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浅谈设备档案的规范化管理

作者:周仕博 孙小婷  字数:2734  点击:

摘 要:随着经济的发展,企业也不断壮大,所拥有的设备不仅数量与日俱增,质量上高科技、现代化程度也越来越高。而与此相对应的是我国设备档案的管理情况存在一些问题,管理跟不上设备更新的步伐,管理手段落后等。因此要加强设备档案的管理,提高设备档案管理水平。

关键词:设备档案;规范化;科学化

1 设备档案的重要性

设备是企业生产活动的主体,作为一项重要的物质基础,任何企业现代化生产都离不开设备的运行。设备档案是对企业设备使用全过程进行监督管理,包括设备的购置、调试安装、使用、故障处理、报废等。通过对设备情况做详细的记录可以了解设备运行状态,对于提高企业的生产监督管理水平、提高设备的使用效率十分重要。

1、保障设备购置的合理性。设备购置关系到企业的成本控制和生产经营,企业如果不重视购入设备时的详细档案 ,,就可能造成付出较高的成本购入已经过时的或质量较低的产品,也极可能造成企业采购人员的贪污腐化。如果加强设备购入时的原始档案记录管理,则对于设备的性能、质量、价格等有一个全面的了解,最大程度上避免了买卖双方的不公平交易和权利的腐败,也对企业以后的资产管理提供了保障。

2、有利于设备的安装、维护。设备档案中关于设备安装使用说明、图纸介绍等方面的资料可以保障设备的顺利安装和规范使用,如果缺少相应的档案资料,对于设备的安装就很可能耗费大量的人力物力,企业的正常生产经营也会因为设备使用的不合理受到影响。而设备档案中关于运行情况、维修记录方面可以更明确地帮助企业了解设备维护保养情况,及早消除故障隐患。

3、对设备的更新、转让、报废提供依据。随着企业生产活动进入到一个更高的水平,当前的设备已不能满足生产的需要,企业就应该对当前的设备做一个处置,选择更新、转让或对老化的设备进行报废,而这种处置的依据就在于企业的设备档案。通过对设备档案进行分析,可以了解如何对设备进行更新改造以及转让和报废成本收益。

4、促进企业管理和经营。企业通过对设备档案管理不断积累管理经验,可以提高档案的管理水平,而档案的规范化管理更有效的结合了技术和管理两个方面,因此档案管理水平的提高对于企业技术水平和管理水平的提高具有重要的意义。另一方面,通过档案规范化的管理节省大量的物力、人力,节省了企业生产经营过程的成本,有助于企业利润最大化的实现,从而最大的实现企业的效益。

2 设备档案管理存在的主要问题

1、不重视设备档案管理,管理不规范。设备档案管理本应该是企业日常管理的重要内容,但在实际操作中往往被忽视,企业往往缺乏相关的规章制度,没有一个比较完善的系统体系来规范设备档案管理工作,同时管理不规范也造成了专门的管理部门和管理人才的缺失,企业设备档案管理不健全会带来一系列问题,诸如资料收集不够全面、查询不方便等,影响设备档案应有的作用。

2、设备档案管理人员素质较低。随着市场化的进一步深化,企业为了生存以及取得更高的利润往往会进一步压缩单位的编制,正是由于对设备档案管理的认识程度不够和出于成本控制的角度,设备档案管理部门人员缺乏专门的系统培训,这就使得设备档案管理只是根据管理人员的经验进行管理,缺乏科学性和系统性。同时由于管理人员素质偏低,单位人事的变动也会对管理产生影响,交接不清、档案丢失等现象也时有存在[1],这就大大影响了企业的生产效率,尤其是一些重要的机器设备的档案资料没有及时归档,当进行人员更替时新的管理者无法了解该设备的具体使用情况,万一出现问题就会严重拖累企业的生产。

3、设备档案信息利用率较低。作为记录设备状况的最原始的资料,设备档案不仅要注重保管工作,更要注重其运用。设备档案管理的最初目的就是能够通过对其合理的应用来更科学课管理设备,因而企业应当加强对其应用。但是出于各方面原因,使得企业设备档案利用率较低,仅仅用于为核查、少量的资料查询服务。

4、设备档案管理现代化程度较低。对于大部分企业的设备档案管理,仍然采用较为传统的模式,因而存在档案存放拥挤、档案利用不方便等问题,影响了档案使用的效率。有些企业虽然实行了信息化的管理模式,但这种信息化水平仍然比较低,缺乏更为专业有效的指导。例如陕西省监测站的实验室信息管理系统,集成了仪器、人员、文件等要素,在软件设计时考虑了仪器维护、保养、核查等一系列因素[2],大大提高了设备档案的管理水平,促进了设备更好地发挥起效能。这种管理方式可以为企业的设备档案管理提供借鉴。

3 加强设备档案的规范化管理

为了更加科学规范的进行档案设备管理,企业单位要积极做好以下几个方面:

1、加强设备档案重视程度。企业长期以来都比较重视生产工作,而设备档案相对来说利用率低,企业对这方面重视不够。但设备档案管理仍然是企业管理的重要组成部分,管理的好坏能接关系到能否发挥设备的高效能,能否促进企业生产和质量水平的提高从而实现企业的经济效益。随着经济的不断发展和科技水平的不断提高,设备档案不再停留在传统的模式上,因此档案管理方法也要与时俱进,管理工作者要与设备操作者紧密联系,确保设备在设计、生产、改进等方面档案的全面完整。

2、确保设备档案的完整性、准确性、科学性。准确性是进一步管理设备档案的基础,因此设备档案记录所记录各项数据的来源必须根据设备的实际情况如是建立档案,不能凭空捏造、猜测。这就要求管理人员认真收集各项数据并且及时归档。同时设备档案对于设备从购入到变卖各个过程的情况,如购置计划、购置合同、使用说明、维修记录等应做完整的记录,用以为设备的管理提供完整的依据。在完整性与准确性的前提下,要进一步加强档案的科学性管理,在建立档案时,要对设备档案进行合理的分类、排列,对于档案中存在的问题要及时纠正弥补偏差,在档案使用过程中要充分发挥设备档案的第一实用价值。

3、提高设备档案利用效率。设备档案的建立目的就在于对其合理的利用,在当今信息化时代,档案作为企业的一项重要的资源,更应该对其进行更为有效的利用来确保设备的良好运行和企业的正常生产。因此要不断加强档案信息资源的建设,通过数字化的管理提高资源的质量,更好地为企业的生产服务。

4 结语

企业运行过程中应当注重生产和管理并行,提高对设备档案管理的重视程度、提高设备档案的利用率,加大对设备档案的重视程度,努力提高管理人员的素质并且不断根据实际情况改善管理方法,更加规范科学的管理设备档案,以便更好的在企业的生产和效益中发挥作用。

参考文献

[1].魏梅霞,张铁铮,曹滇霞.设备档案管理存在的问题及对策. 机电兵船档案.2007(5)

[2]赵晓峰. 加强仪器设备管理提高项目建设质量. 中国现代教育装备, 2008, ( 4)


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