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国企人事档案管理的发展与完善

作者:何静 字数:3067  点击:

摘 要:本文从国企人事档案管理的角度出发,运用档案管理的相关理论,综合分析了国企人事档案管理发展过程中存在的问题,并提出相关的对策与建议。通过分析得出:国企人事档案管理工作应该走信息化和动态管理的道路。

关键字:国企;人事档案管理;完善

1 引言

进入21世纪,知识在经济发展过程中越来越重要,整个社会已经进入知识时代、高新技术时代、全球一体化时代,人本管理的时代。在社会所有资源中,人力资源是知识时代首要资源,人力资源管理与企业人事档案管理有直接的联系。

国有企业不仅是社会主义公有制的主要表现形式,也是社会主义基本经济制度的主要体现特征,它在中国特色社会主义事业中,对经济、政治、文化等各个领域都发挥着不可替代的巨大作用,是中国社会长治久安的主要经济基础。

当前,有人认为:人事档案管理工作在国企中所起的作用正渐渐的淡化,员工在工作岗位上与档案之间的联系也渐渐减弱。原因一:因为多数国企对于员工能力的评价不仅仅局限于人事档案所记载的内容;原因二:人才的流动越来越快,越来越多的人成为“社会人”,注重工资福利的心理淡化,,在这样的情况下,档案作用已经不这么明显。本人认为这种看法有点片面性,人事档案管理工作应该被国企重视,国有企业人事档案记录每一个员工的个人基本资料、社会关系以及业务能力等内容,与员工工资待遇、社会劳动保证等有直接的关系,此外人事档案是国有企业人事部门和组织部门内部选聘员工的主要依据。总之,国有企业人力资源管理的水平受人事档案管理的水平的影响,做好人事档案管理是国有企业可持续健康发展的基本途径。

基于此背景,本文针对国企人事档案管理的现状,如国企人员基数大,档案管理工作负责化的同时,找出国企人事档案管理过程中存在的问题,并根据存在问题,提出国企人事档案管理发展对策与建议,希望通过本文的研究对于国企人事档案管理工作有所帮助。

2 国企人事档案管理存在问题分析

近年来,为了适应市场规律,国企积极进行了大范围的改革,国企在管理方面取得了很大的进步,尤其是人事档案管理工作取得的进步最大,但是进步的同时也存在一定的问题,具体问题如下:

2.1 档案管理意识不强

当前,我国国企将过多的精力放在生产经营管理、企业形象的塑造等方面,很少关注企业的内部管理,特别是不太重视企业人事档案管理工作。多数管理人员包括高层管理人数和人事档案管理部门档案管理意识不强,其原因在于他们认为人事档案管理工作不会给企业带来实际的收益,因此,不必花过多的时间和精力在人事档案管理工作上。这种档案管理意识直接制约了我国国企人事档案管理工作的开展。

2.2 人事档案管理制度不完善

当前,国企人事档案管理制度不完善、不科学、不合理的问题日渐凸显,很多国企人事档案管理正处于人工和经验管理阶段,此状况直接影响了人事档案管理的效率,直接阻碍了国企人事档案管理的发展,越来越不能满足国企人事档案管理工作的需要。

2.3 人事档案管理的人员水平参差不齐

国企人事档案管理的人员水平参差不齐,有研究生学历的,有本科学历的,也有专科以下学历的,很多管理人员档案管理知识匮乏,并且缺乏专业管理能力,这影响了管理工作的效率,此外人事档案管理人员不能够定期参加培训,能力得不到提高,这也影响了国企人事档案管理水平的提高。

2.4 人事档案内容陈旧、简单

当前,很多国企业的人事档案材料里面只记录了员工的姓名、年龄扥基本资料,这样的档案材料已经不适应新时代档案管理的发展。并且档案历史材料很多,现有材料出现缺失现象,这种人事档案无法为用人单位晋升和轮岗提供依据。反映员工工资、职务评聘、工作业绩的材料却没有收集完整,这直接造成人事档案的完整性。

当然,现阶段国企的用人更加的灵活,劳务派遣、短期招聘的现象经常出现,国企常常会忽视这部分员工档案材料的管理工作。

2.5 人事档案管理仍停留在手工的传统管理阶段

20世纪90年代以后,计算机的迅速兴起直接推动了信息技术的发展,全球进入了信息化革命时代。信息化水平可以作为衡量一个国家或者地区综合实力的重要标志,其高低不仅仅影响企业的竞争力,还影响国家的竞争力,信息化水平高,会促进企业和国家的发展。

在信息化时代,国企人事档案管理仍然停留在手工的传统管理阶段,管理工作跟不上时代的步伐,手工的传统管理工作和信息化管理工作相比,效率低下,并且材料在保管过程中极容易损坏。在国企档案转递过程中,纸质版的材料在传递过程中过程复杂,丢失现象时常发生,这种情况都不利于国企人事档案的管理,信息化管理可以帮助国企在人事档案管理过程中实现无纸化管理,效率很高。

3 国企人事档案管理的改进和发展

3.1 加大宣传力度,增强档案管理意识

人事档案管理工作不被重视的现象出现在很多国有企业,改变这种状况,首先从思想上下手,让管理者了解人事档案管理的重要性,得到领导的重视和支持,加大对人事档案管理的资金投入,改善人事档案管理的硬件和软件设施,让其增强人事档案管理意识。

3.2 国企应实现动态的人事档案管理

国企在人事档案管理应该实现动态性,档案材料应该及时的更新和补充,此外员工在查阅自己人事档案的时候应该注意查阅流程,不仅仅要为员工查阅档案提供方便,还应该注意保密工作。此外,还应该将一些员工获奖状况加入档案里面,以便人事部门和组织部门在内部选聘员工时候有依可循。

3.3 加强国企人事档案管理人员的培训

若实现国企人事档案管理的信息化,需要高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化、电子化的最终决定因素是人。鉴于国企人事档案管理员工素质的参差不齐的情况,所以需要加强国企人事档案管理人员的培训工作。

国企人事档案管理人员的培训工作主要包括业务技能的培训和基础理论的培训。档案管理人员不仅仅要掌握档案学的相关理论,还应该熟练掌握档案管理的各种业务技能,包括档案管理的方法、管理技巧、信息化档案管理的操作等等。

3.4 国企人事档案管理应实现信息化

手工的传统人事档案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先进的理念。人事档案管理的信息化已经成为人事档案管理工作发展的必然趋势。国企应该重视人事档案管理的信息化,加大信息化建设满足企业竞争和业务发展的需要,国企可以购买开发档案管理的软件,即人事档案管理信息系统,此外还应该实现联网,这样企业之间就能够通过网络收集、追踪管理档案信息,信息化档案管理可以提升国企人事档案管理工作的效率。

4 总结

人事档案管理工作是一项基础性很强的工作,需要人事档案管理人员付出劳动和耐心,随着信息时代的来临,国企人事档案管理工作需要作出一定调整和变化,这要求国企人事档案人员不断的学习与实现才能做好这项工作。

综述,人事档案涉及每一个人的一生,不仅仅对个人非常重要,还对整个社会非常重要,国企人事档案管理工作应该走信息化和动态管理的道路,这样的管理模式才能促进国企人事档案管理工作更好的发展。

参考文献

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[5]姜之茂.档案人员岗位培训教程[M].中国档案出版社,2002.5

[6]朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社,2002.4


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