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试分析电子档案与纸质档案的融合

作者:周丽红 字数:3059  点击:

摘 要:在信息技术不断发展的今天,现代化的办公手段逐渐向办公自动化、智能化、网络化等方向发展,电子档案也顺应时代的潮流产生和发展。它的出现为文件的保存及浏览带来了极大的便利,但电子档案在技术上以及管理方式上与纸质档案相比有着明显的不同,它的出现给纸质档案的管理带来了强力的冲击,这使得档案管理将向着纸质档案与电子档案相互融合、共同发展的方向发展。本文通过对纸质档案以及电子档案的优势进行分析,提出将电子档案与纸质档案进行融合管理,旨在发挥两种档案信息各自的长处,从而促进档案管理事业的发展。

关键词:电子档案;纸质档案;融合

随着计算机信息技术的不断发展,各种信息手段相继出现,大量的电子文件也接踵而来,伴随而来的是电子档案的产生。目前,大部分的企业或工作单位对信息的收集与管理都是采用电子档案管理或纸质档案管理的这两种方法,但随着时代的发展,纸质档案管理与电子档案管理不断的进行融合,这将为企业以及工作单位档案管理带来一个大的飞跃。基于此,笔者结合自身经验,就电子档案和纸质档案各自的优势特点以及电子档案与纸质档案的融合做出了如下的分析与探讨。

1 纸质档案的优势特点分析

1.1 对纸质档案的管理分析

纸质档案是指将纸张作为信息记载的一种载体而形成的一种档案形式。在企业或者工作单位中,纸质档案一般包括公司工作的图纸、账目管理、工作笔记以及会议记录等内容。但纸质档案具有不易保存,易毁坏等特点,这使得企业的管理高层要对纸质档案管理的优点及缺点做出正确的认知。

1.2 纸质档案的优势特点

1.档案信息具有原始凭证性

纸质档案是从之前所使用过的纸质文件直接转化来的。它具有客观性、真实性的特点,真实具体的记录了企业或者事业单位以往的历史情况,具有令人相信的凭证功能。纸质档案在一定的程度上体现着特定责任人的意志,从档案制作的材料以及到各种不同档案的印记或标志,比如:图标、文字、图表、印章以及法定效用的签署等,这些都体现着纸质档案从一开始就形成的真迹。而在电子档案的使用途中,如果不采取合适的管理与控制措施,将极易且不留痕迹的改动档案资料,使档案信息缺乏了其真实性。因此,纸质档案的原始凭证性,是电子档案无法超越的优越性。

2.纸质档案具有耐久性

纸质档案具有耐久性与安全性的特点,这决定了纸张将永远是纸质档案归档保存的载体。纸质档案在书写时必须使用碳素墨水或者蓝黑墨水,印刷时必须通过一体化油印机进行印制,这些要求满足着永久保存的载体需求,易于纸质档案的保存。只要保存方法恰当,注意电解与氧化这两大化学反应的发生,将可以使纸质档案保存上百年甚至上千年。但电子档案储存载体的寿命远远地低于纸张,例如:唱片、机读磁带等载体的寿命只有几十年,磁性载体的氧化以及磁场变化的影响都极易造成电子档案磁介质上所保存数据的损失。可见,纸质档案的安全性和耐久性都远远高于电子档案。

3.纸质档案具有法律凭证作用

纸质档案一旦完成,如果进行任何的更改都会在纸张上留下篡改的痕迹。对此,在法律界把纸质档案认作最佳的证据类型。在生活中,当人们需要寻求法律保护时,除了一些可以在网络上收集到的有利证据外,还要获得不易被修改的纸质档案的原件作为有效证据,以保证事实的真实性。而电子档案由于可以随意的篡改、复制甚至删减并且不留痕迹,它的原始性及合法性将不易保证,这使得电子档案的法律凭证作用无法得到发挥。

2 电子档案的优势特点分析

2.1 对电子档案的管理分析

随着科学技术的不断进步与发展,电子档案应运而生。它的主要特点是将相关的信息资源输入电脑中保存下来,并进行相关的记录。电子档案所收集到的信息资料比较完善,大多以U盘、磁带、光盘等形式储存下来,并且可以进行远距离信息资源的传输,实现资源共享。

2.2 电子档案的优势特点

1.电子档案的存储空间大

纸质档案与电子档案相比,虽然纸质档案更为的稳定、耐久、直观,但是纸质档案的占用空间范围大,信息储存量较少,如果频繁使用将会使纸张受到极大的损坏。而电子档案具有高密性的保存特点,可以使电子档案的信息收集对象更广泛、收集范围更宽、收集空间更为的壮大,并且能使档案的信息资料科学合理、及时的服务于受众,达到资源的共享效果。而电子档案的载体包括磁带、光盘、磁盘等的信息存贮量是纸质档案无法进行比较的。以普通光盘为例,一张普通的光盘容量为600MB至4000MB,60张光盘可以储存30万卷信息资料,而60张光盘可以用书包装完,而纸质档案则需要一个600立方米的空间才可以装满放好。

2.电子档案能提升管理效率

电子档案的使用使档案信息资料能够迅速的查询和浏览,加快档案信息的管理效率。传统的纸质档案信息的保存、交流就是指通过载体的保存与交流。这使得不管在档案的体制还是管理的方式上,都给档案信息的聚集和管理带来了诸多不便,因此,档案信息的连续性、完整性以及聚集性就难以实现,使得纸质档案的信息资料容易分散,不易管理。而电子档案可以将人类的生活活动做到图文并茂,且具有连续性、完整性,并通过磁带、光盘等进行保存,这样不仅可以做到信息的传递和迁移,还可以使管理人员对档案的管理效率得到极大的提高。

3.电子档案可实现资源共享

纸质档案如果使用频繁将极易损坏,这使得档案信息资源的传递受到极大的限制。而电子档案以信息化、数字化的形式存在,可以突破地域、行业、国界等限制,缩小各地区以及不同国家之间的差距,使全世界的不同人们能够畅通无阻的交流,从而实现档案信息资源的共享。以前,人们查阅资料需要去图书馆、书店,有时在高峰期还得排队等候。而电子档案的出现,使得受众可以利用互联网查阅同一份资料,这不仅加快了资料的查询速度,还使得互联网用户的人数逐渐增加,带动了社会经济的进步。

3 电子档案与纸质档案的融合

纸质档案具有耐久性、稳定、静态的特点,而电子档案则是非永久的、不稳定的、动态的。电子档案与纸质档案不同的特点决定着这两种档案相互融合、同时存在。

1.电子档案与纸质档案的融合可以解决电子档案依赖于计算机所造成的弊端。当电子档案的存储受到其他电子设备的制约而无法正常工作时,可以及时使用相对应的纸质档案来解决这一问题,,做到顺利完成工作。

2.电子档案与纸质档案的融合可以弥补电子档案无法实现原始凭证性的不足。当生活中发生了难以确定的纠纷时,电子档案无法成为证据加以辅助,这时候,如果提供了相应的纸质档案,将减少诸多不便的产生。

3.电子档案与纸质档案的融合可以解决纸质档案无法达到的便利性和复用性。纸质档案是唯一的,不利于复制和共同使用。而电子档案则可以进行多次复制,并传输给不同的受众,满足他们的需求,实现资源的共享。

4.电子档案与纸质档案的融合还可以保证档案的安全和永久。电子档案的储存载体保存期有限,可以保存相应的纸质档案以防止电子档案的损坏。因为,纸质档案的保管技术相对成熟,有安全保证。

4 结束语

综上所述,随着时代的不断进步与发展,电子档案与纸质档案需要进行合理科学的融合,二者发挥各自的优势,取长补短。电子档案发挥存储、传输、查询等优势,纸质档案保持着耐久性、原始凭证性等作用。这使得电子档案与纸质档案互为补充、相辅相成,为社会的档案管理服务发挥各自的长处,促进社会的发展。

参考文献

[1]杨贞.数字时代电子档案与纸质档案并存[J].城建档案.2010(03)

[2]蔡威娜.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技视界.2014(05)


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