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浅析新时期军工企业档案管理创新

作者:成锐 字数:2906  点击:

摘 要:档案工作是企业管理的一项重要基础工作。如何做好档案工作对军工企业的健康持续发展具有非常重要的意义。本文通过分析档案管理创新的必要性,提出必须进行观念创新、管理模式创新、知识创新、服务创新、管理人员素质创新,才能不断推动军工企业档案工作向更高层次迈进。

关键词:军工企业;档案;管理创新

档案工作是企业发展工作的重要组成部分,是企业加强内部管理和控制的重要基础,它与企业建立共存、互助协调的关系。随着军工企业新时期信息技术的快速发展和市场化转型的需求变化,给所档案管理带来多元化和多样性。为适应这种军工企业带来的多元化与多样性,必须对企业档案管理进行创新。传统档案“收、管、用”管理模式在企业新时期发展中明显滞后,对档案资料的收集整理、保存以及使用管理都产生了不同程度的影响,这些新的情况都要求档案管理部门必须通过开拓创新,来实现档案管理工作的变革,提升档案管理工作在企业新时期的发展进步。

1 档案管理创新的意义

档案是指过去和现在的国家机构、社会或个人在社会中直接形成有价值的各种形式的历史纪录。管理是一门科学,也是一门艺术,它本身就是生产力。创新指的是一种经济活动,即包含技术创新,又包含制度创新。档案管理创新是档案管理与开发利用者的创新,是档案事业宏观管理者所进行的创新。

档案管理创新是军工企业发展的内在需要,也是时代发展的迫切需求。在信息社会,以纸张为档案载体“一统天下”的局面已不复存在,,有大量电子文件的出现、归档和使用,意味着传统的档案管理理念、机制、手段、模式与档案管理实践表现出不相匹配,具体表现为:在管理理念上,军工企业各级人员,甚至包括档案管理人员自身对档案的重要性认识不够,致使档案信息利用和服务工作没有很好开展,使档案室成为各类档案资料的“仓库”,档案人员成为“保管员”;在档案管理方式上,习惯微观管理,宏观管理相对薄弱,对管理对象及行业形势的变化缺乏足够的认识;在工作环节上,对军工企业改制发展和结构调整中出现的新领域的档案工作研究不够;在管理体制上,上下衔接、内外沟通的档案管理体制有待加强。档案工作人员应开发军工企业档案管理的各项功能,使档案工作紧贴企业的需求,对外满足企业市场竞争的需求,对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。

2 档案管理创新的内容

1.观念上的创新。要确立档案也是资产,是军工企业特殊资产的观念。在军工企业,各类档案都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价,对一个企业来说档案弥足珍贵。作为一种重要的信息资源,档案的科学管理和有效利用,对科学决策、资源利用、产品开发和提高效率都有着积极的影响。企业要改变档案部门不参与企业管理、生产和经营活动的做法,要将档案工作纳入军工企业管理中,使档案工作与实际生产经营有效结合在一起。档案工作者应当树立“管理型、信息型、服务型”档案工作观念,不能只限于管理几份文件,整理几份图纸,对不熟悉的专业档案要主动请教有关技术人员,了解其工作流程,认识其内涵关系和保存意义,以便更好地为领导决策和企业生产、经营提供更好的服务,发挥档案职能的作用。

2、档案管理模式创新。军工企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对军工企业档案工作实行机制创新和制度创新。机制创新方面,档案工作者要从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换,把档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”,让档案资源成为军工企业科技创新、技术改造的动力源之一;在制度创新方面,首先必须确保档案管理制度对于档案管理工作具有较好的指导与约束力,能够指导档案管理工作的开展。结合《档案法》及上级相关规章制度的要求,完善军工企业档案管理规章制度。其次,应该对档案管理部门的岗位职责分工予以明确,通过明确的分工来避免档案管理工作盲目性,进而形成职能分工清晰、管理流程科学严谨以及能够保障管理措施落实到位的档案管理体系。第三,应针对档案管理部门的实际情况制定档案管理工作目标与档案管理工作考核标准,借助于目标管理以及考核制度,督促档案管理措施的落实,实现档案管理工作的规范化与标准化。

3.管理上的创新。一是要按档案工作一般规律建立健全制度,用制度规范军工企业档案管理工作。由于各军工企业规模、经营、技术、管理形态的不同,不仅档案工作的机构设置、运行机制不同,而且在企业档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别,在确定企业档案管理制度时应注意符合本企业的特征,符合本企业的实际;二是要通过“依法治档”实现档案管理法制化、规范化。要充分运用法律法规赋予的权力,认真收集档案材料,建立健全档案的标准化体系,确保档案收集完整全面、档案保管规范有序、档案利用充分有效。

4.服务上的创新。服务企业中心工作是企业档案工作的永恒主题。企业档案工作只有牢固树立主动服务意识,为企业中心工作及时提供能够促进企业可持续发展的各种信息,才能寻求自身的定位和发展。开展档案管理工作的根本在于提供完善高效的档案服务,通过档案服务方式进行创新,可以促进档案管理工作的进一步完善。要创新服务意识,就要围绕中心工作树立超前服务意识和效益服务意识,变被动为主动上门服务。档案工作者应深入到各个单位进行工作指导,尽可能满足单位的要求。在做好日常利用档案工作的同时,还要做好档案信息的编研工作,要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感,想办法去收集信息,从档案的实际情况入手,结合企业生产、经营情况,有计划地对文件信息资源进行开发、加工,编写档案利用手册,将专题信息制作成光盘,分类建立档案材料数据库,实现档案材料资源共享,创建档案信息平台,保证档案及时、有效地传递给领导及有关部门,为企业领导和业务部门提供信息服务,为企业建设服务。

5、管理人员素质创新。实现档案管理工作的创新必须依靠档案管理人员,而档案管理人员的业务素质水平会直接影响档案管理工作的质量,因此,必须重视结合档案管理部门的实际情况,建立高水平的档案管理人才队伍。要加强档案人员的素质,首先应该要求和鼓励档案人员热爱本职工作,忠于职守,爱岗敬业,其次通过宣传和培训,让其掌握必需的先进技术,对专业人员的要求不能只停留在能应付一般工作的水平,在熟悉档案管理基本理论的基础上,要具备足够的信息技术能力,能够适应新时期的档案管理工作要求,并且能在档案管理工作开展过程中,积极探索新的档案管理方式与技巧;根据档案管理发展对人才的要求,制定人才培训发展规划和具体实施方案,使档案管理人员具备较高的科学文化素质,能运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案,使档案管理人员的素质得到全方位的提高。

3 结束语

企业档案管理创新是一种新的管理思想、管理方式、管理方法的引入和利用,只有加强企业档案管理的创新意识,才能有效地管理和开发档案资源,才能使得档案管理模式不断向前推进和创新,更加适用于企业的发展。


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