,加强宣传工作,从领导到医院全体医务人员都认识到档案的潜在价值以及档案信息带来的社会效益和经济效益,明确医院档案是“取之于我,用之于我,功在医院,利在个人”,增强全院职工档案意识,给收集归档工作创造良好的环境。同时档案人员也要熟悉医院档案材料的运行规律,掌握各种线索,循序渐进,广泛收集,为医院档案实行集中统一管理打好基础。

(二)医疗单位存在大多数中层干部对档案管理意识不强的问题,不注重留取和移交本部门的档案资料;档案管理人员大多不是档案专业出身,业务知识匮乏,有的档案人员还身兼医院其他工作,档案管理精力达不到要求,再加上档案室岗位人员不固定,经常轮转,人员的专业知识和相关专业知识都比较欠缺。

(三)医疗单位多数办公用房都为临床用房,行政科室办公用房普遍紧张,档案室面积多数不达标。此外,由于重视不够,档案管理投入设备相对陈旧,计算机功能仅能实现保存和检索资料信息作用,难以实现整个医脘档案信息有效开发和共享功效。

(四)医院档案收集整理存在许多问题。还有医院档案的收集与编研是相辅相成的,只收集不编研就会 形成杂乱无章的材料堆,用时非常麻烦。因此,必须强化档案的编研工作,将所收集的档案资料分类整理,按类别归档,并标明出处、时间和类别。另外要突出重点,将重要档案资料重点保管,使档案服务对象明确,针对性强,真正发挥档案在医院发展 中的引导作用。档案收集整理后就被束之高阁,忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用,体现不出价值,失去了管理意义,也就失去了提升档案管理品位的机会[1]。

(五)目前多数医疗单位的档案管理并没有结合自身特点和需求体现出医院档案管理的特殊性,且大部分医院只注重收集和整理,而忽略了信息资源的开发和利用,不能充分体现医院档案管理的价值所在。

2 医院档案管理对策

(一)人员对策医疗单位应通过会议、培训、参观学习等 多种形式来宣传呼吁档案工作的重要性,提高全员档案管理意识。同时,要重视档案人员的专业技术培养,不断提高档案队伍业务水平。可将档案管理纳人年终的目标考核,凡是归档不达标的科室要予以扣罚绩效奖励。

档案工作是文化水平、专业知识要求较髙的一门技术性工作。为了确保档案管理质量,档案管理人员必须要有高度的工 作责任感;要具有一定的科学技术、文化知识水平和管理能力;要全面掌握档案专业知识,熟悉相关专业技术知识。因此,加强档案人员培训,提高档案管理人员自身素质是提高档案管理质 量的保证。可以采取在职自学、短期培训、函授学习、外出进修、院校培养等多种方式,还可以邀请档案专家来医院指导讲课,组 织档案员到先进单位参观学习,努力提髙管理人员的业务水平,使档案管理人员的整体素质和工作能力不断提髙,为医院档案 管理打下扎实的基础。

(二)要加强档案管理的设备投人,配备必要的 档案装备和工具,按照实际需要建造独立档案室,确保室内 温湿度达标,采用防磁柜、密集柜等保存档案,更新档案管 理工具,提髙管理技术,,应用现代化信息技术,设计和使用 符合医院实际的档案管理软件,并纳人医院办公自动化系统,确保档案信息安全。

(三)医疗单位应建立完善的档案管理制度,明确归档立卷要求,通过多种渠道扩大档案收集范围,确保档案资料收集的完整、准确和齐全。医院档案的性质和特点决定了材料的构成和形式不同于其 他档案。比如我院的个人档案在收集各种毕业证书、资格证书等材料时,应以复印件归档;而设备档案、基建档案和科研档案 则要求以原件归档。另外对调出或调人的人员,做到“档随人走,档如其人”,避免因档案转移不及时产生“有档无人,有人无档”现象,防止编造、篡改档案等行为。对新分配的人员,必须在 规定时间内建档,保证档案资料的延续性和完整性。档案收集工作是医院档案工作的基础,也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行规定的档案制度,扩大档案材料的收集范围,把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档,不断拓展收集渠道,全方位开展对各种有用资料、文件的收集,确保档案的完整、准确、齐全,丰富优化室藏。

(四)方法对策医疗单位要完善自身档案管理制度,建立档案工作的标准体系,把档案管理纳人各科室岗位职责,建立科室年度档案达标的目标管理机制,逐步规范档案管理。同时,要充分发挥档案的使用价值,必要时进行二次汇编,为临床科研和行政管理提供参考依据,在医院建设、行政管 理和临床科研中发挥档案应有的作用和价值。编写专题汇编,如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等,给全院提供多层次、多方面、有实效的信息,为临床科研、行政管理提供参考,使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。

(五)除此之外还要搞好医院档案编研工作实现档案管理现代化建设

档案信息的价值只有通过档案用户的使用才能体现出来,因此,档案部门的工作重点要围绕档案用户的需求进行输送、传递。引进现代化的管理技术和新设备,利用微机进行信息管理。将计算机应用于医院档案管理,实现建档、储存、检索微机化,然后向网络化发展,逐步把缩微光盘等高新技术应用于医院档案管理中,最终达到医院档案管理自动化的目标,真正体现出档案的价值。运用多媒体技术进行现代化管理工作,使档案管理水平提高到一个新的水平,大大缩小了档案工作与社会发展水平、相邻职业之间存在的差距.

综上所述,医院档案管理涉及到医院行政职能科室和临床科室多方面的内容,是医院管理的重要组成部分,也是医院管理的手段之一,它具有存史、资治、助研、信证、宣教、传承医院理念、积淀医院文化等多种作用。对医院来说,如何管理好各类档 案,建立相应的长效机制,使其科学髙效地为医疗、科研等 各项工作提供有力保证,是基层档案管理者需要思考的问题。在医疗卫生事业快速发展的大时代下,医院档案管理的重要性日益突出,医务人员必须更新档案管理理念,加强设备投人和专业人员培训,积极调动医院各科室参与配合,提高档案服务水平,这样才能更好地为医院整体发展和管理提供更好的服务。

参考文献

[1] 陆艳、蔡栋.当前医院档案管理工作分析.中国医院管理,2000,20(10):55~56.


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