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如何提高高校档案管理的科学化水平

作者:常春玲 字数:2555  点击:

摘 要:本文分析了高校档案管理的现状,并从四个方面阐述了提高高校档案管理科学化水平的措施。它们分别是:健全制度,更新观念;实现档案管理信息化;提高档案管理人员的素质;提高档案的安全意识。

关键词:高校;档案管理;科学化;措施

高校档案管理工作对于高校的发展有着积极的作用,甚至是推动社会、经济发展不可或缺的一环。随着社会的发展,档案管理的科学化问题已经被提到议事日程上。高校在进行档案管理的过程中必须要敢于直面工作中出现的各种挑战,才能够让档案管理工作与时俱进,才能够适应高校发展的客观要求,才能够更好的为高校各项工作的开展服务。

1 高校档案管理的现状

1.1 档案意识薄弱

长期以来,由于人们档案意识不强,在工作过程中,上至领导下至一线员工,“重工作、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认识不到档案工作的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

档案意识薄弱,还导致很多高校没有综合档案室,各科室只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。这就对高校档案管理造成了不可弥补的损失。

1.2 管理手段落后

目前的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有主动对档案资料进行分析、编研,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,信息化程度不高,难以充分实现档案的利用价值。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下,这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。

1.3 管理队伍素质较低

由于对档案工作重视程度不够, 高校档案队伍总体素质不高。高校档案工作人员大都使用编外人员,即使有些高校配有专职的档案管理人员,但大都年纪较大或是工勤人员转岗而来,缺乏基本的知识和技能。真正科班出身、从事档案管理工作的人少,受过全面档案管理专业培训的工作人员少,懂计算机、网络技术等现代管理手段的人少。另外,档案管理人员在职称、待遇及工作时间等方面,和专职教师相比有着较大的区别,也导致许多高层次、高素质人才不安心或不愿从事这项工作。

2 提高档案科学化管理的措施

2.1 健全制度,更新观念

健全档案制度是搞好档案工作的重要保证。高校要大力宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律,依法建档。制定明确的岗位目标责任制,使各部门重视档案的收集、整理、归档。建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出及时,真正实现资源共享。只有制定和建立各类档案管理制度,形成档案管理制度体系,才能确保档案科学化管理工作的有效实现。

更新观念是做好档案管理的前提和有力保障。改变追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务的思想,主动地把档案工作重点与学校工作中心结合起来,为教学、科研服务,使高校档案管理走上主导地位,树立开放意识,改变长期封闭的局面,增强服务意识,打造档案工作的新形象。

2.2 实现档案管理信息化

档案管理信息化是指,在档案资源的各项管理过程中,利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输,将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息,并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。

档案管理信息化,是高校档案管理的必然趋势,也是提高高校档案管理的科学化水平的重要措施。主要体现在两个方面:一方面提高档案工作效率,克服以往档案工作人工操作的落后性,如利用计算机进行检索,档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术等高科技手段,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是推进文档一体化的管理,克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,通过计算机技术对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理,,使档案室成为一个信息供应中心。

2.3 提高档案管理人员的素质

由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段,通过网络来进行,这就对档案管理人员的素质提出了较高的要求。对于高校来说培养出一支高素质的档案管理人员队伍,实现档案管理的信息化、系统化、科学化已经势在必行。为了让高校中的档案管理人员能够适应档案事业发展的步伐,必须对他们进行相应的业务培训与管理意识培训。通过相关的知识学习、技能培养,让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度和最新的行业标准,熟练的掌握计算机操作技术、网络技术、数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识,而且还能够在网络环境下进行信息处理工作。在新形势下,高校档案管理人员不仅应是文献史料的管理者,更应是文献信息的开发者。

2.4 提高档案的安全意识

档案信息具有一定的保密性,需要加强档案信息系统安全防范规划,做好安全防范措施。电子档案上网后, 必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采取防火墙、安全代理等技术实现;防止内部成员泄露,在管理技术上要做到信息安全存放。 同时,逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要增强安全意识,防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网;在因特网上提供已公开的档案目录查询服务,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全保护措施,确保档案信息系统的安全运转。

总之,档案管理的科学化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势,新的世纪是档案事业发生深刻变革的世纪。新技术的发展使档案管理工作便利与难度并存,作为高校的档案管理工作者应该充分利用科技力量的强大优势,更新观念,提高自身素质,推动档案工作的创新与发展,为学校和社会的发展提供更好的服务。

参考文献

[1]李健.新时期中职学校档案管理工作优化研究[J].办公室业务,2012年03期

[2]刘素珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育;,2005年17期

[3]李晓珍.档案管理人员素质刍议[J].焦作大学学报,2001年03期


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