摘 要：随着时代的发展，档案的内容和形式也越来越多。传统的档案管理方式已经不能跟上发展飞速的社会步伐。加上计算机网络的普及，我们的电子档案就出现了：利用计算机和网络对档案进行管理，其中还包括图文扫描和信息存储等技术。本文对电子传统与传统档案相通点和档案管理方式的差异进行了分析。

关键词：电子档案；传统档案；档案管理

随着时代的发展，档案的内容和形式也越来越多。传统的档案管理方式已经不能跟上发展飞速的社会步伐。加上计算机网络的普及，我们的电子档案就出现了：利用计算机和网络对档案进行管理，其中还包括图文扫描和信息存储等技术。电子档案及时、方便、省时，传统档案原始、信息储存安全，它们都是信息的载体，为社会的回忆和发展提供依据和参考。

1 电子档案与传统档案的共性

1.1 作用一样

电子档案和传统档案虽说形式上有很大的差异，但是它们的作用是一样的：一是凭证，二是参考。就国家来说，档案是我们国家的和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体。是今人了解古人，后人了解今天的尤为重要的素材。如果没有档案的记载，我们不会知道中华上下五千年的文化原来这么奥妙，不会知道我们的先人那么有智慧，我们的后人也不会知道今天我们国家今日的模样；就单位来说，档案是单位历史发展真实的、全面的反映，也是开展单位文化建设的重要参考材料。这个在一部叫做《杜拉拉升职记》的电影里面有体现：员工杜拉拉在资料库里把有关公司历年发展的杂志按时间剪贴到一本杂志上，让老板回忆起了公司这些年的发展，老板当着公司全职工的面表扬了杜拉拉，最后得以升职。电影中历年的杂志是一种粗略的档案，主人公整理出来的一本是完整的档案，都是重要信息的载体；档案对个人来说的意义同样重要，反映出这个人的思想道德行为，为个人发展提供依据，为国家和单位雇佣人才提供参考。

1.2 性质相同

无论电子档案还是传统档案，说到底都是档案，都是信息储存的载体。它们都具有原生性，它们都是真实的历史记录。它们都具有一样的价值形态，作为已发事情的凭证，也作为事件和评价的参考。它们在规律变化有很多相似的地方，电子档案与传统档案的信息一样不可与其载体分离。由于档案具有真实性、原始性的性质，它的任何材料都不可替代，所以它具有很强的法律效益，传统档案和电子档案都是很多手续过程的重要依据。

1.3 原理相通

虽然电子档案在质量方面和服务方式都有所提升，是电子时代对档案管理工作全新的诠释和体现。但实际上，电子档案的形成也是源自于传统的纸质档案。电子档案管理方式是在继承传统档案管理的基础之上，利用技术条件进行一系列的整合和改进而形成的。电子档案将使传统档案的社会功能进一步增强和扩展。它们都是通过收集储存信息档案，形成信息库，作为事件的记录和凭证，供外界查询参考。

2 电子档案与传统档案管理上的差异

电子档案在性质、原理、作用上虽然与传统档案很相似，但电子档案从载体和技术方面都有别与传统的纸质档案，因此，对电子档案的管理也和传统的档案管理有所区别：1、归档时间不同 2、归档方式不同 3、保管方式不同 4、查询方式不同 5、管理人员要求不同

2.1 归档时间不同

传统档案要求在所有资料形成之后由特定的人员合理及时地进行收集归档。而电子档案易于传输和复制，相关人员给电子档案归档可以在文件办完之后或者中间某一规定的时间进行档案归档保管。同时，电子档案通过互联网作枢纽，在输入电子档案时，档案部门可及时获得电子信息，给工作人员对档案的及时更新和管理带来的便利，也节省了中间资料寄送的时间。

2.2 归档方式不同

传统档案管理人员对档案根据时间、类型等进行系统归类，还要注明所有档案之间的联系，，做好所有的入库手续。虽然传统档案的原始性、安全性比较强，但是这种方式查阅起来比较费时。电子档案的归档时，工作人员可以通过计算机和数据库等工具对档案进行整理，系统进行分级、分类、编号，然后给出对应的档案号。电子档案管理中所有信息或者非常重要的信息档案应该保留原来的纸质材料，做好备份。

2.3 保管方式不同

许多档案都具保密性。对于保密性档案，传统档案管理会密封保存，需要查阅档案的人员只有出示特性的手续证明，才能够进行查找借阅。且对于任何查阅档案的人，档案管理人员都需做好登记。电子档案的数据库管理都有入口，查阅档案的人员只要按照正确流程就可以查阅，并可以把自己想要的部分下载打印，这些不需要工作人员监督。对于保密性档案，电子档案管理也可设特定的密码口令，这保证了信息的保密性也方便人们的查阅和工作人员的管理。由于电子档案信息一旦遗失便不可恢复，所以档案管理人员在做好电子档案管理后，要保存好原来的纸质材料。

2.4 查询方式不同

传统档案管理中查阅人员首先需要经过管理人员许可（特定的手续和证明），按照管理人员入库时对文件的编号进行寻找查阅，这样大大消耗了查阅人员和管理人员的时间和精力。而电子档案管理只要查阅人员按照正确的程序注册登录，按照年份、类型、编号，或者直接输入关键词就可以了任意查阅复制下载打印了。对于保密性文件，持有给予的入口密码或口令就能查阅了。所以电子档案比较传统档案的查询，既方便又省时。这区别就像图书馆查资料和上网查资料，去图书馆查资料在同类别的书推里慢慢查询，但是网上查找，一会儿就能找到很多同类型的资料

2.5 管理人员要求不同

传统档案管理要求管理人员要心细且负责任。因为他必须把所有复杂信息整理归类按顺序编号，做好编号统计，还要做好借阅记录。保证档案和信息的完整。人的生命有限，所有管理人员也是一代换一代，管理人员还需要做好所有工作的交接，以免档案的管理失去秩序。电子档案管理要求管理人员心细且负责任外，还对管理人员的的操作技术要求比较高。管理人员必须要掌握计算机的使用和一些基本的和特殊的软件的使用。因为时代在飞速发展，所以要求电子档案管理人员在技术掌握上面还能与时俱进。

3 结束语

电子档案与传统档案都在我们生活中扮演着很重要的角色，但随着时代的发展，互联网时代莅临，传统的档案管理方式已经不能跟上发展飞速的社会步伐。电子档案的使用会越来越广泛，不管我们处于世界的哪个角落，通过互联网，我们所需的资料就会立马弹出来，给我们查阅资料带来很多便利，节约宝贵的时间。较之传统档案，电子档案确实给我们生活带来了许多便利。但电子档案是以传统档案为基础的，传统档案一定不能被我们舍弃，传统档案信息的原始性及安全性都较电子档案高，所以要同时加强电子档案和传统档案的管理，让档案管理更加科学合理。

参考文献

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